Деятельность современного высшего учебного заведения (университета) носит многопрофильный характер, и создание единой системы управления вузом на основе информационных технологий является сложной комплексной задачей, требующей решения многих организационных и технологических задач.

В работе университета можно выделить два основных направления информатизации: административно-управленческий и образовательный, включающих множество контуров управления (рис. 1).

Для формирования информационной среды необходимо решить следующие основные задачи:

1) Создание материально-технической базы ИТ-инфраструктуры университета – монтаж ЛВС с доступом в региональные и глобальные сети передачи данных, развертывание серверов централизированного доступа к информационным ресурсам и хранения данных, оснащение компьютерами и необходимыми техническими средствами учебных классов и рабочих мест преподавателей и сотрудников.

2) Автоматизация управления вузом с внедрением единой комплексной информационной системы с автоматизацией документооборота и внутреннего взаимодействия подразделений университета.

3) Информатизация учебного процесса с внедрением электронного обучения и созданием единой информационной среды с доступом к информационным ресурсам.

4) Повышение уровня компетентности в области ИТ инженерно-технического персонала, преподавателей и административных работников.

Успех создания эффективной системы управления напрямую зависит от методологической составляющей, от качества проведения начального этапа – аудита (анализа) работы и взаимодействия всех подразделений вуза в целом, выделения приоритетных процессов и направлений деятельности вуза, тщательной проработки причинно-следственных связей между процессами и показателями.

Также для создания эффективной системы управления и достижения реальных результатов на всех этапах ее внедрения необходимо придерживаться следующих принципов:

1) Автоматизация - не самоцель, а средство достижения заранее сформулированных результатов: освобождение сотрудников от рутинного труда и повышение его эффективности, исключения ошибок при работе и взаимодействии множества отделов и получение информации для принятия управленческих решений.

2) Комплексный подход к решению проблем с выходом на единую информационную базу университета. Проектирование отдельных подсистем сразу ведется в расчете на их функционирование в составе будущей единой автоматизированной системы управления.

3) Комплексность не означает одномоментность автоматизации. Создание информационной системы проводится поэтапно в строгой последовательности, в первую очередь - на критических и базовых участках. На каждом этапе достигаются определенные результаты, создается основа для следующего шага автоматизации.

4) Эффективность: выбирать оптимальные технические решения.

Отдельно хочется отметить, что эффективное внедрение электронно-информационной системы управления возможно только при решении целого ряда организационных вопросов:

1. Проведение полного аудита (анализа) работы и взаимодействия между собой всех подразделений университета с точки зрения автоматизации их работы и внедрении единой системы управления. Основные цели проведение этой работы:

• создание единой системы отчетности, что позволит исключить дублирование отчетной информации, разгрузить работу подразделений, а так же даст возможность минимизировать и/или исключить внедрение дорогостоящих программных и технических средств в некоторые подразделения университета (вся отчетная информация будет формироваться автоматически и передаваться в отделы по запросу в соответствующие отделы);

• выявление всех возможных проблем и решение их на стадии проектирования (на бумаге), а не в процессе внедрения программных средств в комплексе;

• составление полноценного технического задания по автоматизации работы подразделений для более качественного и эффективного внедрения средств автоматизации;

• создание более эффективной системы управления, т.к. по результатам полного аудита возможно будет минимизировать количество автоматизированных рабочих мест и перепланировать работу, взаимодействие всех подразделений в сторону их эффективности, выявить все дублирующих функции и перераспределить их между отделами.

2. По результатам проведения полного аудита необходимо внесение всех необходимых изменений в должностные инструкции и в положения работы подразделений с целью повышения эффективности их работы и внедрения системы управления.

3. С целью повышения эффективности использования автоматизированных и информационных систем необходима разработка регламентов и инструкций по взаимодействию подразделений и со всеми информационными системами и программными оболочками на рабочих местах. После чего требуется обязательное проведение обучения, повышения квалификации, периодических инструктажей и тренингов. Как показал практика, 50-70% проблем и ошибок возникает от не знания, не понимания, в результате идет перекладывание причин проблем на технические и программные средства.

С целью организации более эффективной работы университета в части согласования документов и возможности внедрения электронной системы документооборота необходимо прежде всего:

1. Определить основной перечень документов, маршруты согласования, ответственных лиц по согласованию и подписанию, а так же минимальные сроки согласования и времени реакции (на заявление, служебную записку) в соответствующих инстанциях.

2. Ввести централизованный контроль за движением документов, сроков их согласования (подписания) отделом делопроизводства.

3. Разработать регламенты и инструкции по ведению документообороту и взаимодействию подразделений.

4. Перед введением электронной системы документооборота необходимо провести обязательный обучающий семинар (тренинг) для всех лиц участвующих в системе подписания и согласования документов.