История / Отечественная история

Дармонова М.А.

младший научный сотрудник

Института истории при Национальном университете Узбекистана

Современная деятельность государственного архива города Ташкента

В условиях интеграции Республики Узбекистан в мировое сообщество, возрастания общественного интереса к изучению отечественной истории большое внимание уделяется развитию архивного дела. Именно архивы – выступая хранилищем памяти человечества, имеют огромное значение в его духовном обогащении. Государственный архив г. Ташкента является ведущим региональным архивом Узбекистана. Основное направление деятельности архива выражается:

а) в участии в разработке нормативно-правовых документов в области архивного дела и делопроизводства;

б) в составлении проектов методических пособий, рекомендаций. инструкций по основным вопросам архивного дела;

в) в оказании методической помощи в организации работы ведомственных архивов, как в источниках комплектования архива, так и всем заинтересованным в архивном деле юридическим и физическим лицам;

г) в планомерном комплектовании архива документами НАФ республики;

д) в ведении государственного учета, поступивших на хранение архивных документов;

е) в обеспечении сохранности документов;

ж) в организации использования архивных документов;

з) в оказании платных услуг по упорядочению документов организаций, предприятий и учреждений.

С 2015 года с расширением функций и увеличением источников комплектования утверждена новая структура архива:

1. Аппарат руководства: директор и главный бухгалтер;

2. Отдел обеспечения сохранности документов;

3. Отдел коммплектования, ведомственных архивов и делопроизводства;

4. Отдел планирования и организационно-методических работ;

5. Отдел публикации и использования документов;

6. Отдел реставрации документов.

Отдел обеспечения сохранности документов занимается планомерным комплектованием документов. При приеме документов на хранение проверяется:

– комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

– наличие установленных подписей и дат;

– правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

– физическое состояние и техника оформления документов.

Администрация архива обращает отдельное внимание и на развитие негосударственной части НАФ Узбекистана. В зависимости от хронологии архивных документов отдел курирует работу:

1) хранилище фондов советского;

2) хранилище фондов периода независимости.

С 2012 года хакимият города Ташкента уделяет особое внимание на расширению площади архивохранилища. По типовому проекту сдано в эксплуатацию новое архивохранилище. Так, за 2012-1016гг. архиву г. Ташкента выделены два дополнительных здания. Первое здание находится по адресу: Учтепинский район, ул. Истирохат, трехэтажное здание бывшей школы №177, второе здание расположено по адресу: Мирабадский район, ул. Памир трехэтажное здание бывшей школы №53. Общий объем вместимости зданий составляет 100 тыс. единиц хранения[1].

Отдел несет ответственность за качественный прием на хранение архивных документов от источников комплектования. К примеру, в 2015 гг. отдел принял на хранение около 6 тыс. единиц хранения управленческой документации и около 3 тыс. документов личного состава от организаций.

Кроме того, в рамках поставленных задач отдел занимается усовершенствованием описей, картонированием, выемкой и укладкой дел, проверкой наличия и физического состояния архивных документов.

Проведенные отделом работы за 2015 г.[2]

Вид работ (ед.хр.)		2015
Картонирование дел		5300
Усовершенсовование описей дел		10/3294
Прием докумен тов	Управленческая	6185
	личный состав	3000

Для обеспечения полноценной защиты, хранилища Государственного архива г. Ташкента оборудованы противопожарной сигнализацией (включающей дымовой детектор, газовое пожаротушение), установлено видеонаблюдение.

Развитие информационных технологий диктует необходимость пересмотреть ряд архивоведческих вопросов. В частности, совершенствования системы обеспечения сохранности документов, организации быстрого поиска информации и форм использования архивной информации.

Наряду с вышеизложенными, в архиве функционирует специальная группа «Упорядочения документов организаций на договорной основе» Государственного архива г. Ташкента, который является хозяйственно-расчётным отделом и оказывает платные услуги по упорядочению документов основным источникам комплектования архива, а также различным заинтересованным организациям, предприятиям и учреждениям.

Основными платными услугами выполняемые отделом является экспертиза ценности, упорядочение и научно-техническая обработка документов, составление архивных описей, прием на депозитарное хранение архивных документов.

Работа отдела реставрации документов. Неотъемлемой частью обеспечения сохранности архивных документов является реставрационная работа. В Государственном архиве г. Ташкента с 2015 года создан специальный отдел “Реставрации документов». В отделе работают 4 штатных сотрудников.

Анализ работы реставрации документов[3]

Год	Вид работы
	Ремонт и реставрация архивных документов (тыс. листов)	Переплет документов (тыс. дел)
2013	по договоренности	1085
2014	14 000	1085
2015	8 245	2 200

Каталогизация и создание электронного фонда пользования архивной информацией. Вопросами, связанными с организацией быстрого поиска, а также создания электронного фонда пользования архивных документов занимается отдел “Обеспечения сохранности документов”.

Отдел проводит работы по созданию тематического и систематического каталогов, разработке и изданию справочников по фондам архива, комплектованию справочно-информационного фонда (СИФ) архива.

В целях облегчения поиска информации в архиве созданы систематический каталог. Проблема возрастания объёмов документов сегодня актуальна для всех архивных учреждений. Все чаще из-за сложности доступа к информации тратится больше времени для поиска необходимых документов. Наиболее эффективным решением данной проблемы является формирование электронной базы данных, посредством создания поисковой системы и сканирования документов. В этом направлении в государственном архиве накоплен определенный опыт работы по созданию электронного фонда пользования архивных документов.

Учитывая вышеизложенное отдел занимается созданием электронных копий архивных документов. Основными функциями оцифровки документов являются:

§ оцифровка архивных документов в целях создания электронного фонда пользования особоценных и уникальных документов;

§ обеспечение информационной безопасности электронно-страховых документов;

§ обеспечение сохранности электронного фонда пользования;

§ техническая обработка отсканированных копий документов;

§ ведение учета этих документов и т.д.

Работа по созданию электронного фонда пользования в архиве ведется с 2007 года. За прошедший период усилиями сотрудников созданы значительное число электронных копий архивных документов.

Сравнительный анализ работы по созданию электронных копий архивных документов[4]

Годы	2013	2014	2015
ед.хр.	113	100	125
кадров	22 000	22 000	25 150

В целом, опыт работы архива в этом направлении показывает, следующие преимущества электронной базы документации перед архивом бумажным:

1. Экономическая целесообразность организация электронной базы данных значительно дешевле, чем тратить значительное время для поиска и перепечатывания архивной информации.

2. Оперативность в работе с документами. Электронная база данных позволяет принципиально решить проблему оперативного доступа к документам (а точнее, к их электронным образам). Вся информация в архиве – четко структурирована – поиск необходимого документа, его копирование, распечатка занимают секунды. Эффективность использования документов многократно повышается за счет таких удобств электронного архива, как возможности быстрого создания и последующего анализа подборок документов по тому или иному заданному признаку, создания тематических отчетов, сортировки документов по хронологии и т.д.

3. Надежность и долговечность. Все цифровые документы не разрешаются, не ухудшают своих пользовательских качеств со временем. Электронная копия на оптических носителях используются высококачественные диски. Реальная смена поколений носителей происходит раньше исчетения гарантийного срока, и информация переписывается на новые носители, тогда как бумажные документы, находящиеся в активной эксплуатации в течении десятилетий, неминуемо приходят в негодность. Вместе с тем система электронной базы данных позволяет решить очень важную для бумажного архива проблему целостноти документации и защищает данные от несанкционированного доступа.

4. Многопользовательский режим и дистанционный доступ. База данных архива предоставляет возможность нескольким сотрудникам работать с одним и теми же документами одновременно (в том числе сотрудникам филиалов), что абсолютно невозможно при использовании бумажного архива, в котором в конкретный момент времени каждый документ доступен только одному пользователю.

Источники:

1. Текущий архив Государственного архива г. Ташкента. Отчеты по основной деятельности архива за 2013, 2014, 2015, 2016 гг.

---

[1] Текущий архив Государственного архива г. Ташкента за 2016 г.

[2] Текущий архив Государственного архива г. Ташкента. Отчеты по основной деятельности архива за 2015г.

[3] Текущий архив Государственного архива г. Ташкента. Отчеты по основной деятельности архива за 2013, 2014, 2015 гг.

[4] Текущий архив Государственного архива г. Ташкента. Отчеты по основной деятельности архива за 2013, 2014, 2015 гг.