Сучасні інформаційні технології / 3. Програмне забезпечення

Степова С.В., Таранюк К.М., Фаренюк О.П.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Особливості автоматизації обліку на підприємствах

Сьогодні в Україні комп’ютеризація є однією з найважливіших стадій науково-технічного прогресу. Інтенсивний розвиток електронно-обчислювальної техніки і технологій значно вплинув на ефективність праці і вдосконаленні її методів. З’явилось багато можливостей і напрямків використання комп’ютерних ресурсів для автоматизації управління різними бізнес процесами підприємств. Особливо швидкими темпами розвиваються інформаційні технології бухгалтерського обліку, що обумовлює актуальність теми.

Проблемам автоматизації обліку присвячені праці Марченко Д.М., Шипунової О.В., Єльникової Ю.В., Житної І.П., Садовнікова О.А., Шквіра В.Д. та інш.

Мета статті полягає в аналізі підходів щодо удосконалення автоматизації обліку на підприємстві.

Завданнями даної статті є:

- проаналізувати недоліки і переваги підходів до автоматизації обліку на підприємстві;

- оцінка використання системи автоматизованого самообслуговування.

Існують різні підходи до автоматизації обліку на підприємстві за обсягом автоматизації бухгалтерських процесів. Розглянемо кожен з перелічених способів

автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві з визначенням його

основних функцій, переваг і недоліків.

Хаотична автоматизація є одним з найбільш неефективних видів інвестування коштів у розвиток підприємства. Під хаотичністю процесу в даному випадку мають на увазі відсутність стратегічного плану. Як правило, при такому підході процес впровадження інформаційних технологій визначається “хвилинними” локальними задачами, а не реальними потребами бізнесу. Критерієм прийняття рішення в таких випадках можуть бути: рівень знань осіб, які приймають рішення, можливість придбати зараз з ексклюзивною знижкою будь-яку техніку або ПК і т.д. Однією з причин такого підходу є неправильне розуміння своєї ролі і функцій відділу інформаційних технологій. Основними перевагами цього підходу є низька вартість автоматизації і терміни на створення такої комп’ютерної системи мінімальні. Недоліками є: проблеми взаємозв’язку облікових даних, в деяких випадках створюються незаконні фрагменти інформаційної структури і прикладних систем, які не можуть бути використані в практичній діяльності підприємства; додаткові витрати на дублювання функцій, які повинна виконувати інформаційна система [1].

При створенні комплексної системи автоматизації бухгалтерського обліку, крім установки комп’ютерів і програмного забезпечення на робочих місцях всіх або більшості працівників, необхідне вироблення регламентів колективної роботи бухгалтерії. Такі документи повинні визначати порядок роботи зі спільними даними, правила і терміни виконання регламентних робіт, операцій об’єднання даних тощо. Перевагами є робота зі спільними даними, операції об’єднання даних. Недоліком є вироблення регламентів колективної роботи бухгалтерії.

Автоматизація бухгалтерського обліку за ділянками передбачає процес автоматизації окремих виробничих або управлінських підрозділів підприємства, об’єднаних за функціональною ознакою (ділянка упаковки, маркування, бухгалтерія). Даний підхід до автоматизації обирається у таких випадках: по-перше, там, де інвестиційних ресурсів підприємства недостатньо для розв’язання задачі автоматизації в повному обсязі; по друге, там, де існують ділянки, де застосування автоматизованих систем дає значний економічний ефект; по-третє, там, де технологія виробництва або інші умови не дозволяють функціонувати без використання автоматизованих систем. Перевагами є відносно низька вартість автоматизації, терміни на створення такої комп’ютерної системи відносно невеликі. Недоліками є проблеми взаємозв’язку облікових даних, додаткові витрати на дублювання функцій, які повинна виконувати інформаційна система.

Автоматизація бухгалтерського обліку за окремими напрямками передбачає автоматизацію окремих напрямків діяльності підприємства, таких як виробництво, збут, управління фінансами. Даний підхід застосовується, коли кінцевою метою робіт є повна автоматизація підприємства. Перевагою є автоматизація взаємопов’язаних операцій. Недоліками є аналогічні до недоліків автоматизації обліку за ділянками [3].

Бухгалтерський облік надає інформаційну модель стану об'єкта управління і найбільш точно відображає місце його знаходження в багатофазовому просторі станів системи. Удосконалення обліку – це удосконалення моделі системи. Удосконалення інформаційної моделі полягає в більш точному відображенні стану реального об'єкта, що потребує більш детального опису системи, та зменшенні інтервалів часу одержання інформації про фактичний стан системи. Використання облікової інформації про об'єкти як інтеграційне ядро інформаційної моделі, її нарощування сприятиме підвищенню ефективності автоматизації не тільки задач обліку, а й задач інших функцій управління, ефективності управління підприємствами загалом. Наприклад, доповнення інформації, яке характеризує основні засоби реквізитом «робоче місце використання» та техніко-технологічними характеристиками, дозволяє вирішувати задачі оптимізації технологічного процесу, обліку віднесення амортизаційних відрахувань за напрямами витрат, здійснювати атестацію робочих місць за рівнем механізації та автоматизації. Оперативний облік використання електроенергії у виробничих підрозділах, тепла, води завдяки розширенню даних про основні засоби забезпечить контрольованість використання зазначених ресурсів, що має важливе значення з погляду економічної та екологічної складових ефективності.

Значна частина робочого часу бухгалтера витрачається на відповіді, які надходять від персоналу підприємства. Ефективним засобом зменшення таких витрат, як показує практика успішних підприємств, є створення і використання системи автоматизованого самообслуговування. Цей досвід необхідно використовувати в подальшому. Автоматизовані робочі місця самообслуговування у великих підрозділах підприємства в умовах використання інтегрованої інформаційної системи доцільно було б використовувати також для реєстрації обсягів виконаних робіт безпосередньо їх виконавцями [2].

Екологічна ефективність автоматизованих систем може бути забезпечена впровадженням безпаперової технології. Слід також використовувати всі можливі заходи щодо економії паперу, зокрема впровадженням двостороннього автоматизованого заповнення документів, наприклад, розрахункових листків заробітної плати. Сучасний стан автоматизації обліку потребує подальшого розвитку систем на основі розширення складу функціональних задач за рахунок невирішених задач з незначним обсягом вхідної інформації та інтелектуалізації раніше розроблених.

Важливим напрямком розвитку автоматизації є розробка методики використання програмних засобів автоматизованого обліку для здійснення контролю стану виконання планових завдань діяльності підприємства за окремими параметрами.

Список використаних джерел:

1. Житна І.П., Садовніков О.А. Сучасні технології удосконалення системи автоматизації обліку та управління виробництвом // Управління розвитком. – 2010. – № 3. – С. 126-128.

2. Марченко Д.М. Автоматизація бухгалтерського обліку як джерело зростання його ефективності // Бухгалтерський облік, аналіз і аудит. – 2009. – № 5. – С. 248-254.

3. Шипунова О.В., Єльникова Ю.В. Автоматизація управління підприємством: основні принципи, функції та підходи // Актуальні проблеми економіки. – 2011. - № 6. – С.25-29.