Радкевич Я.Ю

Буковинська державна фінансова академія

Автоматизована система електронного документообігу Державної податкової адміністрації України

Разом з набуттям нашою державою незалежності на початку 90-х років була створена і почала інтенсивно розвиватися податкова система України. З появою великої кількості платників податків і необхідністю їх обслуговування та обробки податкової інформації в Державних податкових органів з'явилася проблема використання сучасних інформаційних технологій.

Удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань.

Впровадження у 2006 році в ДПА України та регіональних ДПА програмного забезпечення Автоматизована система електронного документообігу (АСЕДО) позитивно вплинуло на ефективність організації з виконання доручень органів вищого рівня і власних рішень, здійснення документообігу та системного автоматизованого контролю за їх виконанням.

Однак це програмне забезпечення неможливо впровадити в органах ДПС районного рівня у зв’язку з відсутністю необхідних технічних можливостей.

Тому керівництвом ДПА України було прийнято рішення про розробку та впровадження програмного забезпечення автоматизованої системи електронного документообігу районного рівня АСЕДОРР (наказ ДПА України від 05.06.09 № 295 „Про розробку та впровадження програмного забезпечення автоматизованої системи електронного документообігу районного рівня”).

Перехід на електронний документообіг між державною податковою адміністрацією і споживачами та його інтеграція з веб-порталами органів державної влади уможливлює реалізацію принципу ,,єдиного вікна“, що передбачає наявність однієї точки входу для взаємодії з органами державної влади всіх рівнів. Це дає можливість громадянам, організаціям, суб’єктам господарювання запитувати і одержувати через мережу Інтернет необхідні довідки або дозволи, передавати в органи державного управління звітність, відстежувати стан роботи з їхніми запитами тощо. Отже, використання систем електронного документообігу у сфері взаємодії державних установ з громадянами і підприємствами дозволяє істотно скоротити витрати часу і ресурсів як громадян, організацій і підприємств, так і державних органів, вдосконалити процес пошуку та одержання інформації від органів державної податкової служби, розширити канали взаємодії держави і громадян, підвищити якість цієї взаємодії.

При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.

Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь.

Обов’язковим реквізитом електронного документа, без якого він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили, є електронний підпис, що використовується для ідентифікації автора або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються Законом України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 року № 852-IV [2].

На відміну від рукописного підпису, електронний цифровий підпис має не фізичну, а логічну природу – це просто послідовність символів, отримана за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа. Особистий ключ – це параметр криптографічного алгоритму формування електронного цифрового підпису, доступний тільки підписувачу; відкритий ключ – параметр криптографічного алгоритму перевірки електронного цифрового підпису, доступний суб’єктам відносин у сфері використання електронного цифрового підпису [5].

Сьогодні системи автоматизованого діловодства та документообігу впроваджено у більшості центральних органів державної влади України: за даними Державного комітету інформатизації України, системи електронного документообігу функціонують у 55 центральних органах державної влади. Триває процес автоматизації документообігу в органах влади на місцевому рівні: станом на 2008 рік електронний документообіг запроваджено у 22 обласних державних адміністраціях та міських державних адміністраціях міст Києва та Севастополя. Засоби електронного цифрового підпису впроваджено у 6 центральних органах державної влади (Апарат Верховної Ради України, Міністерство транспорту та зв’язку України, Головне управління державної служби України, Державна митна служба України, Державна податкова адміністрація України, Державний комітет фінансового моніторингу України) [3].

Переваги системи електронного документообігу:

· Скорочення обсягів паперових витрат, що пов'язані з опрацюванням документів.

· Використання електронних копій документів під час роботи користувачів. Підтримка версій електронного документа.

· Використання шаблонів текстових атрибутів у системі.

· Колективна робота під час виконання і розробки документів.

· Наглядний і зручний контроль щодо виконання встановлених доручень.

· Необмежена кількість контролерів і виконавців одного завдання.

· Можливість неодноразового перенесення терміну виконання доручення.

· Багаторазова можливість звітування щодо виконання встановленого завдання. Причому, в якості звіту може виступати будь-яка дія або документ системи.

· Автоматичне зняття завдань з контролю під час реєстрації документів, що скасовують їх виконання.

· Підтримка завдань з циклічним періодом виконання.

· Встановлення зв'язків між документами в системі.

· Короткі анотації для електронних копій документів.

· Внутрішня поштова система.

· Використання маршрутних схем.

· Гнучкий, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.

· Відповідність інструкції з діловодства, що затверджена Кабінетом Міністрів України.

· Реєстрація і облік документів.

· Ведення журналів реєстрації та обліку.

· Ведення номенклатури справ [4].

Для переходу податкової адміністрації України на електронний документообіг необхідно забезпечити:

1)об’єднання систем електронного документообігу всіх органів державної влади;

2)наявність в усіх органах податкової системи надійних засобів електронного цифрового підпису;

3)затвердження технічних регламентів, необхідних для впровадження та функціонування систем електронного документообігу та електронного цифрового підпису;

4)проведення роз’яснювальної роботи з працівниками щодо переваг, які надає перехід на електронний документообіг;

5)обов’язкове навчання державних службовців використанню систем електронного документообігу;

6)розробку необхідного методичного забезпечення для роботи із системою електронного документообігу;

7) підвищення рівня комп'ютерної грамотності населення, передусім шляхом впровадження нових методів навчання із застосуванням сучасних інформаційно-комунікаційних технологій.

Запровадження електронного документообігу дозволяє підвищити ефективність функціонування усіх складових податкової системи: прискорити рух документів, забезпечити своєчасність їх розгляду, скоротити строки підготовки та прийняття управлінських рішень шляхом автоматизації процесів колективного створення та використання документів, підвищити якість рішень за рахунок надання виконавцю максимально повної бази документів, значно знизити витрати на розмноження, передачу і збереження копій паперових документів, а отже й підвищити ефективність роботи.

Впровадження сучасних інформаційно-комунікаційних технологій у діяльність податкової адміністрації України має велике значення для забезпечення їх ефективної роботи, а також є важливою складовою розбудови в Україні інформаційного суспільства.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 31 травня 2005 року N 2599-IV.

2. Законом України “Про електронний цифровий підпис” від 22 травня 2003 року № 852-IV.

3. Проект доповіді Кабінету Міністрів України Верховній Раді України про стан та перспективи розвитку інформатизації в Україні за 2008 рік.

4. Діденко А.Н. Сучасне діловодство. – 2-е вид. – К.: Либідь, 2000.

5. Охтень О., Кисельов М. Електронні документи і стандартизація // Право України. – 1998. – № 3. - 100с.