Гуменюк М.М., Ананасова А.Ю.

Автомобильно-дорожный институт ГВУЗ ДонНТУ, г. Горловка

 

ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ ОПТИМИЗАЦИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

 

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) – важный шаг на пути к эффективной работе предприятия, который обеспечивает множество преимуществ. Одним из таких преимуществ является снижение затрат, как материальных, так и затрат труда. Использование электронного документооборота значительно снижает трудозатраты делопроизводителей, так как исчезает необходимость вручную размножать документы, отслеживать их перемещение внутри предприятия. При его использовании производительность труда работников увеличивается на 20-25 %. Кроме того, снижаются материальные затраты на делопроизводство. Стоимость архивного хранения электронных документов на 80 % ниже стоимости хранения бумажных документов.

Другим преимуществом является исчезновение таких проблем, как утеря или длительный поиск необходимого документа. В целом, упрощается сама работа с документацией, повышается оперативность доступа к документам, обеспечивается слаженная работа всех подразделений предприятия.

Наличие такого большого количества преимуществ использования электронного документооборота обуславливает актуальность исследования СЭД в целом, а также оптимизации электронного документооборота на предприятии, в частности.

Изучением СЭД занимаются как отечественные, так и зарубежные ученные. Среди них А. Глинских, А. Сапожников, В. Андреев, М. Головко, А. Пахчанян. Однако вопросы, связанные с рассматриваемыми системами, все также остаются не изученными до конца. В связи с этим целью статьи является выявление основных особенностей СЭД для того или иного предприятия и формулировка соответствующих им основных направлений оптимизации электронного документооборота в бизнесе.

По различным оценкам в мире сейчас существует несколько сотен программных приложений, которые можно классифицировать, как СЭД. Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний, к наиболее известным из которых относятся ACS Software, Adobe, Datamax Technologies, Documentum, Н IBM, Microsoft и многие другие. Данные компании разрабатывают как универсальные СЭД, которые выполняют перечень наиболее часто требуемых функций и решают основную массу необходимых в делопроизводстве задач, так и СЭД, учитывающие специфику работы того или иного конкретного предприятия, заказывающего данную систему «под себя». Второй вариант, естественно, является более предпочтительным, так как в этом случае происходит концентрация внимания разработчика на наиболее важных для функционирования фирмы-заказчика нюансах и, вместе с тем, высвобождение от ненужных возможностей системы.

Однако, и в первом, и во втором случае используемые СЭД не являются идеальными. Их оптимизация, модификация для повышения эффективности использования является важным вопросом для разработчиков.

Оптимизация электронного документооборота на предприятии должна проходить по нескольким направлениям, среди которых повышение безопасности СЭД, обеспечение аппаратной и программной совместимости, легкость в использовании, Web-ориентированность.

Первое направление – безопасность документооборота. Вопрос безопасности СЭД является одним из самых серьезных на сегодняшний день. Выбранная предприятием система должна максимально ее обеспечивать. Электронный документооборот может подвергаться ряду опасностей.

Атака вирусами, червями и прочими вредоносными программами может привести к разрушению базы данных клиентов или партнеров, утери информации о заказах. На восстановление данных уходит много времени, в течение которого у пострадавшего предприятия нет возможности продолжать нормальное функционирование. А это не только ведет к упущению прибыли и увеличению материальных затрат, но и отрицательно сказывается на репутации предприятия.

Хакерские атаки стали в последнее время достаточно частым явлением. Незаконно добытая злоумышленниками информация может быть использована в различных целях: для снятия денежных средств со счетов предприятия, для разглашения коммерческой тайны, для передачи конкурирующим организациям за вознаграждение, для шантажа. Такие атаки являются более серьезными, чем вирусные, так как они направлены на конкретную цель, а не действуют спонтанно.

Промышленный шпионаж. Сегодня многие фирмы готовы пойти на многое, что бы получить необходимую информацию о конкуренте. Могут быть подкуплены сотрудники компании, которые за денежное вознаграждение добудут и передадут конкурентам любую необходимую информацию.

Поэтому становится очевидным, что для нормального функционирования СЭД должна быть устойчива к вирусным и хакерским атакам, в ней должна быть предусмотрена «иерархия работников» - в зависимости от занимаемой должности, работники имеют доступ к документации различного уровня важности, секретности.

Второе направление оптимизации электронного документооборота - обеспечение аппаратной и программной совместимости. Сегодня не все предприятия могут себе позволить приобрести новейшую, мощную компьютерную технику. Потому, следует обратить внимание на то, что выбранная СЭД не должна перегружать компьютеры, все функции и задачи должны выполняться в системе независимо от производительности и мощности ПК. Не следует забывать и о программной совместимости. Выбранная система должна поддерживаться максимальным числом операционных систем.

Следующее направление оптимизации электронного документооборота связано с тем, насколько легка и понятна в использовании система. Оптимальная система электронного документооборота должна обладать интуитивно понятным интерфейсом, она должна быть достаточно простой для обучения сотрудника работе с ней.

Рост популярности доступа в Интернет способствует развитию Web-ориентированных СЭД. Их использование позволяет решить такую важную проблему, как ограниченность ресурсов памяти. Предприятию не нужно приобретать дорогостоящие носители или, тем более, сервера. Все необходимую информацию можно хранить в сети. Кроме того, Интернет-ориентированность документооборота позволит не привязывать сотрудника к его ПК: находясь в командировке, он с любого компьютера, КПК или мобильного телефона, имеющего доступ в интернет, может просмотреть, получить или отправить необходимую документацию. Однако, в таком случае, вопросу безопасности СЭД необходимо уделить еще больше внимания.

Таким образом в работе были выявлены основные особенности СЭД и сформулированы основные направления оптимизации електронного документообората в би знесе, которые позволяют решать полблемы безопасности этих систем, проблемы аппаратной и программной совместимости, доступности систем для понимания всем сотрудникам предприятия, легкости в использовании, Web-интеграции СЭД. Только правильно выбранная система будет повышать эффективность функционирования предприятия, не ставя при этом под угрозу его прибыльность и репутацию.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1.   Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение. / В. Кузнецов,        Я. Кавторева. – Х.: «Фактор», 2006. – 240с.

2.   Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии: Краткий курс. /           В.Г. Петелин. - М.: «Ось-89», 2000. – 112с.

3.   Мировой рынок систем электронного документооборота. / А. Глинских. – 2011. - [Электронный ресурс]: Режим доступа: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.2002174.html#AEN176.