*119839*

Экономические науки /15. Государственное

регулирование экономики

Колесник Владимир Владимирович

Магистр, Московский городской

университет управления

Правительства Москвы

Электронный документооборот в рамках 94 ФЗ

Как правило, конец ноября – начало декабря – это пиковый момент размещения государственного заказа, в этот период количество процедур достигает наивысшего показателя. Например, совсем недавно на электронной торговой площадке прошло одновременно 7 000 аукционных процедур. Сейчас многие говорят о реформировании государственного заказа и о возврате к бумажной документации, но давайте на секунду попытаемся представить, что такое провести 7 000 торгов одновременно. Если в среднем в одной процедуре участвуют 5-6 поставщиков, то получается, что в один день в некоторое место придет 35 тыс. конвертов с заявками. При этом в этот день придется собрать 7 000 комиссий. Такая организационная работа неудобна и непродуктивна, а поставленная задача будет просто неразрешима. Электронные площадки имеют возможность проведения и организации большого количества торгов используя минимальное количество затрачиваемых ресурсов. На мой взгляд, это показательный итог того, что электронный подход вывел процедуру размещения госзаказа на качественно другой уровень.

В соответствии с положениями главой 2 Федерального закона от 21 июля 2005 г. № 94-ФЗ" О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд" при размещении заказа путем проведения конкурса, участникам размещения заказа не запрещается подавать заявки на участие в открытом конкурсе в электронном виде. Но как показывает практика, участники предоставляют заявки в основном в виде бумажной документации, что осложняет процедуру рассмотрения заявок. Этап рассмотрения заявок конкурсной комиссией затруднен из-за неудобства просмотра и оценки документации, так как в основном она содержит более 200 листов формата А4 и просматривать в одно время её может только один член такой комиссии, а участников заказа как правило бывает около 5-6. Для отправки заявок к экспертам, оценщикам, если таковые нужны, возникают проблемы с транспортировкой. В связи с этим распространены случаи не целевого использования людских средств (рабочей силы).

В Москве, по данным на 2011 год, количество заказчиков составляет около 6 568 тыс., а поставщиков (исполнителей, подрядчиков) участвующих около 114 423 тыс. Государственными заказчиками за 2011 год в виде запроса котировок проведено 26 327 процедур, а в виде открытого конкурса 8 432 процедуры. В 99 % случаях в процессе проведения процедуры используется бумажная документация, а участники размещения заказа подают заявки в бумажном виде. Всё это приводит а) к потере времени на подготовку такой документации и траты людских ресурсов, а также денежных средств со стороны участников б) к потере времени и траты бюджетных средств, да и людских ресурсов со стороны заказчиков. Одна оценка заявок на участие в конкурсе и запросе котировок требует от членов комиссий, а их как мы знаем должно быть не менее пяти, огромного количества времени и средств. Это и расходы на бумагу, расход картриджей для печати, затрачиваемое время сотрудников для созданий копий и подготовки документов, проблема с их утилизацией и т.д. Уничтожить документы можно самостоятельно – сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации. Всё это опять же требует много затрат и времени.

В соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ" О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", вся документация должна храниться 3 года, что опять же создаёт проблемы содержания, а в дальнейшем и её поиска.

Объём одной конкурсной заявки примерно 0,24 м³, ссылаясь на данные 2011 года, общая площадь всех заявок занимает 2 024 м³, и каждый год эти данные увеличиваются. В связи с этим возникает проблема хранения документации в офисных помещениях заказчиков.

Давайте посчитаем, сколько квадратных метров площади необходимо тратить городу на хранение этих заявок.

Участников размещения городского заказа за 2011 год было около 6 072. Каждый подал одну заявку, которая имеет объем 0,24 м2. Умножаем и получаем 1 457,28 м2. Представляете себе здание, которое необходимо городу выделить на эти нужды?... Это за один год, а хранить заявки необходимо 3 года. Умножаем на 3 и получаем 4 371,84 м2. Это уже многоэтажное здание.

Давайте посчитаем стоимость хранения. Стоимость одного квадратного метра вновь построенного такого помещения городу обойдется не менее 50 000 рублей, а общая стоимость не менее 218 592 000 рублей.!!! Вот это да!!! Вот это экономия.

Давайте посчитаем, сколько денег тратит участник на подготовку заявок.

Время на распечатку 200 листов, их прошивку, проверку, нумерацию займет не менее одного человека часа. Это около 42 000 человеко часов. Стоимость одного часа в среднем по городу составит не менее 150 рублей. В итоге мы имеем 6 300 000 рублей. Неплохие затраты!!! А надо еще заявку подать, присутствовать на вскрытии и т.д. Сколько же времени мы тратим на это все?!!!

Использование электронных форм коммуникаций в сфере государственного заказа, особенно в части конкурсов, может значительно ускорить, упростить, снизить расходы органов государственной власти на выполнение этих функций. Это касается всех услуг.

При этом в зависимости от государственной услуги и уровня развития обеспечивающих ее предоставление ведомственных информационных систем электронные формы коммуникаций могут использоваться на одном или на всех этапах получения государственной услуги.

Получение государственных услуг с использованием электронных коммуникаций предполагает полную автоматизацию всех связанных с их предоставлением административно-управленческих процедур.

Наибольший эффект от предоставления государственных услуг в электронном виде возможно получить за счет интеграции поддерживающих соответствующие процессы ведомственных информационных систем и автоматизации процедур информационного обмена между ними в случае, если их оказание требует обращения в различные органы государственной власти или межведомственного взаимодействия.

Ряд федеральных органов исполнительной власти полностью перешел на электронный документооборот. В частности, органы ФНС принимают налоговые декларации только в электронной форме. Согласно ст. 80 НК РФ налоговая декларация представляет собой письменное заявление или заявление, составленное в электронной форме и переданное по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, налогоплательщика об объектах налогообложения, о полученных доходах или произведенных расходах, об источниках доходов, о налоговой базе, налоговых льготах, об исчисленной сумме налога и/или о других данных, служащих основанием для исчисления и уплаты налога. Порядок направления требований о представлении документов и порядок представления документов по требованию налогового органа в электронной форме по специальным телекоммуникационным каналам связи в настоящее время регулируется приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ "Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядка представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи". В соответствии со ст. 93 НК РФ, если затребованные у организации-налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным форматам, такие документы могут быть отправлены в налоговый орган по защищенным каналам связи также в электронной форме.

Несмотря на положительные тенденции заполнения пробелов в правовом регулировании электронного документооборота, остаются неразрешенными следующие вопросы: если контракт заключается в электронном виде, значит, электронным является оригинал, а любая распечатка контракта на бумаге превращает его в копию? Каким образом зарегистрировать электронный контракт в казначействе? Как должна быть заверена копия, сделанная с электронного оригинала?

Электронная подпись была создана для того, чтобы сделать возможным обмен юридически значимыми электронными документами и совершение интерактивных сделок. Механизм действия, при помощи которого цифровая подпись обеспечивает юридическую значимость электронного документа, относительно прост и очень эффективен. По сути, электронная подпись представляет собой определенную последовательность символов, полученную за счет преобразования исходного документа специальным программным обеспечением.

При пересылке документа происходит добавление цифровой подписи к исходному документу, в результате чего авторство и неизменность информации, содержащейся в документе, получают свое подтверждение. При внесении любых изменений в исходный документ электронная подпись сразу становится недействительной.

Таким образом, получение ЭЦП (электронной цифровой подписи) позволяет быть уверенным в авторстве и содержании документов, которыми Вы обмениваетесь через интернет и прочие каналы связи. Подделать электронную подпись невозможно. Благодаря надежности ЭЦП сегодня согласно действующему законодательству РФ документ, подписанный цифровой подписью, и документ, который подписан собственноручно, признаются равнозначными, если необходимость бумажного варианта документации не предусмотрена в нормативных актах.

Одна из важных технологий, которая была введена в процессе работы электронных торговых площадок - возможность заключения и хранения контрактов в электронном виде. Система размещения заказа двигается в направлении электронного документооборота, то есть дает возможность при размещении госзаказа полностью применять безбумажные технологии. Вся цепочка процедуры происходит в электронном виде, и, на мой взгляд, это большое продвижение вперед именно с точки зрения технологий.

Вывод напрашивается сам по себе. У города есть все возможности при минимальных затратах получить максимальный эффект от перевода подачи заявок на конкурс в электронном виде. Это простое решение Департамента. Думаю это будет очень правильное и полезное решение.