Козубська І.Г.

Національний технічний університет України «Київський політехнічний інститут»

Навчання англомовної ділової кореспонденції студентів ВНЗ.

В даний час у зв’язку з процесами глобалізації та інтеграції молодим фахівцям майже завжди доводиться стикатися в роботі з великим об’ємом англомовної ділової документації. Тому перед викладачами англійської мови вищих навчальних закладів постає завдання – дати студентам всі необхідні знання в області оформлення ділових документів та написання листів англійською мовою, знання особливостей стилю ділового листа, резюме, стандартних мовних кліше і правил зовнішнього оформлення документації.

Для успішного досягнення цієї мети викладачам необхідно використовувати періодичну пресу, рекламні проспекти, навчальні посібники, різні оголошення про найм на роботу, ділові листи. Матеріал має бути відібраний за принципом «від простого до складного» і повинен надаватися на прикладі реальних ситуацій, з якими студенти – майбутні фахівці можуть зіткнутися в процесі роботи.

Навчальна програма передбачає вивчення та засвоєння студентами різної ділової кореспонденції, але ми зупинимося на трьох її видах, які, на нашу думку, є найголовнішими. Це: діловий лист, резюме і супровідний лист.

Встановлення і підтримання ділових контактів з іноземним партнером частіше всього відбувається за допомогою листа. Під час навчання написання ділового листа викладач повинен, перш за все, підібрати різні види таких листів, показати їх студентам та проаналізувати їх структуру, мовні кліше та особливості.

Складання будь якого ділового листа на англійській мові повинно відповідати основним правилам, а саме:

· увесь текст поділяється на розділи без використання червоного рядка;

· у верхньому лівому куті листа зазначається повне ім’я відправника або назва компанії з адресою;

· далі вказується ім’я одержувача або назва компанії, якій призначається лист, а також її адреса;

· дата відправлення вказується трьома рядками нижче або в верхньому правому кутку листа;

· основний текст повинен бути розташований в центральній частині листа;

· головна думка листа може починатися з причини звернення: “I am writing to you to…”, “I am writing to apologize for…”, “I am writing to confirm … ”;

· зазвичай лист закінчується вираженням вдячності :”Thank you for your prompt help…”, “Please contact us if you have any questions”, “We are looking forward to hearing from you” і привітанням “Yours sincerely”, якщо автор знає ім’я адресата і “Yours faithfully”, якщо ні;

· Чотирма рядками нижче ставиться повне ім’я автора і посада. Підпис автора ставиться між привітанням і іменем.

Для практичного засвоєння навиків написання ділового листа можна запропонувати студентам такі завдання:

1. написати ділового листа партнеру з таких причин (на вибір): повідомити про перенесення дати доставки товарів; запросити іноземного партнера на конференцію і коротко розказати про неї; запропонувати співробітництво між організаціями.

2. роздати студентам приклади вже написаних ділових листів, на які вони повинні написати відповідь.

Наступним видом ділової кореспонденції, який студенти повинні засвоїти, є резюме. Кожен знає, що від правильно складеного резюме залежить досягнення мети, а саме прийом на роботу. Резюме слугує «візитною карткою» фахівця, тому до його складання варто віднестися дуже відповідально. Правильно побудоване резюме збільшує шанси зацікавити роботодавця своєю кандидатурою і отримати запрошення на співбесіду. Резюме повинно відповідати всім необхідним вимогам, але при цьому вигідно відрізняти свого автора від інших претендентів на посаду.

Стандартна форма резюме європейського рівня включає в себе 6 основних частин:

· особиста інформація (Personal Information);

· мета (Objective);

· досвід роботи (Work Experience);

· освіта (Education);

· спеціальні навички (Additional Skills);

· рекомендації (References).

Резюме варто почати з особистої інформації. Написати повністю своє ім’я, вказати адресу, телефон, електронну адресу. Наступним пунктом є мета влаштування на дану посаду. В кількох словах потрібно описати роботу, якою хоче займатися кандидат і причини, з яких він вважає свою кандидатуру підходящою для неї. Після цього перейти до опису досвіду роботи. Почати потрібно з останнього місця роботи. Необхідно дати назву компанії, рід її діяльності, посаду, яку займав. Розповідаючи про попередній досвід не варто соромитися згадати про свої досягнення. В пункті спеціальні навички повинна бути перерахована така додаткова інформація, як рівень володіння іноземними мовами, вміння працювати з комп’ютером, наявність прав водія та ін. Зазвичай резюме закінчується пунктом рекомендації, в якому потрібно назвати кілька людей з попередньої роботи і вказати їх посади, назви організацій, контактні телефони, електронні адреси, які могли б за вас поручитися. Випускники вузів можуть назвати в якості поручителя декана чи завідуючого кафедрою.

Відправляючи резюме обов’язково варто писати супровідного листа. В супровідному листі претендент на посаду може:

• додатково звернути увагу на свої професійні досягнення, що мають значення для даної вакансії;

• повідомити, чому він зацікавлений в отриманні цієї роботи;

• продемонструвати свої знання англійської мови та вміння написання ділових листів.

Структура супровідного листа:

· привітання;

· позначення причини написання;

· опис вкладення;

· прощання.

Для практичного засвоєння написання резюме і супровідного листа викладач може знайти в Інтернеті або вирізати з газети оголошення про прийом на роботу з відповідними вимогами, роздати їх студентам, щоб вони написали резюме і супровідні листи до них.

Отже, як ми бачимо, ділова кореспонденція стає всеохоплюючою галуззю ділової комунікації, що пов’язано з технічним прогресом, поширенням кількості контактів між бізнес-партнерами, збільшенням нових ринків збуту продукції. Тому все більшої значущості сьогодні набуває навчання студентів написанню ділової кореспонденції, а саме ділових листів, резюме, супровідних листів. Знання та вміння студентів правильно вести ділову кореспонденцію надасть їм змогу ефективно здійснювати ділове спілкування та забезпечить успіх у майбутній професійній діяльності.

Література:

1. Бацевич Ф.С. Основи комунікативної лінгвістики: Підручник. – Київ: Видавничий центр «Академія» - 2004. – 365с.

2. Деркач І.О. Особливості ділового письма англійською мовою/І.О. Деркач. Збірник науково-методичних праць, вип.12. – Мелітополь: Таврійський державний агротехнологічний університет, 2008. – с.1-5.

3. Назарова Т.Б. Английский язык делового общения: Курс лекций и практикум: Учеб.пособие/М.: ООО «Издательство Астраль», ООО «Транзиткнига», 2004. – 272 с.