*119835*
Современные
информационные технологии/3.Программное обеспечение
Тумаланова М. Р., магистр техники и технологий Отинова И.
В.
Северо-Казахстанский государственный университет им.
М.Козыбаева, Казахстан
К вопросу о разработке информационной системы управления заявками
на предприятии.
За последнее время значительно возрос объём и
оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической,
финансовой, политической. И процесс накопления, обработки и использования
знаний постоянно ускоряется. В связи с этим возникает необходимость
использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить,
обрабатывать и распределять накопленные данные [1].
Исходя из современных требований, предъявляемых
к качеству работы предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его
всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе
компьютерных систем автоматизированного учета.
Компьютерный учет имеет свои особенности и
радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая
время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для
анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею [2]. Отчеты
о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без
него, никакой особой математики в компьютере не содержится. Но на расчеты уйдет
столько времени, что они уже ни на что не будут нужны или ими придется занять
такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем
будет получено прибыли в результате их расчетов. Таким образом, при применении
компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов
делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли [3].
Программное обеспечение для работы с базами
данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К
сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и
не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны,
что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до
тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.
Основное преимущество автоматизации – это
сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой
памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий
и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных
местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности
информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество
внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д.,
повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные
документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации,
который производится из специальных экранных форм, в которых указываются
параметры поиска объекта.
Было исследовано предприятие ТОО «Информационно-технический центр
Интегро».
На данный момент в компании работает
более 50 сотрудников. Сотрудники компании имеют стаж работы в информационном
бизнесе не менее 2х лет. С декабря 2010 года по сей день сотрудниками компании
создано более 100 сайтов, сопровождается более 500.
Основными
направлениями деятельности ТОО
«Информационно-технический центр Интегро» являются:
–
поставка компьютерной, оргтехники;
–
комплексное администрирование
информационной инфраструктуры;
–
создание и сопровождение сайтов.
Основой задачей данной проектируемой системы
является учет заявок, подготовки стандартных документов для внешней среды
(счетов). Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной
базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.
Данная информационная система будет реализована
в подразделении продаж для менеджера по заказам, занимающегося приемом заказов,
а также выпиской документов.
Информационная система позволит избавить
менеджера от рутинной повседневной работы по выписке расходных документов. Так
как раньше документы выписывались вручную, в которых указывались повторяющиеся
реквизиты, а также большой перечень номенклатуры – это занимало много времени.
Автоматизация позволит значительно сократить время.
За счет сокращения времени на выполнение долгих
рутинных работ, можно повысить трудоемкость менеджера.
Создание собственной автоматизированной системы
позволит учесть все особенности – разрабатывается только то, что нужно, и как
нужно для данного предприятия и других предприятий, работающих в этой сфере.
Исходя из этого наиболее удобной информационной
системой управления базами данных является Microsoft Access. Эта система имеет
ряд преимуществ, среди которых отсутствие необходимости программирования для
создания и эксплуатации баз, а так же интегрированность этой программы с Excel
и Word, т.е. возможность импортировать и экспортировать данные между этими
приложениями [4].
1.
Хомоненко А.Д.,
Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших
учебных заведений. – СПб.: КОРОНА, 2003. – 672 с.
2.
Симонович С.В.,
Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учебное
пособие. – М.:АСТ-ПРЕСС, 1999. – 480 с.
3. Шафрин Ю.А. Информационные
технологии. – М., 1998
4. Робинсон С. Access 2000 (учебный курс), С-Петербург
«Питер», 2000 г.