Современные информационные технологии/3. Програмное обеспечение

Степова С. В., Коцюбинська К. А., Василенко Ю. В.

ВТЕІ КНТЕУ, Україна

Електронний документообіг як засіб підвищення ефективності діяльності підприємства

Первинним елементом методу бухгалтерського обліку як складової управління є виявлення, збір та реєстрація фактів господарської діяльності. Спостереження й фіксація всього, що відбувається на підприємстві, для цілей обліку здійснюють за допомогою документування.

Документування є первинним процесом у системі облікового перетворення інформації, а документ – носієм цієї інформації. Документи є основою, фндаментом, на якому грунтується вся облікова робота [7].

Дослідженням особливостей розвитку електронного документообігу та методики його вдосконалення приділили увагу у своїх працях провідні вітчизняні вчені: М. Білуха, О. Матвієнко, Н. Задорожна, Г. Асєєв, П. Марченко, Д. Дубов, С. Дубова, С. Івахненкова та ін. Проблеми нормативно-правового регулювання електронних документів досліджуються у працях таких науковців, як: О. Охотень, М. Кисельов, А. Чучковська, І. Солодченко.

З розвитком і модернізацією технологій для зручності й швидкості проведення операцій в Україні розпочалось широке застосування електронних документів. Правові основи для застосування електронних документів у цивільних правовідносинах уперше закладені Цивільним кодексом України, що набув чинності з 01.01.2004 р.

Відповідно до ст. 207 ЦК “правочин вважається здійсненим у нисьмовій формі, якщо волю сторін виражено за допомогою телетайпного, електронного чи іншого технічного засобу зв`язку” [1].

При здійсненні правочинів допускається застосування електронно-цифрового підпису. По суті ст. 207 ЦК прирівнює електронні документи до паперових і допускає підписувати їх електронним підписом відповідно до спеціального закону. Отже, ЦК разом з двома Законами України “Про електронні документи й електронний документообіг” [2] та “Про електронний цифровий підпис” [3] створює правове поле для широкого застосування нових інструментів у цивільних правовідносинах, поширюючи їх на необмежену сферу правовідносин.

Електронний документообіг – це сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання такихдокументів [2].

На сьогодні в Україні створені умови для функціонування юридично значущого електронного документообігу і застосуванням електронного цифрового підпису.

Електронний документ – це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов`язкові реквізити документа. Реквізити поділяють на реквізити-ознаки і реквізити-підстави [2].

Реквізити-ознаки характеризують якісні властивості об`єкта, що описується (час і місце операції, прізвище, ім`я виконавця, назва операції тощо).

Реквізити-підстави дають кількісну характеристику явищ, виражену у визначених одиницях виміру (сума внеску в гривнях, ставка податку у відсотках тощо) [7].

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприйняття його змісту людиною.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов`язковими реквізитами, в тому числі з електронним цифровим підписом автора.

Електронний підпис – це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов`язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних [6].

Електронний цифровий підпис – це вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа [3].

Суб`єктами правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису є підписувач, користувач, центр сертифікації ключів, акредитований центр сертифікації ключів, цетральний засвідчувальний орган, засвідчувальний центр органу виконавчої влади або іншого державного органу, контролюючий орган.

Без сумніву, електронні технології створення, зберігання та передачі документів мають переваги перед паперовим документообігом. Найбільш важливими з них є [4]:

§ швидкий пошук документів;

§ легкість відстеження руху документів на всіх етапах їх “життєвого циклу”;

§ скорочення строків підготовки та погодження документів;

§ спрощення організації документообігу, якщо з тими самими документами одночасно працює кілька користувачів;

§ можливість швидкого одержання зведених звітів і журналів;

§ оперативність передавання документів необхідному адресатові тощо.

Таким чином, основною перевагою електронної технології є не стільки підвищення продуктивності праці обліковців і якості документів, скільки формування на машинних носіях облікових даних, що описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) у реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання. Отже, інформаційні технології на підприємствах різних форм власності та видів діяльності мають розвиватися за електронною технологією через створення інтегрованого банку даних для задоволення інформаційних потреб користувачів у реальному масштабі часу [6].

Створення електронної системи документообігу та узаконення її на державному рівні зробить обмін документами набагато швидшим і надійнішим. Використання досягнень криптографії унеможливлює підробку документів і є набагато надійнішим засобом, ніж мокрі печатки та звичайні підписи. Зберігання документів в електронних архівах дасть змогу виконувати пошук за лічені секунди. Електронний пошук є гнучкішим, ніж пошук серед впорядкованих паперових архівів, оскільки його можна виконувати за будь-якими критеріями.

Проаналізувавши сутність та переваги електронного документообігу, можна стверджувати, що електронний документообіг за умови системної правової та практичної розбудови системи електронного документування є одним із найвагоміших засобів підвищення ефективності діяльності підприємста.

Література:

1. Цивільний кодекс України від 16.01.2003 р. № 435-IV зі змінами та доповненнями

2. Закон України “Про електронні документи і електронний документообіг” від 22.05.2003 р. № 851-ІV зі змінами та доповненнями

3. Закон України “Про електронний цифровий підпис” від 22.05.2003 р. № 852-IV зі змінами та доповненнями

4. Красовська І. Електронний документообіг // Головбух. – 2008. – № 34. – С. 8-12

5. Курташова І. Електронний документообіг і його особливості // Актуальні проблеми економіки. – 2009. – № 3. – С. 231-236

6. Мельник Т. Електронний документообіг та електронний підпис // Бухгалтерський облік і аудит. – 2008. – № 7. – С. 47-53

7. Муравський В. Документування в умовах повної автоматизації обліку // Бухгалтерський облік і аудит. – 2008. – № 5. – С. 48-52