Економічні науки/Бухгалтерський облік та аудит

Григор’єва В.В., к.е.н. Войтюшенко Н.М.

Донецький національний університет економіки і торгівлі імені Михайла Туган-Барановського

ЗАСТОСУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ

У сучасних умовах господарювання, коли необхідно приймати управлінські рішення в умовах невизначеності та ризику, керівництво має постійно здійснювати контроль за різними аспектами фінансово-господарської діяльності. Останню відображено у великій кількості документів, які містять різноманітну інформацію.

Поява комп’ютерної техніки дозволяє створити подібні системи. На сучасних підприємствах практично вся робота з інформацією автоматизована. Існують спеціальні програми, які дозволяють вести за допомогою комп’ютерної техніки бухгалтерський облік, документообіг, проводити маркетингові дослідження, робити прогнозні розрахунки і стратегічне планування тощо.

Аналіз останніх наукових досліджень і публікацій. Питання, пов’язані з організацією та впровадженням інформаційних систем у бухгалтерському обліку, висвітлено у роботах В.Д. Шквіра, А.Г. Загороднього, О.С. Височана, С.В. Івахненкова. Теоретичні засади функціонування інформаційних систем та їх подальшого розвитку розглянуто В.Н.Амітаном, А.М. Березою, Р.М. Лепою, Я.Г. Берсуцьким, Ю.Г. Лисенком.

Аналіз літературних джерел показав, що деякі питанняметодологічного і практичного характеру щодо створення інформаційних систем в обліку, що забезпечують прийняття ефективних управлінських рішень, залишаються нерозв’язаними.

Тому метою даної статті є висвітлення теоретичних питань, пов’язаних з організацією і використанням інформаційних систем у бухгалтерському обліку.

Серед першочергових завдань керівництва підприємства – підвищення ефективності роботи персоналу, створення оптимальної структури управління, мета –зайняти лідируюче положення на ринку. Усе це обумовлює використання інформаційних систем у бухгалтерському обліку, які за останні роки розвиваються швидкими темпами. Вони підвищують оперативність обробки даних, достовірність, якість інформації, що надає можливість приймати об’єктивні та ефективні фінансові та управлінські рішення.

Наприклад, інформаційна система розуміється як така, що на підставі інформації про стан об’єкта виробляє і приймає рішення з управління . Є визначення інформаційної системи управління як системи збору, зберігання, обробки, перетворень, передач і оновлень інформації за допомогою сучасної комп’ютерної та іншої техніки для постійного використання інформації в процесі управління.

Інформаційна система є системою інформаційного обслуговування працівників управлінських відділів. Вона здійснює виконання технічних і технологічних функцій зберігання, обробки, накопичення і передачі інформації. Остання групується, відкладається, формується і функціонує в порядку, визначеному методами і структурою управлінської діяльності, з урахуванням особливостей технології, прийнятої на конкретному економічному об’єкті, реалізує цілі і завдання, що стоять перед ним.

Усі види інформації, необхідні для управління, складають інформаційну систему. Вона є організаційно оформленою системою потоків, документів, каналів зв’язку і технічних засобів, яка забезпечує взаємозв’язок елементів системи управління з метою ефективного її функціонування.

Інформаційна система включає такі елементи:

- інформаційні ресурси – масиви даних, архіви, методики, інструкції, машинні програми і документи;

- матеріальні ресурси – носії інформації, технічні засоби збору, передачі, обробки і надання інформації;

- канали циркуляції інформації – контингент робітників, засоби зв’язку,

зберігання.

У літературі інформаційна система подається як система роботи з інформацією. Тому при такому підході необхідно досліджувати природу інформації, її суть і місце в системі управління. Ці питання слід розглядати, виходячи зі змісту і логічного зв’язку показників матеріального виробництва і його соціально-економічної надбудови.

Інформаційна система може бути визначеною, з технічного погляду, як набір взаємозв’язаних компонентів, які збирають, обробляють і розподіляють інформацію, щоб підтримати прийняття рішень з управління підприємством.

Деякі науковці розглядають інформаційну систему як взаємозв’язану сукупність засобів, методів і персоналу, що використовується для зберігання, обробки і видачі інформації для досягнення поставленої мети.

Сутність пов’язана з такими ключовими поняттями, як інформація, управлінські рішення та інформаційні технології (підсистема обробки інформації, її входу і виходу, функціонування внутрішніх і зовнішніх каналів).

Як вважають автори статті, інформаційну системуможна визначити як систему, засновану на функціонуванні інформаційних потоків, які надають відомості про стан об’єкта в процесі управління з використанням інформаційних технологій.

Ефективність функціонування підприємства багато в чому залежить від уміння керівників різного рівня ретельно готувати й обґрунтовувати прийняття рішень. Умови ринкової економіки ставлять серйозні вимоги до якості, своєчасності, повноти, вірогідності, глибини аналізу виробничих показників. Часто керівники і працівники управлінських структур не мають чіткого уявлення про майбутні ситуації, через що покладаються на інформацію про минулі моменти, які оцінюються ними із затримкою в часі. Звичайно системи обліку і звітності орієнтовані на видачу інформації про те, що відбувалося колись, а не про те, що тільки буде відбуватися.

Стратегія розвитку підприємства не може бути здійсненною на високому рівні без необхідної інформації про організацію в цілому, про перешкоди на шляху її функціонування і розвитку і т.п., тобто про найістотніші моменти, які впливають на поведінку підприємства і управління ним. Зміна методів управління економікою спричинила необхідність прискореного розвитку системи. Керівники багатьох організацій у даний час дійшли висновку, що без отримання належної і якісної інформації немає умов для плідної господарської діяльності, без неї неможливо приймати достатньо ефективні управлінські рішення. Тому використання інформаційних систем у бухгалтерському обліку на підприємствах різних форм власності є одним з головних завдань.

Інформаційна система повинна бути спрямованоюна те, щоб своєчасно надавати органам управління необхідну і достатню інформацію для прийняття рішень, якість яких забезпечує високоефективну діяльність об’єкта управління і його підрозділів. Інформаційна система повинна виконувати такі завдання:

- виявлення джерел інформації;

- збір, реєстрація, обробка і видача інформації, яка характеризує стан виробництва та управління;

- розподіл інформації між керівниками, підрозділами і виконавцями за

критерієм корисності.

Важливою особливістю Інформаційної системи є цілісність управлінської інформації, яка визначає єдине інформаційне забезпечення системи управління.

Прийняття управлінських рішень у процесі господарської діяльності ґрунтується на результативній інформації, яка є продовженням інформаційного процесу на вищому рівні.

Слід зазначити, що на різних рівнях управління дискретність отримання інформації про керований процес різна. Відповідно і необхідність у коректуванні цього процесу з боку органу управління підприємства згідно з метою виникатиме з частотою отримання інформації.

У самій природі інформації закладено структурний, упорядковуючий початок, тому і процеси управління, маючи інформаційний характер, несуть в собі організуючий імпульс.

Комп’ютеризовану систему бухгалтерського обліку (КСБО) можна створювати як:

- систему автоматизації розв’язання окремих завдань бухгалтерського обліку;

- систему комплексної автоматизації бухгалтерського обліку;

- складову частину інтегрованої систем автоматизації управління підприємством.

Кожний об’єкт економічної діяльності відповідно до своїх можливостей обирає варіант створення КСБО. Для розв’язання питання про її створення необхідно досліджувати структуру управління на місці, конкретні технічні та технологічні особливості, потоки інформації. Як правило, будь-яке підприємство є складним комплексом, який створено з декількох об’єктів, що мають власні керовані процеси і управляючі частини.

Комп’ютерні системи бухгалтерського обліку мають задовольнити всі вимоги облікової політики підприємства та відповідати стандартам міжнародного бухгалтерського обліку. Нині існує велика кількість різних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку, при цьому у більшості вони мають модульну архітектуру, яка дозволяє автономно використовувати окремі функціональні блоки.

Таким чином, у процесі функціонування КСБО повинна задовольняти таким вимогам:

- якість і повнота інформації для реалізації функцій управління;

- своєчасність надання інформації;

- безпека інформації завдяки захисту від несанкціонованого доступу;

- зручність користувацького інтерфейсу;

- можливість використання на різних програмно-апаратних платформах;

- орієнтація на певні рівні управління;

- економічність обробки інформації;

- адаптивність до інформаційних потреб, що змінюються.

Мета використання КСБО – підвищення достовірності й оперативності обробки інформації для підготовки та прийняття своєчасних, обґрунтованих рішень в управлінні фінансовою діяльністю підприємств.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ:

1. Василенко В.А. Теорія і практика розробки управлінських рішень. – К.: ЦУЛ, 2003 – 420с.

2. Економічна енциклопедія: У 2т. – К.: Академія, 2000. – Т.1 – 864с.

3. Информационные системы в экономике /Дик В.В., Бебенева Е.В., Божко В.Р. и др. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272с.