Коновал А.В.

Научный руководитель: Федорец М. С

Донецкий национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Особенности организации учета выданных авансов на служебные командировки

Учет расчетов с подотчетными лицами в связи со служебными командировками имеет место на большинстве предприятий Украины. Этот участок учетных работ связан с операциями с денежными средствами и поэтому имеет важное значение при организации учетного процесса на предприятии.

Согласно Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденной Министерством финансов Украины от 13.03.98г. служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. Командированному работнику перед отъездом в командировку необходимо выдать денежный аванс. Аванс может выдаваться как в наличной, так и в безналичной форме.

Для командировки по Украине аванс должен быть достаточным для обеспечения работника суточными, проезда, местом проживания и питания. Если же отправляют работника в командировку за рубеж, то кроме этих расходов аванс выдают на оформление загранпаспорта, разрешение на въезд, получение визы, обязательное страхование, оплату телефонных разговоров, бронирование места в гостинице (но не более 50% его стоимости за сутки), оплату бытовых услуг и другие расходы. Невыдача аванса на командировку является нарушением законодательства о труде.

Для отправления работника в загранкомандировку необходимо оформить следующие документы: приказ руководителя предприятия, в котором необходимо указать пункт назначения, название предприятия, куда отправляется сотрудник, срок командировки и ее цель, фамилию и должность отправляемого в командировку сотрудника; командировочное удостоверение и сделать в нем отметку о дате выезда. Также необходимо сделать запись в Журнале регистрации командировочных удостоверений.

Командировка за границу осуществляется по распоряжению (приказу) руководителя предприятия после утверждения задания, в котором определяется цель поездки, срок, условия пребывания за границей смета затрат. Срок командировки определяется руководителем предприятия, но он не может быть более 60 календарных дней.

Бывает, что средства, полученные как аванс заканчиваются раньше самой командировки. Работник может потратить свои собственные деньги. Но если у него нет с собой достаточной суммы, деньги можно передать двумя путями.

Во-первых, с помощью почтового или электронного перевода. Сумму перевода рекомендуется оформлять как аванс по зарплате, а не как аванс за командировку. После возвращения работник получит меньше зарплаты, т.к. получил аванс, но у него будет перерасход подотчетных средств, который предприятие обязано возместить.

Во-вторых, деньги можно в любой момент начислить на банковскую платежную карточку, выданную командированному лицу. Положение о банковской платежной карточке предусматривает «корпоративные карточки»- платежные карточки, эмитированные на имя предприятия, которыми вправе распоряжаться его сотрудники.

По возвращению из командировки, сотрудник должен предоставить в бухгалтерию Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, прилагая все подтверждающие документы в оригинале (чеки, билеты), в течении трех банковских дней. Если командированный был в командировке с платежной карточкой, то срок оформления отчета такой же. Если в командировке необходимо было закупить какие-либо товары, то отчитаться необходимо уже на следующий рабочий день после возвращения.

На работника, который находится в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он откомандирован. Вместо дней отдыха, не использованных за время командировки, другие дня отдыха после возвращения из командировки не предоставляются. Если работник специально отправлен для работы в выходные или праздничные и нерабочие дни, то компенсация за работу в эти дни выплачивается в двойном размере, либо ему предоставляется дополнительные дни отдыха. Если работник отправляется или возвращается из командировки в выходной день, то после возвращения ему предоставляется другой день отдыха.

За командированным работником сохраняется должность и средний заработок за время командировки на все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Согласно Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины от 13.01.04г. №5 к фонду основной заработной платы относится оплата труда за время пребывания в командировке. При этом не относятся командировочные расходы: суточные, стоимость проезда, расходы на наем жилого помещения. Если же работник задержался в командировке без уважительных причин, то зарплата за это дня не выплачивается.

В случае временной потери трудоспособности работника во время командировки ему, согласно Инструкции №59, на общих основаниях возмещаются командировочные в течении всего времени, до тех пор пока он не сможет по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенных на него служебных поручений или вернуться к месту постоянной работы. При этом следует учитывать, что общий срок загранкомандировки с учетом периода болезни работника не может превышать 60 календарных дней. При этом временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного проживания должны быть заверены в установленном порядке, т.е. листком нетрудоспособности.