Кліменкова Т.В., Голдиш Н.М.

Криворізький економічний інститут ДВНЗ «Київський національний економічний університет ім. В. Гетьмана»

Організація бухгалтерського обліку в умовах комп’ютеризації та шляхи підвищення його ефективності

Невід’ємною складовою розвитку ринкових відносин в Україні є адекватне відображення господарської діяльності суб’єктів господарювання. В цих умовах у підприємств зростає необхідність активніше використовувати облік, щоб контролювати й удосконалювати свою роботу, адже він не тільки відбиває господарську діяльність, але й впливає на неї. Найважливішими завданнями керівника підприємства є розробка, прийняття та виконання рішень, спрямованих на досягнення фінансово-економічної стійкості та ефективності функціонування підприємства. Проте для вирішення управлінських задач, зазвичай, бракує аналітичних та оперативних даних бухгалтерського обліку, які характеризують реальні фінансові та виробничо-економічні процеси. В сучасних умовах зростає роль засобів автоматизації обліку, що дозволяють практично повністю вирішити проблему точності та оперативності інформації. Однак на сьогодні залишаються нерозв’язаними питання щодо визначення ефективності впровадження комп’ютерних систем бухгалтерського обліку, встановлення її складових, що впливають на економію ресурсів підприємства та вдосконалення обліку в умовах комп’ютеризації, що і обумовлює актуальність дослідження.

Бухгалтерський облік характеризується обробкою великого обсягу інформації, яка необхідна не лише для функціонування бухгалтерського апарату, але й для ефективного прийняття управлінських рішень. Тому оперативність надходження облікової інформації та її достовірність є одними з основних факторів ефективної діяльності підприємства.

Удосконалення бухгалтерського обліку має передбачати розв’язання, таких завдань, як поліпшення контролю та аналізу одержаних даних, забезпечення більш досконалих форм документів, збільшення оперативності одержаних даних тощо. Впровадження комп’ютеризації дозволяє ефективно вирішити ці завдання.

Сьогодні широко використовуються засоби обчислювальної техніки, та відбувається швидке оснащення організацій комп’ютерами, які дозволяють накопичувати дані як в облікових регістрах, так і на машинних носіях інформації (жорсткий диск, дискета). Сучасний рівень розвитку комп’ютерної техніки зробив можливою обробку первинних документів, облікових даних, ведення рахунків, формування звітності за допомогою комп’ютера. Отже, нова інформаційна технологія обробки облікових даних охоплює всі рівні обліку:

− збір та реєстрація первинної інформації;

− ведення облікових регістрів господарських операцій;

− організація обліку розрахунків підприємства, обліку витрат на виробництво і калькуляції собівартості продукції;

− розрахунок і друк звітних форм.

Необхідність використання інформаційних систем бухгалтерського обліку полягає, перш за все, у тому, що це дозволяє усунути основні недоліки ведення бухгалтерського обліку вручну: неуважність і, як наслідок, найпростіші арифметичні помилки, незнання особливостей ведення бухгалтерського обліку в Україні тощо. Звісно, комп’ютерна програма не може замінити досвідченого та професійного бухгалтера, але дозволяє заощадити його час і сили за рахунок автоматизації рутинних операцій, знайти арифметичні помилки в обліку і звітності, оцінити поточний фінансовий стан підприємства і перспективи його розвитку.

Основними вимогами до інформаційних бухгалтерських систем є якісне ведення обліку, надійність та зручність в експлуатації. Вони повинні:

− здійснювати безпомилкові арифметичні розрахунки;

− забезпечувати підготовку, заповнення, перевірку і роздрукування первинних і звітних документів довільної форми;

− безпомилково переносити дані з однієї друкованої форми в іншу;

− робити нагромадження підсумків та обчислення відсотків довільного ступеню складності;

− забезпечувати звернення до даних і звітів за минулі періоди (ведення архіву).

Для забезпечення цих можливостей інформаційна система повинна мати єдину базу даних про поточний стан бухгалтерського обліку на підприємстві й архівні матеріали.

Інформаційна система повинна бути надійною, що означає захищеність її від випадкових збоїв і, в деяких випадках, від навмисного псування даних. Тому важливо, щоб після збою можна було легко та в найкоротший термін відновити зруйновану базу даних і роботу системи. Сучасні інформаційні бухгалтерські системи відповідають цим вимогам.

Впровадження комп’ютерних інформаційних облікових систем, які ґрунтуються на сучасних інформаційних технологіях, дає можливість отримати численні переваги як управлінцям, так і бухгалтерам. Автоматизація обліку дозволяє бухгалтерам ефективно виконувати свої функції. Важливою перевагою нових інформаційних технологій є їх орієнтація на існуючі форми ведення бухгалтерського обліку, журнально-ордерну систему, що не передбачає внесення істотних змін у принципи бухгалтерського обліку. У той же час вдосконалюється техніка збору та обробки інформації. [1]

Треба зазначити, що комплексна автоматизація бухгалтерського обліку підвищує інформаційні можливості підприємства. Крім того, ведення бухгалтерського обліку за допомогою комп’ютерних систем надає підприємству можливість заощадити один з найважливіших ресурсів – час, який можна використовувати для ухвалення рішень, для більш поглибленого аналізу господарської діяльності підприємства, планування і прогнозування. До того ж, застосування сучасних персональних комп’ютерів дозволяє здійснити інтеграцію інформаційної бази даних обліку, що забезпечує взаємопов’язане відображення господарських операцій на рахунках синтетичного та аналітичного обліку.

Використання комп’ютерних технологій в бухгалтерському обліку значно підвищує продуктивність праці бухгалтерів. Але при організації бухгалтерського обліку на конкретному підприємстві постає питання про доцільність впровадження на ньому комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. Слід зазначити, що впровадження інформаційної системи бухгалтерського обліку є ефективним лише тоді, коли його наслідком є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, що знаходить відображення у наступних змінах:

− упорядкування бухгалтерського обліку;

− збільшення обсягу одержаної інформації;

− зниження кількості бухгалтерських помилок;

− підвищення оперативності та економічності бухгалтерського обліку.

Таким чином, впровадження автоматизованих інформаційних систем бухгалтерського обліку являє собою процес, в ході якого частина функцій бухгалтерії покладається на комп’ютер і, як наслідок, підвищується ефективність та поліпшується якість ведення бухгалтерського обліку на підприємстві. Однак, прийняття рішення про необхідність автоматизації ведення обліку має здійснюватися після безпосередньої оцінки доцільності впровадження інформаційних систем обліку, а також очікуваних майбутніх вигод від їх застосування. Отже, застосування інформаційних систем бухгалтерського обліку на підприємстві в умовах ринкової економіки України є однією з найважливіших засад його ефективного функціонування.

Література:

1. Інформаційні системи бухгалтерського обліку: [підруч. для студ. вищ. навч. закл. спец. 7.050106 «Облік і аудит»]. / Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, Т.В. Давидюк, Т.В. Шахрайчук. – Житомир: ПП «Рута», 2002. – 544 с.

2. Івахненков С.В. Сучасні інформаційні технології управління підприємством та бухгалтерія: проблеми і виклики // Бух. облік і аудит. – 2006. – № 4. – с. 52-58.