История/3. История науки и техники

К.іст.н. Маслак В. І., студент Савінцев М. М.

Кременчуцький національний університет ім. М. Остроградського, Україна

Основи методики комплектування архівних фондів державних установ

У процесі всього історичного розвитку важливим благом для людини, суспільства і держави в цілому виступало задоволення їх потреб в інформації. Внаслідок цього виникла необхідність не лише оперативно її збирати, а й ефективно зберігати і своєчасно знаходити у різних інформаційних установах, у тому числі і в архівах. Важливу роль у цьому відіграє процес комплектування, а її інструментом є поняття класифікування.

Об’єкт дослідження: поняття «класифікування» і «комплектування» архівних документів.

Предмет дослідження: методичні аспекти класифікування документних фондів.

Мета дослідження: дослідити основні специфічні особливості ведення класифікування документів; з’ясувати зв'язок між різними категоріями комплектування документів.

Актуальність дослідження полягає у тому, що процес комплектування не лише спрямований на раціональну побудову документного фонду архіву, а й забезпечує оперативний і ефективний доступ людини до інформації як важливої складової сучасних багатогалузевих досліджень.

Під поняттям «комплектування архіву» розуміють «…систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність» [1]. При цьому попередньо укладають список джерел комплектування, який налічує «…список установ – джерел комплектування НАФ і список установ, що не підлягають внесенню до джерел комплектування» [2]. Комплектування може здійснюватися за різними ознаками, важливими серед яких виступають такі: хронологічна – за часом; тематична – за змістом; географічна – за місцем виникнення; систематична – за галузями знань.

Для того, щоб правильно згрупувати документи, варто не лише дослідити їх загальні і специфічні ознаки, а й скласти схему, якої варто дотримуватися при здійсненні класифікування. Схематично вона зображена на малюнку 1:

Мал. 1. – Схема проведення комплектування фонду

Кожен з поданих методів відповідає певному етапу класифікування. На першому етапі варто розробити план реалізації процесу комплектування на всіх наступних етапах. Він має називати об’єкти і предмети дослідження, а також логічно пов’язані дії, які необхідно виконати на кожному з цих етапів. Все це виступає завданням методу попереднього гештальпрограмування. Якщо цей метод носить теоретичний характер, то всі інші – тільки практичний.

На другому етапі аналізуємо об’єкти і предмети дослідження, знаходимо зв'язок між ними, наприклад, між поняттями «документ», «класифікування», «ознака». Для цього існує метод аналізу і синтезу. Третій етап характеризується переходом безпосередньо до наявних документів, відбором необхідної інформації з усього проаналізованого матеріалу, зокрема ознак групування, і розробкою схеми згрупованих документів. При цьому використовують метод індукції і дедукції, наприклад, документи бухгалтерського обліку, що стосуються звільнених працівників, розташовують спочатку за роком звільнення, а потім – в алфавітному порядку їх прізвищ, а звідси – всі аналогічні документи розташовуватимуться за аналогічними ознаками.

На останньому етапі переходимо безпосередньо до пробного, або пілотажного, класифікування, базові аспекти якого визначили на попередніх етапах. Якщо результат класифікування не відповідає очікуваним сподіванням, то проводять повторне гештальпрограмування, яке передбачає повернення до початкового етапу і виявлення та усунення допущених помилок.

Таким чином, процес комплектування передбачає не лише накопичення й оперативні зберігання і пошук архівних документів, а й розробку попередньої стратегії його реалізації. Все це здійснюється за рахунок спеціальних методів, які в сукупності утворюють систему відносин між людиною і документним фондом.

Література:

1. Архівознавство [Електронний ресурс] / ред. Я. С. Калакура, І. Б. Матяш. – Електронні дані (1 файл). – К. : Вид-во «КМ Академія», 2002. – 356с. – Режим доступу : http://www.ukrreferat.com/index.php?referat=1573&pg=120&lang=book. – Назва з екрану.
2. Комплектування архіву: деякі аспекти проблеми [Електронний ресурс] /  І. В. Довжик, І. М. Мішура. – Електронні дані (1 файл). – [К.] : [Національна бібліотека України імені В. Вернадського] – Режим доступу : http://archive.nbuv.gov.ua/Portal/Soc_gum/Gileya/2011_46/Gileya46/I32_doc.pdf. – Назва з екрану.