Государственное управление/2.Современные технологии управления

К. н. з держ. упр. Аровіна М.П.

Донецький національний університет,Україна

Удосконалення інформаційного забезпечення роботи зі зверненнями громадян: регіональний рівень

У процесі руху до інформаційного суспільства питання інформаційного забезпечення органів державної влади є одним із самих актуальних. Особливе значення воно має в ході реалізації конституційного права громадян на звернення до органів влади [1].

Зрозуміло, що існуючі проблеми найбільше яскраво розкриваються на місцевому рівні, тому що саме тут реалізуються рішення, які приймаються центральними органами влади.

Розглядаючи процедуру звернень громадян, можна виділіти різні засоби, які дозволені діючим законодавством, наприклад, особистий прийом, письмові звернення та телефонний зв’язок «гаряча лінія». Кожне звернення повинно бути занесене до журналу реєстрації пропозицій, заяв і скарг громадян, далі формується окрема справа, в якій зберігаються всі документи, що стосуються розгляду даної заяви [3]. Звернення надається на розгляд керівнику для встановлення виконавця і терміну розгляду. Він несе персональну відповідальність за стан розгляду звернення та надає відповідь громадянину.

Крім цього, згідно Закону України «Про звернення громадян» контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян відповідно до своїх повноважень здійснюють центральні органи виконавчої та законодавчої влади, депутати рад різного рівня, інші відповідни органи [2].

Дослідження структури звернень громадян до райдержадміністрацій свідчить про те, що у середньому більш половини надходить шляхом письмових звернень (рис.1).

В той же час звернення надходять не тільки безпосередньо від громадян, а також від органів влади вищого рівня, до яких звертаються громадяни, їх частка складає приблизно 20% (рис.2). Серед них домінують звернення громадян до Адміністрації Президента України та до Облдержадміністрації.

Ці звернення потребують відповіді не тільки громадянам, а й органам, від яких вони надійшли, що значно підвищує об’єм документообігу.

Аналіз структури питань, з якими звертаються мешканці до райдержадміністрацій, свідчить про те, що перше-друге місця посідають питання соціального захисту та комунального господарства. Також серед основних слід зазначити питання земельного законодавства, праці, охорони здоров’я та транспорту.

Організація обов'язкового і своєчасного повідомлення заявників про результати розгляду їх заяв і скарг потребує сучасного підходу до інформаційного забезпечення відповідних структурних підрозділів органів місцевої виконавчої влади.

На цей час у більшості відділів по роботі зі зверненнями громадян основними проблемами є слабке технічне забезпечення, відсутність систем автоматизації документообігу. Тому існує дублювання інформації, значні витрати часу на реєстрацію звернень громадян, формування справ, зняття з контролю.

Впровадження в діяльність органів державної влади систем електронного документообігу (СЕД) також викликає низку проблем, які пов’язані із їх різноманітністю та складністю налагодження взаємозв’язку. Так, СЕД, які вже використовуються органами виконавчої влади: «Мегаполіс: Документообіг», «Оптіма», «Євфрат: Документообіг», «Ісіда» та їн., мають різний інтерфейс, що приводить до неможливості обміну інформацією між ними без додаткового програмного забезпечення [4].

Крім цього, СЕД структурних підрозділів по роботі із зверненнями громадян повинні використовувати технології, які дозволяють захищати документи від підробки й підтверджувати їхню дійсність. У цей час найпоширенішим способом перевірки легітимності паперового документа є зчитування попередньо нанесеного штрихового коду, перетворення його в цифрову форму й порівняння отриманих даних з інформацією про документ у електронній базі.

Слід зазначити, що інформація про документ зі штрих-кодом може бути отримана тільки за допомогою спеціальних технічних засобів (сканування), що потребує додаткових витрат.

Рішення вищевказаних проблем полягає у виборі СЕД на підставі інформаційної технології, яка буде найбільш повно відповідати завданням органів виконавчої влади в сфері роботи із зверненнями громадян.

Основні вимоги до цієї системи:

підтримка технології штрих-кодової ідентифікації документів;

вбудовані засоби для сканування інформації.

При звернені громадянина до органів регіональної влади, працівник відповідного структурного підрозділу буде мати можливість наносить на лист заявника унікальний штрих-код. Після цього лист сканується і попадає до системи електронного документообігу, де він проходить послідовно всі етапи в електронному вигляді. Таким чином, звернення залишиться у базі даних системи і громадянин може в будь-який час отримати повну інформацію про стан його листа, а керівник органу влади – своечасно контролювати його виконання.

Завдяки впровадженню СЕД також стане можливим оперативно отримувати документи, здійснювати аналітичну та статистичну оцінку процесів обробки документів; забезпечити цілісність і конфіденційність інформації при мінімальних витратах часу на пошук необхідних даних.

Литература:

1. Конституция Украины. Режим доступу: http: www /zakon.rada.gov.ua/

2. Закон України від 2 жовтня 1996 р. «Про звернення громадян». [Електронний ресурс]. Режим доступу: http: www/zakon.rada.gov.ua/go/393/96-вр

3. Інструкція з діловодства за зверненнями громадян, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.

4. Вишневський А., Кучеров М. Електронний документообіг: досвід Головдержслужби України. [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.softline.kiev.ua/ua/elektronnij-dokumentoobig/634-elektronnij-dokumentoobig-dosvid-golovderzhsluzhbi-ukrajini.html