Современные информационные технологии / 3.Программное обеспечение

PhD по техническим наукам, к.э.н. Жунусов К. М.

Костанайский инженерно-экономический университет им. М. Дулатова, Республика Казахстан

Формирование и развитие информационных систем управления процессом документооборота

В настоящее время в связи с развития инновационных информационных технологий, стало возможным автоматизировать различные процессы. Для более быстрого получения объективной и достоверной информации и для скорости ее обработки, большинство предприятий автоматизируют свои ресурсы и создают клиент – серверные базы данных, особенно это хорошо развито в государственных учреждениях и финансовых организациях.

Документационное обеспечение управления – это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами организации [1].

Правильно выстроенный документооборот организации является неотъемлемой частью эффективного управления, а также крайне важен для организации всех видов учета на предприятии.

Электронный документооборот обеспечивает достоверность и скорость передачи информации, рост исполнительности сотрудников, прозрачность деятельности организации, а также уменьшение временных и производственных издержек [2].

По данным известной организации Forrester Research, 38 процентов фирм из списка Fortune 500 согласны с тем, что покупка современной автоматизированной информационной системы управления процессом документооборота на сегодняшний день является очень значимым для успешного функционирования их бизнеса [3].

По мнению экспертов в сфере делопроизводства, работа с документами в государствах СНГ и, в том числе, и в Республике Казахстан до сих пор регламентируется списком стандартов, которые сформировались еще во времена СССР: ГОСТ 16487-83 - Делопроизводство и архивная деятельность; ЕГСДОУ - Единая государственная система документооборота учреждений; ГОСТ 6.38-90 - Система организации документооборота.

На рисунке 1 отображено управляемое приложение автоматизированной информационной системы управления процессом документооборота коммерческого предприятия на платформе 1С: Предприятие 8.

Рисунок 1 - Главное окно информационной системы управления процессом документооборота

Схема выполнения обработки регистрации исходящих и входящих документов в информационной системе показана на рисунке 2.

На сегодняшний день рынок систем электронной документации в Республике Казахстан ожидает не только количественный рост. Предприятия выделяют качественные изменения подобного рода систем, которые определят направление их развития в недалеком будущем.

Рисунок 2 - Схема обработки входящих и исходящих документов

Основные направления развития систем электронного документооборота таковы:

- переход от систем, направленных на функционирование с атрибутами документа, к системам, направленным на работу с содержимым документа;

- увеличение спроса на формирование электронных архивов предприятий и их наполнение данными;

- более активное использование средств электронно-цифровой подписи;

- эффективный переход к электронному виду документооборота не только в рамках какой-либо фирмы, но и между различными предприятиями и физическими лицами.

Литература:

1 Бибер, Е. Жизнь документа в системе электронного документооборота. //Секретарское дело .– 2007. – №11. – С. 24–27.

2 Ефимова, О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства Попытка анализа и классификации. // Секретарское дело.–2000.– №4.– С. 37–42.

3 Кузнецов, С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. //Делопроизводство. – 2000. – № 1. – С.30–33.