Яковишина Н.А., Попадюк В.О.

Аналіз обліку дебіторської заборгованості в бюджетних установах

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Вступ. Питання заборгованості бюджетних установ на сучасному етапі розвитку ринкових відносин займає особливу увагу. Заборгованість, як дебіторська, так і кредиторська, є негативним чинником у роботі установ. Характерною особливістю фінансово-господарської діяльності бюджетних установ є те, що всі вони, як правило, фінансуються за рахунок коштів різних бюджетів. Витрати, необхідні для здійснення статутної діяльності бюджетних установ, фіксуються у кошторисі, що є основним плановим документом, який надає повноваження бюджетній установі щодо отримання доходів і здійснення видатків, визначає обсяг і спрямування коштів для виконання бюджетною установою своїх функцій досягнення цілей.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Окремі питання теорії, методики бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості бюджетних установ розглядаються у працях таких вчених: Джоги Р.Т., Заїнчківського О.А., Канєвої Т.В., Лемішовського В.І., Матвеєвої В.О., Свірко С.В. та багато інших.

Метою даної статті є дослідження проблем діючої системи обліку дебіторської заборгованості у бюджетних установах та внесення пропозицій щодо її вдосконалення.

Виклад проблеми. Поняття про дебітори та кредитори має досить давнє історичне коріння. Відносно бухгалтерського обліку вони були формалізовані у середині ХУШ ст. італійцем Пієтро Паоло Скалі у вигляді розрахунків кореспондентів (дебіторів та кредиторів) [1, с.213].

Загальновідомо, що організація обліку у бюджетних установах не регламентується діючими Стандартами (Положеннями) бухгалтерського обліку. Тому, при розгляді сучасного стану бухгалтерського обліку дебіторської заборгованості слід керуватися нормативними актами, що регламентують засади облікової політики у бюджетних установах.

Одним з основних нормативів щодо формування та обліку дебіторської заборгованості є Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 р. за № 242. Вона передбачає єдині вимоги до порядку ведення бюджетними установами бухгалтерського обліку руху коштів у касі, на рахунках в установах банків або в органах Державного казначейства, розрахунків з дебіторами та інших активів. У ній зазначено, що дебіторська заборгованість – фінансовий актив установи, що виникає внаслідок договірних відносин між двома юридичними особами, серед яких одна, що є власником активу, після настання відповідних умов угоди має право на отримання платежів, товарів, робіт та послуг.

Прострочена дебіторська заборгованість – це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчення терміну обов’язкового платежу згідно з укладеними договорами, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату.

Безнадійна дебіторська заборгованість – поточна дебіторська заборгованість, щодо якої є впевненість про неповернення її боржником або за якою строк позовної давності минув [2].

Облік стану розрахунків з різними дебіторами ведуть за рахунком 36 “Розрахунки з різними дебіторами”, який розподіляється за субрахунками (рис.1). Слід зауважити і те, що всі ці субрахунки за своєю будовою є активно-пасивними.

Характерними видами розрахунків з різними дебіторами для бюджетних установ є розрахунки у порядку планових платежів, коли умовами угоди передбачена оплата не за окремими господарськими операціями, а шляхом періодичного перерахування грошових коштів у визначені строки та розмірах; з підзвітними особами за виданий аванс на господарські витрати або видатки, обумовлені відрядженням; за відшкодуванням завданих збитків за сумами нестач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, суми збитків за псування матеріальних цінностей, віднесені на рахунок винних осіб та інші суми, що підлягають утриманню в установленому порядку а також розрахунки з іншими дебіторами установи за господарськими операціями, що не були враховані за згаданими видами розрахунків.

До розрахунків з дебіторами бюджетної установи належать також і розрахунки науково-дослідних установ, навчальних закладів професійно-технічної освіти, виробничих майстерень та підсобних сільських господарств з покупцями та замовниками за:

– реалізовані матеріальні цінності, товари, виконані роботи та надані послуги, які здійснені установою до надходження від покупців та замовників оплати за них;

– перераховані авансові платежі та попередня оплата, які сплатила установа за товари, роботи та послуги, що будуть отримані нею у майбутньому (якщо подібні розрахунки передбачені чинним законодавством України та умовами договору).

Облік згаданих розрахунків ведуть за рахунком 35“Розрахунки з покупцями та замовниками авансів за науково-дослідні роботи” за умовами угод яких передбачають попередню оплату.

Одним із видів розрахунків з дебіторами, що знайшов широкого застосування у бюджетних установах, є розрахунки в порядку планових платежів. Вони здійснюються при рівномірних, постійних поставках товарно-матеріальних цінностей шляхом періодичного перерахування коштів у визначені строки та в установлених розмірах незалежно від отриманих цінностей, згідно умов договору. Це, як правило, розрахунки за отримані хлібобулочні вироби, молочнокислі продукти тощо.

Характерною особливістю таких розрахунків є те, що вони проводяться не за фактичним відвантаженням товарів на основі платіжних документів, а шляхом періодичного перерахування коштів у терміни та розмірах, передбачених договором та в межах планових асигнувань.

При таких поставках невід'ємним елементом є щомісячна звірка стану розрахунків постачальника та покупця про стан своїх розрахунків на підставі фактично одержаних матеріальних цінностей, проведених оплат і здійснюють перерахунок. З цього приводу Атамас П.Й.зазначає, що це запобігає правопорушенням платіжної і фінансової системи [3, с. 133]. Кінцеві розрахунки проводять в останній платіж місяця шляхом складання спеціального акту, який служить основою для регулювання стану розрахунків між двома сторонами.

Незважаючи на те, що розрахунки у порядку планових платежів є найбільш розповсюдженим видом розрахунків у закладах охорони здоров'я, дошкільних та ряду інших навчальних закладів, в Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженою Постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 за № 22 [4] не передбачено такої форми розрахунків, що вимагає, на нашу думку, внесення відповідних корективів.

Розрахунки з постачальниками в порядку планових платежів обліковуються за субрахунком 361 “Розрахунки в порядку планових платежів”. За дебетом субрахунку 361 відбражають суми перерахованих в рахунок планових платежів з кредитом субрахунків рахунку 32 “Рахунки в казначействі”. За кредитом субрахунку 361 відображаються отримані матеріальні цінності, виконані роботи та отримані послуги та дебетом відповідних субрахунків рахунку 23 “Матеріали і продукти харчування”, 80 “Видатки із загального фонду”, 81 “Видатки спеціального фонду”. Облік розрахунків з дебіторами установи, що не враховані в операціях за субрахунками 351, 361, 362, 363, передбачений Планом рахунків бухгалтерського обліку субрахунок 364 “Розрахунки з іншими дебіторами”.

До складу розрахунків з іншими дебіторами у бюджетних установах належать такі розрахунки:

– із підприємствами, установами, організаціями шляхом попередньої оплати за товари, роботи та послуги, які отримає установа в майбутньому (після перерахування плати) за умовами договору, якщо це передбачено чинним законодавством України;

– із підприємствами, установами, організаціями, фізичними особами, яким установа реалізувала товари, виконала роботи та надала послуги, якщо умовами договору передбачена оплата після їх надання;

– із студентами та учнями за користування гуртожитком при вищих і середніх спеціальних навчальних закладах.

За дебетом субрахунку 364 відображаються:

– нарахована плата за гуртожиток, відвантажені товари, виконані роботи та надані послуги, за які оплата буде отримана в майбутньому. При цьому кредитуються субрахунки рахунків 71 “Доходи спеціального фонду”, 72 “Доходи від реалізації продукції, виробів і виконаних робіт”;

– перерахована попередня оплата за товари, роботи та послуги, що будуть надані установі в майбутньому. При цьому кредитуються субрахунки рахунку 32 “Рахунки в казначействі”.

За кредитом субрахунку 364 відображаються:

– надходження коштів за вже відвантажені в минулому товари, виконані роботи та надані послуги. При цьому дебетуються субрахунки рахунків 30, 31, 32;

– отримання товарів, робіт та послуг, що були оплачені в минулому шляхом попередньої оплати. При цьому дебетуються субрахунки рахунків 10, 11, 12, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 80, 81, 82.

У кінці місяця залишок за субрахунком 364 може бути як дебетовим, так і кредитовим. У фінансовій звітності він відображається розгорнуто: дебетове сальдо – у складі оборотних активів, а кредитове – у складі зобов'язань. Однак, цей залишок не завжди буде відтворювати реальний стан дебіторської заборгованості, оскільки у бюджетних установах стан доходів і витрат відображається у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності в момент їх виникнення, незалежно від дати надходження чи сплати коштів.

Одне із важливих етапів процесі бухгалтерського обліку у бюджетних установах відведено поточному обліку. Свірко С.В. наголошує на тому що, поточний облік складається з операцій щодо: реєстрації інформації, отриманої в результаті первинного обліку, у системі рахунків бухгалтерського обліку; реєстрації інформації у носіях інформації даного етапу обліку – облікових реєстрах; групуванняч та перегрупування показників інформаційних даних [5, с. 178].

Висновки. Таким чином, найбільш різноманітний характер, щодо дебіторської заборгованості, носить інформація, яка формується за субрахунком 364. У зв’язку з цим, з метою забезпечення оперативного контролю за станом цих розрахунків, на нашу думку, доцільно було б запровадити у поточному обліку субрахунки четвертого порядку для кожного виду дебіторської заборгованості, а саме 3641, 3642, 3643. Запропонований варіант обліку стану розрахунків з іншими дебіторами забезпечить формування економічної інформації за їх видами, необхідної для оперативного контролю та прийняття невідкладних управлінських рішень.

Використані джерела:

1. Атамас П.Й.Основи обліку в бюджетних установах: Навчальний посібник/ П.Й.Атамас. – Київ: Центр навчальної літератури, 2005. – 288 с.

2. Інструкція з обліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ, затверджена наказом Державного казначейства України від 26.12.2003 року за № 242.

3. Інструкція про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затверджена Постановою Правління Національного банку України від 21.01.2004 року за № 22.

4. Облік у бюджетних установах: Навчальний посібник /За загальною редакцією О.А.Заїнчковського, доктора економічних наук та Т.М. Сторожук, кандидата економічнгих наук. Ірпінь: Академія ДПС України, 2002, – 535 с.

5. Свірко С.В. Бухгалтерський облік у бюджетних установах: методологія та організація: Монографія/ С.В. Свірко. – К.: КНЕУ, 2006. – 244 с.