Економічні науки/Облік і аудит

Варчук О.А.

Одеський Національний Політехнічний університет, Україна

«Автоматизація бухгалтерського обліку підприємств малого бізнесу»

Необхідність застосування комп'ютерної техніки все частіше торкається підприємств малого бізнесу. Це пов’язано з появою різноманітного програмного забезпечення яке дозволяє обробляти внутрішню бухгалтерську інформацію, як в цілому по підприємству, так і по окремим об'єктам бухгалтерського обліку та формувати податкову та статистичну звітність для надання до відповідних органів. Дуже актуальними стали питання подання звітності до контролюючих органів у електронному вигляді (наприклад форма 1-ДФ, декларація з ПДВ, звіти у СПОВ) – це дозволяє більш раціонально використовувати робочий час бухгалтера.

Але застосування комп’ютерної техніки має як переваги та недоліки. Як перевагу, можливо визначити, що сучасні комп’ютерні засоби дозволяють значно полегшити працю бухгалтерів та знизити трудомісткість окремих операції, зменшити кількість помилок при складанні первинних документів та зведених облікових регістрів, терміново отримувати необхідну інформацію, як недолік (особливо для малих підприємств) – високу вартість комп’ютерного обладнання та програмного забезпечення.

Частіше за все підприємства використовують комп’ютерні ресурси залежно від степені необхідності, тобто від масштабів та специфіки діяльності.

Великі та середні підприємства, для автоматизації бухгалтерського обліку використовують або готові програмні продукти, наприклад, такі як 1С, Парус або мають власне програмне забезпечення розроблене, адаптоване і налагоджене за допомогою групи власних розробників. Застосування ж комп’ютерної техніки та необхідного програмного забезпечення для малих підприємств та для підприємств які тільки розпочали свою діяльність має певні труднощі. Це пов’язано, по-перше, зі значними витратами пов’язаними з придбанням комп’ютерної техніки, програмного забезпечення, по-друге, навчання персоналу потребує певного часу, потрете, застосовуючи спрощену форму оподаткування та ведення бухгалтерського обліку можливе використання комп’ютерної техніки тільки для окремих об’єктів обліку тобто річ йде про механізацію обліку.

Автоматизація і механізація обліку два різних поняття: автоматизація передбачає використання комп’ютерної форми ведення бухгалтерського обліку тобто облік на підприємстві ведеться тільки за допомогою комп’ютерних засобів, а механізація це часткове застосування комп’ютерних засобів що дозволяє полегшити ведення бухгалтерського обліку, наприклад, готівкових та безготівкових грошових коштів, товарів, виробничих запасів, розрахунків з робітниками з оплати праці, розрахунків з підзвітними особами, розрахунків з покупцями та замовниками, постачальниками та підрядниками.

Одним з варіантів вирішення цієї проблеми є використання електронних таблиць. Найбільш популярною і поширеною на сьогодні є електронна таблиця Microsoft Excel, яка інтегрована до пакету Microsoft Office для Windows.

Електронна таблиця – це проста у використанні комп’ютерна програма, призначена для обробки даних. Основна перевага електронних таблиць – простота використання засобів обробки. Робота із ними не вимагає від користувача спеціальної підготовки у області програмування. В таблицю можна вводити будь-яку інформацію: текст, числа, дати і час, формули, малюнки, діаграми, графіки. Вся введена інформація у електронну таблицю Microsoft Excel може бути оброблена за допомогою спеціальних функцій, а саме: проведення різноманітних обчислень з використанням потужного апарату функцій і формул; дослідження впливу різноманітних чинників на показники; рішення задач оптимізації; отримання вибіркових даних; побудову графіків і діаграм; статистичний аналіз даних. Окрім обчислень з окремими числами, можна обробляти рядки або стовпчики таблиці, а також блоки комірок, зокрема, знаходити середнє арифметичне, максимальне і мінімальне значення, середньоквадратичне відхилення, найбільш імовірне значення.

Електронну таблицю Microsoft Excel можливо вставляти у текстовий редактор Microsoft Word, що дозволяє проводити необхідні розрахунки безпосередньо з текстового редактору Microsoft Word.

Можливості засобів Microsoft Excel дозволяють також формувати и бухгалтерські документи: Журнал реєстрації господарських операцій, Оборотно-сальдову відомість, Головну книгу, Форму № 1 «Баланс» та Форму № 2 «Звіт про фінансові результати».

Дуже трудомісткими є операції по розрахункам з постачальниками, з замовниками, з робітниками по заробітної плати, касові операції. За допомогою засобів Microsoft Excel формують: Платіжне доручення, Реєстр платіжних доручень, Прибуткові та Видаткові касові ордера, Журнал реєстрації прибуткових та Видаткових касових ордерів, Касову книгу, Рахунки-фактури, Видаткові та Прибуткові накладні, Розрахункову та Платіжну відомості для розрахунків з робітниками.

Варто зазначити, що розроблені за допомогою засобів Microsoft Excel електроні таблиці можна використовувати далі для автоматичних розрахунків необхідних показників. Автоматизацію бухгалтерського обліку за допомогою засобів Microsoft Excel можливо розглядати як захід щодо удосконалення організації бухгалтерського обліку на підприємстві. Таким чином, автоматизуючи за допомогою електронної таблиці рутинні розрахунки, можна суттєво заощадити час і зусилля бухгалтерів підприємства.

Література:

1. Ковтев С. Бухгалтерский учет с помощью Excel: Полное практическое пособие для современного бухгалтера. – Издательский дом «Фактор», 2007. – 208 с.

2. Цал-Цалко Ю.С. Фінансова звітність підприємства та її аналіз: Навчальний посібник. 2-е вид., перероб., доп. – Житомир: ЖІТІ, 2001. – 436 с.