Современные информационные технологии/4.Информационная безопасность

К.п.н. Уржумова О.М.

К.п.н., Штратникова А.В.

Краснодарский государственный институт культуры, Россия

Электронный документ: проблемы правового обеспечения и особенности архивного хранения

Электронные документы это своего рода информационные объекты, которые обеспечивают информационно-коммуникационное взаимодействие без бумажного носителя, исключительно в электронной (цифровой) форме. Еще одна отличительная особенность, заключается в их существовании, в различных средах, например, традиционный документ – это объект, а электронный документ в активном состоянии – всегда процесс.

Согласно теории В.А. Конявского и В.А. Гадасина «Активизированный электронный документ – это динамический процесс последовательных преобразований некоторого множества сигналов»(4). По мнению М.В. Бородина именно с данным качеством связаны проблемы обеспечения сохранности электронного документа на протяжение, достаточно длительного времени, поскольку сохранить объект это одно дело, а процесс – совсем другое(3).

Электронные документы можно отнести к самостоятельному виду документов. В соответствии с действующим законодательством, юридическая сила документа заверенного электронной подписью напрямую зависит от вида самого документа. Чаще всего, в публикациях на тему определения понятия «документ», документом называют «письменный акт официального и неофициального характера, составленный для установления или удостоверения тех или иных фактов, другие письменные акты (например, произведения литературы), а также предметы материального мира, на которых иным способом, нежели письменным, зафиксирована информация (чертежи, рисунки, фотографии, аудио-и видеозаписи и т.д.)»(4). Не стоит забывать, что принципиальным отличием документа от иных письменных актов выступает его содержание, которое включает информацию о тех обстоятельствах, которые имеют правовое значение, т.е. о юридических фактах.

Приведем несколько форм представлений об электронном документе как объекте правового регулирования, которые наиболее часто встречаются в профессиональной литературе:

- первичная форма передачи электронного документа – материализованная запись цифровых (компьютерных) именованных файлов или файловая форма передачи основной информации документа с реквизитами и атрибутами в электронной форме;

- унифицированный материальный, так называемый электронный носитель содержащий записи цифровых (компьютерных) файлов;

- индексированная запись в файлах баз данных;

- вещественное материальное инструментальное средство с записями файлов, решающее конкретную целевую задачу.

Федеральное законодательство обеспечивает легализацию электронного документа в системе информационных правоотношений. Так например, Комитет по информационной политике, информационным технологиям и связи, в подготовленном заключение на проект Федерального закона «Об электронном документе», отмечало, что в России уже созданы необходимые условия для правового обеспечения электронного документооборота, за счет постоянно обновляемой законодательной базы, подтверждением чему было принятие нескольких базовых федеральных законов: ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в 2006 году и ФЗ «Об электронной подписи» в 2011 году, а также иные правовые акты, развивающие положения этих законов.

Однако, не далеко не все ученые согласны с подобной позицией, М.В. Бородин пишет, что выше процитированная данная позиция Комитета по информационной политике, информационным технологиям и связи о плюсах существующего правового механизма и оборота документов, в электронной форме, а также о необходимости принятия отдельного федерального закона в целях совершенствования обеспечения данной деятельности не является необходимым, весьма ошибочна(3). Свое мнение, ученый обосновывает следующим, например, ФЗ «Об электронной подписи», не отражает и не в состоянии обеспечить предметную область внедрения и эксплуатации электронных документов, а также не устанавливает общие правила их оборота, организации и хранения на всей территории информационно-правового поля России, поскольку в качестве его предмета выступает очень узкая сфера, касающаяся установления порядка применения реквизита электронного документа. Практика запрашивает учет обмена электронными документами как в административной, так и в гражданско-правовой плоскостях. Данные обстоятельства вполне оправдывают значимость принятия отдельного Федерального закона «Об электронном документе», который можно трактовать как новую регулятивную основу, охватывающую обширный круг социальных отношений.

Еще одной важной характеристикой электронного документа признали формат файла, т. е. структуру последнего, определяющую способ его хранения и отображения на экране или при печати. Для целей управления предназначены в основном текстовые и графические форматы. Например, для СЭД федерального органа исполнительной власти рекомендованы следующие форматы: PDF, RTF, DOC, TIFF, но допускаются и иные форматы.

Основным источником информации для некоторых видов деятельности являются веб-документы – документы, в целях использования которых, обязательны сетевые компьютерные технологии (сети внутреннего и общего пользования: интранет, экстранет, интернет). Например, органы государственной власти и местного самоуправления активно используют сеть Интернет для размещения официальной информации (нормативных документов, новостей, актуальной справочной информации и др.). Внедрение сетевых технологий в государственное и муниципальное управление позволяет увеличить эффективность взаимодействия органов власти и населения, повысить оперативность и качество обслуживания населения в государственных и муниципальных учреждениях.

Также следует понимать, что достоверность веб-документов иногда вызывает сомнение, так как их местонахождение и содержание можно преднамеренно или случайно изменить (к примеру, при сбоях в работе сервера, осуществлении реструктуризации сайта, обновлении информации на нем, или в результате потерь данных в момент вирусной атаки). Сайты, которые присуща тенденция частого обновления, характеризуются высокой «динамичностью». В этих условиях возникает необходимость управления веб-документами органов власти: требуемая официальная информация должна быть легкодоступна, и граждане должны быть уверены, что она достоверная, полная, точная и актуальная. Информация официальных веб-страниц может быть основой принятия управленческих решений, поэтому необходимо обеспечивать ее сохранность – веб-документ, доступный сегодня, не должен безвозвратно исчезнуть завтра.

В определенной степени названные вопросы решаются в разработках Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела. ВНИИДАД в 2012–2013 гг. разработал «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах». Рекомендации охватывают электронные документы управленческого характера, создающиеся, обрабатывающиеся и хранящиеся в информационной системе учреждения, и подлежащие хранению в ее архиве в порядке и в течение сроков, установленных для традиционных документов на бумажном носителе, а также регулируют электронные документы, которые подлежат передаче на архивное хранение в государственные (муниципальные) архивы(5).

Комплекс мероприятий по обеспечению юридической силы достоверности, доступности, полноты, сохранности веб-документов, так же как и для иных электронных и традиционных документов обеспечивает задачи их релевантного описания, т.е. включения в их структуру, присоединения к ним или установления их связей с реквизитами, которые позволяют однозначно идентифицировать информацию. Так, по мнению М.В. Ларина именно на данные особенности необходимо обратить внимание современных архивистов(5).

Описанные проблемы и тенденции, набирают все большие обороты, тем не менее, они способны серьезно видоизменить процессы документообразования.

Литература и источники:

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации[Текст]: федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. -2006. -№ 31 (часть I),ст. 3448;

2. Об электронной подписи[Текст]: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации от 11 апреля 2011 г. - № 15.- ст. 2036;

3. Бородин М.В. Признаки электронного документа как объекта информационных правоотношений//Вестник ЮУрГУ. Серия «Право». 2014, том 14, № 3 - С.66-70.

4. Конявский, В.А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией [Текст] / В.А. Конявский, В.А. Гадасин. – Минск:2014 Беллитфонд.-150с.

5. Ларин М.В. Электронные документы в управлении : науч.-метод. пособие / М.В. Ларин, О.И. Рысков ; ВНИИДАД. – 2-е изд., доп. – М. : ИПО«У Никитских ворот», 2008. – 208с.

6. Ларин М.В. Актуальные проблемы современного документоведения/М.В. Ларин// Вестник Российского государственного гуманитарного университета.- 2014.- № 2. – С.140-150.