Магай Т.П.
к.э.н., профессор КазЭУ
В зависимости от решаемых задач компания может быть
рассмотрена с различных точек зрения, например:
§
как логистическая
система;
§
как система движения
финансов;
§
как система движения
документов и т. д.
Естественно, каждая точка зрения инициируется
возникновением определенных проблем в компании, связанных с планированием,
контролем, учетом и управлением ресурсами. Чтобы разобраться с этими
проблемами, в первую очередь, нужно отразить протекающие в компании деловые
процессы (бизнес-процессы) в определенной, осязаемой для ТОП-менеджера форме.
Другими словами, современная компания должна иметь свою бизнес-модель. В
осязаемом представлении бизнес-модель компании - это система графических
и текстовых описаний, позволяющих понимать суть процесса управления
предприятием. При этом системность описаний определяется необходимостью
раскрытия ответов на цепочку вопросов: бизнес-функции компании; организация
внутренних бизнес-процессов по реализации бизнес-функций; в каких
организационных структурах происходит исполнение конкретных бизнес-процессов; в
какой последовательности реализуются бизнес-процессы; кто выполняет
бизнес-процессы.
Описание бизнес-процессов является сложной и трудоемкой
задачей и нуждается в конкретной методологической платформе. Кроме того, для
подавляющего большинства компаний сама формулировка этой задачи является
абсолютно новой и, следовательно, компании своими силами не в состоянии
разработать свою бизнес-процессную модель по причине отсутствия у них
соответствующих специалистов. Об этом красноречиво свидетельствует, в
частности, попытки некоторых компаний самостоятельно создать систему
менеджмента качества по требованиям стандарта ISO.
Разумно воспользоваться идеей бенчмаркинга
(планомерного изучения чужой лучшей практики с целью внедрения ее у себя) и для
выполнения этой работы привлечь со стороны группу управленческих консультантов
и объединить их со своими ключевыми менеджерами. При этом следует позаботиться
о том, чтобы все менеджеры к моменту начала работ по бизнес-моделированию
прошли обучение методологии моделирования.
В совместно образованной группе моделирования
обязательно должен быть администратор бизнес-моделирования (АБМ). Его роль –
это координация усилий всей группы по разработке модели. Основная обязанность
АБМ – управление ходом работ по созданию бизнес-модели и контроль ее
целостности с позиций взаимных стыковок описаний отдельных бизнес-процессов.
При классическом подходе к внедрению процессной модели
управления необходимо создавать две бизнес-модели: исходную и целевую. Описание
исходной модели требуется для того, чтобы выявить возможные недостатки в
существующей системе управления компанией.
Например, невозможность формального целостного
описания бизнес-процесса материально-технического обеспечения свидетельствует о
проблеме отсутствия оптимальности
(излишней разветвленности, дублирования данных, дублирования и «размытости»
центров ответственности и т. п.) самого бизнес-процесса. В местах подобного
рассогласования правил и реалий менеджмента внимание руководства компанией должно
акцентироваться на обнаруженных недостатках
организации бизнеса.
Но здесь может возникнуть нюанс, связанный со
временем, которое затрачивается на создание исходной модели. Чем динамичнее
развивается компания, тем меньше времени остается на ее описание. Если
достоверность модели к моменту ее завершения составит не более 70%, возможно,
имеет смысл описать только основные бизнес-процессы, которые раскрывают последовательность
шагов компании на пути непосредственного извлечения прибыли от основных
актуальных в будущем видов деятельности.
Важным моментом во взаимопонимании между заказчиком
бизнес-модели и консультантом-аналитиком является ясность позиций
относительно необходимости и целесообразности производить стоимостный и
временной анализ исходной модели и/или целевой модели бизнес-процессов, т. е. поcтроить
математическую модель бизнеса. Реалии таковы, что еще никто в мире не создал
полноценной завершенной математической модели, которая бы эффективно «работала»
в «живом» бизнесе.
Исходя из практического плана, наиболее эффективным
подходом к совершенствованию менеджмента в компании является незамедлительное
начало работ над целевой моделью, как только руководство и ответственные
исполнители подтвердили визуальное соответствие исходной графической модели
реальному положению дел.
Работа над целевой моделью должна начинаться при
условии выработки и согласования основных требований к преобразованию модели
«как есть» в модель «как должно быть». Так, например, при разработке
бизнес-процессной модели материально-технического обеспечения крупной энергосбытовой
компании для согласования может быть предложен следующий перечень требований:
1.
Максимальная степень
автоматизации функций бизнес-процессов по сбору, обработке и представлению
учетной информации.
2.
Обеспечение принципа
единственности ввода первичной учетной информации (ввод с одного источника).
3.
Исключение дублирования
информации и функций по ее сбору, обработке и анализу (дублирование
информационных звеньев).
4.
Оперативность сбора,
обработки учетной информации и доведение ее до центров принятия управленческих
решений, должна быть суточной: утром – состояние дел на конец прошедшего дня.
5.
Степень подробности
описания IDEFO – диаграмм бизнес-процессов МТО должна обеспечить
отражение деятельности всех должностных лиц, которые участвуют в основном
производственном процессе МТО.
6.
Каждый бизнес-процесс
должен иметь своего владельца в рамках границ бизнес-процесса, т. е.
каждый бизнес-процесс должен иметь четко установленные входы и выходы (точки
взаимодействия с другими бизнес-процессами).
7.
Система бизнес-процессов
МТО должна отражать все этапы цикла МТО.
8.
При описании
бизнес-процессов модели «как должно быть» необходимо определить их
информационные точки, позволяющие осуществлять оперативный контроль за ходом
процессов со стороны их владельцев, т. е. каждый бизнес-процесс модели «как
должно быть» должен быть контролепригодным извне.
9.
Максимальная унификация
бизнес-процессов подразделений, схожих по своему предназначению и выполняемым
задачам.
Итак, после того как целевая модель «как должно быть»
создана, задокументирована и начато ее внедрение, должно быть обследование. Как
мы уже говорили, модель не может быть «застывшей раз и навсегда» на протяжении
всего периода ее жизненного цикла. Компания развивается, меняются условия
внешней бизнес-среды и, следовательно, все это должно адекватно отражаться в
модели бизнес-процессов. Опыт реализации проектов по бизнес-процессному
моделированию показывает, что должен быть специальный сотрудник, который
непосредственно подчиняется первому руководителю компании и выполняет следующие
должностные функции:
1 Планирование работ по текущему обследованию
существующих бизнес-процессов предприятия:
§ Формирует календарный план работ по моделированию,
анализу и оптимизации бизнес-процессов и согласовывает его с руководителем
компании;
§ Составляет план коммуникаций и смету ресурсов,
необходимых для проведения моделирования бизнес-процесса (новых
бизнес-процессов).
2 Проведение
обследования и оптимизации бизнес-процессов:
§ Разрабатывает структуру критериев оценки эффективности
моделируемых бизнес-процессов и функций;
§
Проводит моделирование,
анализ и оптимизацию бизнес-процессов с использованием принятых в компании
инструментальных средств моделирования;
§
Формирует общий
аналитический отчет после проведения анализа бизнес-процессов в виде таблиц
анализа и текстовых комментариев;
§
Предлагает рекомендации
по внедрению оптимизированных бизнес-процессов и изменению организационной
структуры;
§
Представляет необходимую
информацию техническому работнику службы (отдела) развития для описания
оптимизированного бизнес-процесса.
3 Презентация оптимизированного бизнес-процесса
сотрудникам компании:
§ Разрабатывает демонстрационные материалы, необходимые
для проведения презентации;
§ Организовывает обеспечение презентации необходимыми
информационными материалами, техническими и программными средствами;
§ Проводит презентацию результатов оптимизации
бизнес-процессов;
§ Организовывает публикацию материалов по оптимизации
бизнес-процесса на портале бизнес-технологий компании (в корпоративной базе
данных).
4 Совершенствование методики обследования
бизнес-процессов компании:
§
Производит мониторинг
доступных источников информации по вопросу существующих методик обследования и
оптимизации бизнес-процессов с целью определения недостатков принятой в
компании методики;
§
Документирует недостатки
существующей в компании методики, предлагает способы их устранения и
предоставляет отчет руководителю компании;
§
Предлагает рекомендации
по внедрению новых технологий оптимизации бизнес-процессов.
5 Повышение квалификации и обучение сотрудников компании:
§ Проводит обучение сотрудников компании работе в
инструментальной среде моделирования бизнес-процессов;
§ Проводит обучение сотрудников компании работе в
условиях оптимизированного бизнес-процесса;
§ Проходит обучение и аттестацию согласно разработанному
плану компании.
Любое знание и бизнес-модель, в частности, имеет
смысл, если используется постоянно на практике. Как только модель перестает
отражать реальное и ожидаемое состояние компании, ее постепенно забывают
и все усилия по ее созданию сводятся на нет. Поэтому для поддержания
бизнес-модели в актуальном состоянии необходимо создать условия, когда
существование документации, формализующей бизнес компании, жизненно необходимо
для функционирования самого бизнеса. Это возможно при условии, если в компании
господствует устойчивое мнение, что бизнес-модель:
1.
вырабатывает общий язык
взаимопонимания между центрами ответственности, принятия управленческих решений
и исполнения;
2.
позволяет вырабатывать
пошаговый план развития компании;
3.
обязательный этап внедрения
корпоративной информационной системы управления;
4.
единственно правильный
путь к сертификации по стандарту менеджмента качества;
5.
позволяет быстро и
эффективно обучать новых работников конкретному направлению деятельности компании,
т. к. диаграммы бизнес-процессов по сути являются наглядными должностными
инструкциями.
Литература
Дэвид А.
Маркa, Клемент Макгоуэн. Методология структурного анализа и проектирования
(SADT). http://acdwp.narod.ru/ruk1.htm, http://zareg.newmail.ru/prteoria.htm