Актуальность
темы. Каждый сотрудник участвует
ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность
коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Именно поэтому
данная тема очень актуальна в наше время. Если нарушается процесс обмена
информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных
действий. Целью данной статьи является рассмотрение информационного обеспечения
в деятельности менеджера.
Существенный вклад в разработку
теоретических и практических проблем менеджмента внесли А.Карпов, А.Кленин,
А.Ованесов, А.Идрисов, Б.Стариринский, И.Скопина и другие учёные.
В настоящее время управление любой
деятельностью невозможно без анализа большого объема информации. Межличностные
коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным
исследований, менеджеры от 50 до 90% рабочего времени проводят в общение с
другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый
общением, доходит до 90%. Ясно, что в таких условиях отсутствие навыков
межличностных коммуникаций резко снижает эффективность профессиональной
деятельности менеджера и организации в целом.
При работе человека внутри организации происходит согласование
целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является
технологической основой, с помощью которой происходит это согласование. Для
исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать
определенными характеристиками и свойствами – для этого используют различные
информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное
обеспечение, и существующие ограничения использования информации.
Проанализировав сведения современной литературы, можно выделить следующие
характеристики управленческой информации: объем, достоверность, стоимость,
насыщенность, открытость, ценность. Среди качественных характеристик объёма
информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.
Для принятия важных решений иногда
требуется дублирование информации, то есть создание информационной
избыточности. Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного
решения, увеличивает степень риска, требует современных
экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.
Достаточный уровень информации – это минимально полный объем информации для
конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое
решение.
Достоверность во многом зависит от
методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче
и обработке информации, тем выше ее достоверность. Достоверность зависит от
времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация,
пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация
о курсах акций на бирже. Стоимость информации характеризуется снижением уровня
затрат ресурсов на принятие правильного решения. Насыщенностью информации
называют соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит
для лучшего восприятия полезной
информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня.
Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и
моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации,
вспомогательную и вводную информацию. Открытость информации – это возможность
предоставления ее различным контингентам людей. Ценность информации – это
соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.
Важно различать данные и информацию.
Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня
данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке,
магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только
когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены,
получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются
требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого
решения, сила и точность управленческого воздействия [1].
Движение информацией от отправителя к
получателю состоит из нескольких этапов: отбор, кодирование, передача, прием,
расшифровка и осмысление. Отправитель информации всегда ждет, чтобы её
получатель направил ему сигнал, которым бы подтверждал факт получения сообщения
и степень его понимания или непонимания, иными словами, установил бы обратную
связь. Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надежность
обмена информации и хотя бы частично избежать её потерь, помех, искажающих
смысл сообщений [2].
Вывод. Итак, информация является технологической основой
менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же
время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и
нормативов деятельности. Объемы информации, циркулирующие в обществе,
обусловили появление новых технологий работы с ней, а это, в свою очередь,
повлекло изменение рабочих мест.
Использование технологий, которые входят в
понятие информационная система – залог успешной деятельности любой организации
и её управленческого звена.
Литература
1. Веснин, В.Р. Менеджмент для всех [Текст] / В.Р.
Веснин. ‑ М.: Знание, 2004.
2. Веснин, В.Р. Основы менеджмента[Текст] / В.Р. Веснин. ‑ М.: Триада Лтд, 2000.
3. Глухов
В.В. Менеджмент [Текст]: Учебник. – СПб.:
Изд – во «Лань», 2002.