К вопросу о
формировании письменной речи в процессе обучения деловой переписке студентов
экономической специальности (на примере сопроводительного письма)
В настоящее время «деловой английский» является широко
охватывающим термином. Он применяется для описания типа английского языка,
используемого людьми для ведения бизнеса. Английский язык для бизнеса
сконцентрирован на таких навыках английского языка, которые необходимы для
общения во все более глобальной деловой среде. Диапазон различных предметных
областей, включенных под обобщающем понятием «Деловой английский язык», широк.
Оксфордский словарь делового английского языка включает в себя следующие
направления: бухгалтерский учет, торговля, электронная коммерция, экономика,
финансы, HR, страхование, IT, право, производство, маркетинг, недвижимость,
фондовая биржа, (международная) торговля и транспорт [1,с.86].
Для студентов РГТЭУ был создан спецкурс «Деловая переписка и
деловые переговоры», целью которого является подготовка специалистов
экономического профиля в ведении деловой переписки и проведении переговоров на
английском языке.
С курсом «Деловая переписка и деловые переговоры»
ассоциируются навыки, которые необходимы большинству людей для качественного
выполнения своей работы: написание электронных писем и докладов, проведение
презентаций, ведение переговоров, принятие активного участия в совещаниях или
телефонных конференциях, прием посетителей и т.д.
Для приобретения этих навыков и был создан наш
спецкурс, в программу которого включено составление сопроводительного письма
(Covering Letter).
В практике деловой переписки принято
использовать сопроводительные письма в качестве пояснительных записок,
прилагаемых к почтовым отправлениям, содержащим документы - чек, контракт,
рекламные материалы и т.д. [2,с.36]
Студентам рассказывается, что сопроводительным
письмом показывается известность содержания почтового отправления и, сохранность
информации о том, что оно не было отправлено, в виде копии письма, подшитой в
папке с перепиской. Независимо от количества информации, письмо должно быть
хорошо оформлено и иметь четкую структуру, поэтому в рамках дисциплины «Деловая
переписка и деловые переговоры» студентам предлагается познакомиться со
структурой письма, фразами и образцами писем.
При составлении сопроводительного письма могут помочь
некоторые стандартные фразы [3, с.124].
1. Для ссылки на содержание, можно использовать
такие обороты как:
We
are pleased to enclose.../We have pleasure in inclosing/sending... (Нам
приятно
приложить/направить...)
We
enclose… /We are sending...(Мы прилагаем/направляем...)
Please find enclosed/attached...(В
приложении/при этом прилагается...)
We
send/are sending you here with...(Настоящим мы
направляем...)
Enclosed
are the original and one copy of the contract... (Прилагается оригинал и копия
контракта...)
Attached
for your consideration is our Annual Report covering.../ showing... (Для вашего сведения
прилагаем наш годовой отчет касательно...)
2. Объяснить, что конкретно вы ждете от
получателя, помогут фразы типа:
Please
sign both copies, return the original, and retain the carbon. (Просим подписать оба
экземпляра, вернуть нам оригинал и оставить у себя копию.)
Please
mail the statement to these individuals/your branches in... (Просим разослать отчет
указанным лицам/по вашим отделениям...)
3. В заключении письма хорошо добавить несколько
вежливых слов:
If
you require any additional information, please let me know. (Если вам потребуется
какая-либо дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.)
Any
questions should be addressed to me (to this department). (Любые вопросы следует
направлять в мой адрес/в адрес данного отдела)
For
further details, please contact me at... (За дополнительной информацией, прошу обращаться
ко мне по адресу...
If
you have any questions or comments, please let me know. (Если у вас есть вопросы
или замечания, пожалуйста, дайте мне знать)
If
you need any further details/have any questions, please call me. (Если вам понадобится
дополнительная информация/если у вас появятся вопросы, пожалуйста, позвоните
мне.)
Далее учащимся предлагается ознакомиться с образцом
сопроводительного письма [3. с.126], а заданием на самоподготовку будет
написание сопроводительного письма на фирменном бланке.
26 rue Washington
75008 PARIS
France
tel: +7 911 198 11 58
email: info@englishclub-spb.ru
12
October 2011
The Principal
Interplay Languages
77 bd Saint Germain
75006 PARIS
Dear Madam
Director of Studies
I
am interested in working as Director of Studies for your organisation. I am an
EFL language instructor with nearly 10 years' experience to offer you. I
enclose my resume as a first step in exploring the possibilities of employment
with Interplay Languages.
My
most recent experience was implementing English Through Drama workshops for use
with corporate clients. I was responsible for the overall pedagogical content,
including the student coursebook. In addition, I developed the first draft of
the teacher's handbook.
As
Director of Studies with your organisation, I would bring a focus on quality
and effectiveness to your syllabus design. Furthermore, I work well with
others, and I am experienced in course planning.
I
would appreciate your keeping this enquiry confidential. I will call you in a
few days to arrange an interview at a time convenient to you. Thank you for
your consideration.
Yours faithfully
Rachel King
Rachel King
В продолжении данной статьи будет
учебно-методическое пособие «Business Correspondence», в котором будут рассмотрены не
только особенности составления сопроводительного письма на английском языке, но
и рекомендации и задания на анализ и синтез письменных речевых произведений,
относящихся к различным видам деловой переписки.
Литература
Делопроизводство:
Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. –
2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К.
Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с.
3.
Charles
Bazerman. The Informed Writer. Houghton Mifflin Co,
1992.