Облік розрахунків з підзвітними особами та порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт

Підприємницька діяльність тісно пов’язана з придбанням товарно-матеріальних цінностей шляхом оплати готівковими коштами через підзвітних осіб. Переважна більшість підприємств використовують можливість придбання активів за рахунок підзвітних коштів, проте не всі вони правильно відображають у бухгалтерському обліку рух таких коштів.

Проблеми обліку розрахункових операцій досліджуються широким колом науковців та практиків, серед яких: М. Білик, Г. Нашкерська, М. Огійчук, В. Плаксієнко, М. Беленкова, Л. Панченко, Л. Сколотій, інші. Метою дослідження є розробка теоретико-методологічних та практичних рекомендацій щодо обліку руху підзвітних коштів, порядку складання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт та відображення даних в реєстрах оперативного, аналітичного і синтетичного обліку. Тому необхідно проаналізувати та систематизувати всі вимоги щодо термінів витрачання і звітування за коштами, отриманими в касі працівниками підприємства на поїздки у відрядження, купівлю товарно-матеріальних цінностей, оплату послуг тощо.

Службове відрядження – це поїздка працівника підприємства (організації, установи) за розпорядженням керівника на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його основної роботи. За датами вибуття та прибуття у підприємство працівникові нараховується та виплачується суми добових (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв’язку з таким відрядженням). Відповідно до п. 16 розділу Інструкції № 59 визначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати. Згідно Податкового кодексу України (абз. 4 пп. 140.1.7) з 01.04.2011 року добові виплати під час відрядження в межах України складають 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 01.01 звітного (податкового) року в розрахунку за кожний календарний день, за кордон – 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої на 01.01 звітного (податкового) року в розрахунку за кожний календарний день.

Наведені норми встановлені для працівників підприємств усіх форм власності, крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок бюджетних коштів, для яких Постановою № 98 встановлено окремі норми: по Україні сума добових складає 30 грн. (гранична сума витрат на проживання за добу не більше 250 грн.). Названі вище витрати та добові можуть бути більшими за граничні норми, проте різниця обкладатиметься податком з доходів фізичних осіб (пп. 140.1.7 ПКУ; пп. 165.1.11 ПКУ).

Звіт складається платником податку (підзвітною особою), що отримала такі кошти на підприємствах всіх організаційно-правових форм (п. 5 Порядку № 996).

Строки подання Звіту та повернення підзвітних сум регулюють пп. 170.9.2, 170.9.3 ПКУ та п. 2 Порядку № 996. За наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання Звіту (п. 170.9.2 Податкового кодексу України, абз. 2 п. 2 Порядку № 996).

За перевищення встановлених строків використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів на підприємство накладається штраф в розмірі 25 % виданих під звіт сум (п. 1 Указу Президента України № 491/99 від 11.05.1999 р.).

Згідно з п. 3 Порядку № 996, якщо протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк, підзвітна особа не повертає суму надміру витрачених коштів (залишок коштів понад суму, витрачену згідно зі звітом про використання коштів, наданих на відрядження – пп. 1.11 Інструкції № 59), то така сума підлягає оподаткуванню податком з доходів фізичних осіб відповідно до п. 167.1 Податкового кодексу України.

Базою оподаткування є сума надміру витрачених коштів, помножена на коефіцієнт, розрахований за формулою: К = 100 : (100 - Сп),

де К – коефіцієнт, Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування (п. 164.5 Податкового кодексу України).

Таким чином, сума податку з доходів фізичних осіб (ПДФО), яка нараховується та стягується з підзвітної особи за надмірне витрачання коштів, розраховується за формулою: ПДФО = Ск х К х Сп : 100,

де ПДФО – сума податку з доходів фізичних осіб, Ск – сума коштів, що не була повернута вчасно.

У Звіті про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (затвердженому наказом ДПА України від 23.12.2010 р. № 996) названі вище коефіцієнти не вказані, як і не вказуються строки повернення готівки з підзвіту. На наше переконання, у Звіті необхідно відобразити повне роз’яснення щодо строків подання звіту та нарахування штрафних санкцій за порушення терміну звітування. До того ж слід враховувати коефіцієнти залежно від ставки оподаткування. Ознайомлення з розрахунком, виконаним бухгалтером у Звіті, підзвітна особа засвідчує власним підписом.

З метою запобігання порушенням підзвітних осіб щодо невчасного подання Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, та неповернення надміру витрачених коштів, ми пропонуємо до використання розроблену нами Відомість оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами (рис.1), у якій слід вказувати дату видачі готівки під звіт (на підставі видаткового касового ордера), цільове призначення підзвітних коштів (згідно наказу керівника підприємства) та фактичну дату складання Звіту та повернення надлишку невикористаної готівки з підзвіту.

Дані Відомості є підставою для нарахування штрафних санкцій на підзвітну особу за порушення строків складання Звіту та невчасне повернення надміру витрачених підзвітних коштів. На нашу думку, це сприятиме зміцненню розрахунково-касової дисципліни та покращить обліковий процес в частині оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами.

Підприємство

___________ ВІДОМІСТЬ № ___ оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами

№з\п	ПІБ підзвітної особи	Дата, № ВКО	Сума виданої готівки, грн.	Призначення підзвітних коштів	Фактична дата складання Звіту	Сума надлишку невикористаних коштів, повернутих у касу, грн.	Підпис підзвітної особи
1.	Іванов О.В.	02.03.13	1570	відрядження	15.09.2013	13
Разом за місяць			1570	-	-	130	-

Відомість закінчено «___»__________ 201__р. Виконавець _____________ (підпис)

Перевірив головний бухгалтер ______________ (підпис)

Рис. 1. Відомість оперативного обліку за розрахунками з підзвітними особами.

Тому в частині розрахунків з підзвітними особами підприємства по неповернутих підзвітних сумах та по нарахованих штрафник санкціях за таке неповернення, нами запропоновано підходи щодо прикладного вирішення цієї проблеми, які полягають в запровадженні оперативного обліку підзвітних сум а в розширенні змісту Звіту про використання

коштів наданих на відрядження або підзвіт.

Література

1. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (із змінами та доповненнями від 20.09.2011 р)

2. Про службові відрядження в межах України та за кордон: інструкція, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 р. № 59

3. Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання: наказ Державної

податкової інспекції від 23.12.2010 р. № 996