студентка факультету обліку та аудиту

Станівчук Д.В.

Вінницький національний аграрний університет, Україна

Сучасний стан та роль електронного документообігу

Питання розвитку електронного простору України набуває сьогодні особливого значення. Важливим кроком у цьому напрямі було започаткування 18 квітня 2002 року довгострокової програми під умовною назвою «Електронна Україна», в межах якої передбачено заходи створення ефективного механізму інформаційної взаємодії органів влади всіх рівнів, впровадження електронного документообігу та забезпечення інформаційної безпеки [4].

Документообіг є дуже важливою складовою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень

Актуальність цієї теми зумовлена тим, що однією з найскладніших сфер для впровадження автоматизованих інформаційних систем в Україні є передовсім документообіг державних структур. І це є значною проблемою, бо документообіг у нашій державі є системою, що забезпечує роботу з документами, які надходять ззовні та готуються всередині установи, насамперед реєструються, передаються працівникам організації, допомагають здійснювати контроль за виконанням певних робіт, вести довідкову роботу і врешті-решт зберігати тощо.

Серед сучасних наукових досліджень, в яких започатковано аналіз цієї проблеми, слід відзначити праці Д.В. Дубова та С.В. Дубової, А.В. Гречко, Л.Й. Костенко, С.Г. Кулешів, .В.Ларин, Г.Г. Асєєв, Л. Філіпова, Н.Б. Зінов’єва, Н.Н. Кушнаренко та ін.

Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

На рівні установи спеціальні служби допомагають адміністрації вирішувати управлінські завдання, забезпечуючи підготовку та рух документів, доставку їх до виконавців та зацікавлених осіб. До таких служб в науковій установі належать канцелярія, відділ кадрів, бухгалтерія, юридичний відділ, плановий відділ, архів та інші [1].

Швидке зростання обсягів інформації, яка використовується в управлінській діяльності установи, її структурна складність та швидка оновлюваність робить необхідним використання інтегрованих систем електронного документообігу.

До системи електронного документообігу ставляться такі основні вимоги: масштабоємність, розподіленість, модульність та відкритість.

Масштабоємність потрібна для того, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів (здатність системи нарощувати потужність визначалася потужністю відповідного програмного забезпечення). Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених організаціях. Також система має складатися з окремих, інтегрованих між собою, модулів.

Модульність потрібна на той випадок, якщо користувачеві системи не потрібно відразу впроваджувати усі компоненти системи документообігу, або спектр завдань установи вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу. І, нарешті, система повинна мати відкритий інтерфейс для можливого подальшого опрацювання та інтеграції з іншими розподіленими системами.

Для успішного впровадження систем електронного документообігу на підприємстві необхідно мати уявлення про декілька стандартних помилок з метою їх попередження. Найчастіше компанії опускають помилку внаслідок відмови від консультацій незалежних фахівців, економії на проекті, прагнення до багатофункціональності системи, яка не завжди виправдана.

Масштабному впровадженню СЕД, в обов'язковому порядку повинен передувати пілотний проект, головне завдання якого полягає у визначенні того, є чи ні (або передбачається) відчутний ефект від впровадження СЕД. Дуже важливу роль виконує підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так званий "чинник першої особи"). Звичайно при цьому система виявляється впровадженою тільки в деяких підрозділах, або тільки для деякого класу бізнес-процесів [3].

Отже, слід відмітити, що документообіг є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. А впровадження інтегрованої системи електронного документообігу значно покращить становище підприємств і держави в цілому, тому її мета та роль як елемента електронного урядування вже у сьогодні є надзвичайно важливими і повинні займати належне місце.

Проте, як стверджують експерти, у плані впровадженні систем електронного документообігу ми відстаємо від країн Західної Європи приблизно на п’ять років. Західний досвід дає зрозуміти, що при масовому впровадженні виникає попит на весь спектр продуктів: від найпростіших до складних, розподілених та інтегрованих рішень. Тому в нас, мабуть, найближчим часом домінуватиме процес застосування наявних систем, а не їх подальший розвиток.

Список використаної літератури:

1. Величкевич М.Б., Митрофан Н.В., Кунанець Н.Е. Електронний документообіг, тенденції та перспективи // УДК 651.2:004.91

2. Костюк О.О. Віртуальне підприємство: задачі побудови системи електронного документообігу // Наукові праці ДонНТУ.- 2010.- № 171. – С.153-160.

3. Лендел Я.В. Підвищення ефективності управління підприємством шляхом впровадження систем електронного документообігу //// Наукові праці ДонНТУ.- 2010.- № 165. – С.140-148.

4. Матвієнко О., Цивін М. Основи організації електронного документообігу: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2008.-112с.