Шпак Г. , Моргунова Т. І.
Херсонський національний
технічний університет
Удосконалення переходу
від паперового до електронного подання звітності до Пенсійного фонду
України
В статті розглянуто сутність та
значення пенсійних звітів в структурі загальної звітності підприємства та
переваги і недоліки електронного подання звітів до Пенсійного фонду України в
процесі переходу до європейських стандартів бухгалтерського обліку
Ключові поняття : персоніфікований облік
I. Вступ.
Організація подання
звітності внутрішнім і зовнішнім користувачам передбачає визначення порядку
технічної підготовки ланок звітності, термінів подання звітності адресату,
подання способу відправки звітності, складання табеля-календаря звітності;
перевірку звітності на предмет узгодженості форм, підпис і затвердження
звітності.
Бланки бухгалтерської
звітності надходять на підприємство в порядку централізованого забезпечення,
виготовляються установами за допомогою засобів комп’ютерної та іншої
організаційної техніки, в результаті купівлі в мережі спеціальних магазинів.
Спосіб заповнення бланків залежить безпосередньо від джерела надходження.
Зокрема, бланки, виготовлені ПК в системі АРМ бухгалтера, на виході із
зазначеної системи обробки інформації набувають кінцевого вигляду носія
облікової інформації. Бланки звітних
форм, отримані шляхом закупівлі, ксерокопіювання, заповнюються вручну чи за
допомогою друкарської машинки.
Сьогодні без бухгалтерського обліку практично жоден
платник не може здійснювати господарську діяльність.
А ведення фінансово-господарського обліку без використання комп’ютера та
спеціалізованого програмного забезпечення – просто нереально.
Це питання має активний
характер та знайшло відображення у працях, статтях таких видатних вчених як Н.Білухи, Ф. Бутинця , Б.Валуєва, Я.Гончарук, В.Жили, В. Кужельного,
Л.Кулаковської, Л.Нападовської , Є.Петрик, Т.Садикова, Б.Усача. Про цю
проблему пишуть скрізь, тому я спробую
підбити підсумок цього питання.
Проте ще багато платників працюють за такою схемою:
За допомогою програмного забезпечення, яке
використовується для ведення бухгалтерського обліку,
формується звіт до різних фондів за лічені хвилини. Заповнюються бланки форм звітності (автоматично або вручну).
Подається звіт особисто в паперовому вигляді до відповідного органу.
Працівники відповідного органу вводять отриманий від платника звіт до власної
електронної бази даних.
Фактично сформований звіт в електронному вигляді двічі
проходить процес перетворення: з електронного – в паперовий, а потім – знову в
електронний. На все це витрачається багато зайвого часу як платника, так і
працівників відповідних фондів.
Як і будь-яка фінансова
звітність, звітність про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування є
однією з найважливіших сторін діяльності підприємства. За несвоєчасне подання
звітів до органів ПФУ на керівника та головного бухгалтера покладаються
адміністративні штрафи в розмірі 10 неоподатковуваних мінімумів доходів
громадян ( 10*17 = 170,00 грн.) .
Звітність до ПФУ є основою для обліку розміру внесків, зайнятості
працівників, контролю за надходженням коштів
до цільового фонду та інше. Крім того, до підприємство зобов’язане
подавати індивідуальні (персоніфіковані) дані на кожного працівника з детальним
розмежуванням доходів ( заробітна
плата, відпускні, лікарняний, соціальні виплати тощо), що сприяє нарахуванню
майбутньої пенсії.
Персоніфікований облік у
системі загальнообов'язкового
державного пенсійного страхування (далі
- персоніфікований облік) - організація та ведення обліку відомостей про
застраховану особу, що використовуються
в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування в порядку.
До 2010р. персоніфікацію
подавали один раз на рік. 01 січня 2010р. вступило в дію Постанова №26-1, в
якій змінено форму та порядок подачі звітності до ПФУ.
Головним нововведення є
те, що починаючи зі звіту за січень 2010р.в Пенсійний фонд необхідно подавати
єдину щомісячні звітність. Раніше в ПФУ подавались два види звітів :
1)
щомісячний звіт по страховим внескам , що підлягають сплаті в ПФУ
2)
та річний звіт в систему персоніфікованого обліку,
то тепер ці два звіти об’єднано в
один єдиний звіт « Звіт про суми нарахованої заробітної плати (грошового
забезпечення, доходу) застрахованих осіб та сумах нарахованих внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування в органи Пенсійного фонду
України » (далі - Звіт).
Спосіб подання Звіту :
·
в електронному вигляді з використанням електронного
цифрового підпису (ЕЦП)через Центр обробки електронних звітів згідно. При цьому
паперовий носій не надається;
·
на паперових носіях, завірених підписами керівника
та головного бухгалтера та скріплених печаткою підприємства разом з електронною
формою на електронних носіях інформації (дискета, флеш-карта, диск).
Електронний варіант завірювати не потрібно.
·
на паперових носіях, завірених підписами керівника
та головного бухгалтера та скріплених печаткою підприємства без електронної
форми карта, диск), якщо кількість застрахованих осіб не більше 10 осіб.
Подання звітності поштою не передбачено.
На паперових носіях Звіт
формується в двох примірниках. Один примірник звіту з поміткою органу ПФУ
зберігається у страховика. Електронну форму Звіту страховики формую з
використанням спеціального програмного забезпечення.
Базовим звітним періодом
є календарний місяць. Страховики формують та подають Звіт не пізніше, ніж через
20 календарних днів після закінчення базового звітного періоду.
Структуру місячного Звіту
про суми нарахованої заробітної плати (грошового забезпечення, доходу)
застрахованих осіб та сумах нарахованих внесків на загальнообов’язкове державне
пенсійне страхування в органи Пенсійного фонду України відображено в таблиці 1.
Таблиця 1. Структура місячного Звіту
|
№ п/п |
Найменування |
|
Таблиця 1 |
Нарахування внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування |
|
Таблиця 2 |
Нарахування внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за деякі категорії
застрахованих осіб |
|
Таблиця 3 |
Нарахування внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування за осіб, які проходять
строкову військову службу |
|
Таблиця 4 |
Нарахування внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування на суми грошового
забезпечення |
|
Таблиця 5 |
Трудові відносини застрахованих
осіб |
|
Таблиця 6 |
Відомості про нарахування
заробітку (доходу) застрахованим особам |
|
Таблиця 7 |
Суми, нараховані за дні
тимчасової непрацездатності , щорічні та додаткові відпустки та суми,
нараховані у минулих періодах |
|
Таблиця 8 |
Наявність підстав для обліку
стажу за окремими категоріями осіб відповідно до законодавства |
|
Таблиця 9 |
Нарахування сум грошового
забезпечення батькам – вихователям дитячих будинків сімейного типу ,
прийомним батькам, якщо вони не працюють |
|
Таблиця 10 |
Відомості про осіб, які
проходять строкову та альтернативну
військову службу |
II.
Мета дослідження. Розкрити процедуру подання
електронної звітності до Пенсійного фонду України, переваги та недоліки
автоматичного звітування.
III. Результати дослідження.
З 2007 року Пенсійним
фондом України активно втілюється в життя дуже важлива робота по впровадженню
нової форми взаємовідносин між страхувальником та Пенсійним фондом України –
подання звітності в електронному вигляді з використанням електронно-цифрового
підпису (ЕЦП).
З 1 січня 2010 страхувальники, у яких кількість
застрахованих осіб більше десяти, обов’язково повинні подавати звіт і в
паперовому, і в електронному вигляді. Подання звіту з використанням ЕЦП дає
право страхувальнику не подавати додатково його в паперовому вигляді.
Ця нова форма взаємовідносин дозволяє значно
зекономити робочий час як страхувальників, так і працівників Пенсійного фонду.
Скорочення часу на підготовку звітів страхувальником та їх обробку
спеціалістами Пенсійного фонду особливо важливе у зв’язку із запровадженням
накопичувальної системи загальнообов’язкового державного пенсійного страхування.
Основою накопичувальної системи є своєчасне надходження персоніфікованої
інформації про перераховані кошти. Тобто йдеться про щомісячну звітність у
системі персоніфікованого обліку, яку запровадили з 1 січня 2010 року.
На сьогодні створені всі умови, які необхідні для
подання страхувальником звітності в електронному вигляді з використанням
електронно-цифрового підпису:
·
за допомогою
спеціалізованого програмного забезпечення, яке надається Пенсійним фондом
України безкоштовно;
·
за допомогою платного
спеціалізованого програмного забезпечення – Програмний комплекс «БЕСТ ЗВІТ
ПЛЮС»;
·
за допомогою посередника
через Веб-Портал Оператора електронної звітності “ZvitOperator”, використовуючи
ключі ЕЦП АЦСК Державної служби зайнятості України (http://www.zvitoperator.com.ua).
Електронні звіти створюються та подаються
страхувальниками у строки та за формою, встановленими Пенсійним фондом України
для відповідних звітів у паперовій формі.
Щоб здавати звіти в електронній формі страхувальнику
необхідно зробити три кроки:
|
1. |
Страхувальник, який виявив бажання надавати звіти в
електронній формі, листом довільної форми інформує про це управління
Пенсійного фонду України в районі, місті або районі у місті, де він
зареєстрований як платник страхових внесків. Для забезпечення коректності
формування та обліку електронного звіту страхувальник мусить перевірити свої
реєстраційні дані, а саме назву, код ЄДРПОУ та код реєстрації в Пенсійному
фонді України. |
|
2. |
Страхувальник купує мінімум 3 електронні цифрові
ключі (для підпису посадових осіб – директора, головного бухгалтера, а також
цифрова печатка підприємства) у одному з центрів сертифікації ключів. |
|
3. |
Укладає договір обслуговування у системі подання
електронних звітів з Інформаційним центром персоніфікованого обліку
Пенсійного фонду України. |
При укладанні договору страхувальник надає центру
обробки електронних звітів завірені власною печаткою копію листа про
інформування управління Пенсійного фонду України та копію розпорядчого
документа щодо визначення посадових осіб, яким надане право накладання
електронного цифрового підпису на електронний звіт.
Центр обробки електронних звітів укладає із
страхувальником договір про обслуговування у системі подання електронних
звітів. Цей договір визначає права і обов'язки сторін, порядок вирішення
спорів, а також встановлює особливості інформаційного обміну під час подання
електронних звітів. Таким чином всі учасники електронного документообігу
проінформовані.
Усі електронні звіти з
обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом
страхувальника (його посадових осіб), накладеним за допомогою надійних засобів
електронного цифрового підпису, створені та подані відповідно до Порядоку
подання звітів до Пенсійного фонду України в електронній формі, затверджений постановою
правління Пенсійного фонду України від 19.04.2007 № 7-7, згідно із
законодавством є оригіналами, мають юридичну силу, зберігаються протягом
строку, встановленого для аналогічних документів на папері, та можуть
використовуватися як доказ в суді або під час розгляду інших суперечок.
Широке використання в
повсякденній роботі Фонду прогресивних інформаційних технологій відповідає
вимогам сьогодення і сприяє підвищенню оперативності та якості його роботи. Більше того, створення інтегрованої комплексної
інформаційної системи Пенсійного фонду відбувається відповідно до чинного
вітчизняного законодавства.
IV Висновок.
Можливість подання звітності в електронному вигляді
суттєво спрощує роботу бухгалтера. Програмне забезпечення електронної звітності
автоматично виконує чимало спеціальних розрахунків, самостійно визначає
допущені неточності тощо. При цьому бухгалтеру, який подає звітність у такий
спосіб, не треба перенавчатись, адже сторінки електронної звітності повністю
відповідають звітному документу на паперових носіях. А система закритих та
відкритих електронних ключів робить електронну звітність повністю захищеною від
стороннього втручання.
Використання електронного цифрового підпису при
поданні звітності до ПФУ надає можливість:
·
не подавати відповідні
звіти до ПФУ на паперових носіях;
·
заощадити ресурси за
рахунок використання оперативного електронного архіву;
·
мінімізувати ризик
фінансових витрат за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну
документами;
·
забезпечити доставку та
збереження документів, їх автентифікацію, цілісність та конфіденційність;
·
простота та зручність формування звіту
·
значно скоротити
процедуру подання звітності до Пенсійного фонду та інших контролюючих
органів.
До недоліків електронного подання звіту можна
віднести :
·
витрати на встановлення програми
·
щорічна оплата за поновлення електронних ключів ( підпис керівника, підпис
головного бухгалтера, печатка підприємства )
·
періодичне налагоджування та настроювання програми (оновлення).
Електронна звітність – це престиж підприємства, яке,
працюючи з використанням сучасних технологій, демонструє громадськості свою
чесну позицію сумлінного платника податків.
На даний час інтенсивно
розвивається процес подання електронної звітності до Фонду зайнятості,
Статистичного управління та податкової інспекції.
Література :
1.
Закон України « Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування » від
09.07.2003р. № 1058- ІУ /Відомості Верховної Ради України 2003. – №49-51. -
с.236
2.
Постанова Пенсійного фонду України № 26-1 від 05.11.2009р. « Про затвердження Порядку
формування та подання страховиками звіту про суми нарахованих внесків на
загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до органів ПФУ».
3.
Постанова Пенсійного фонду України № 21-1 від 19.12.2003р. « Про затвердження
Інструкції про порядок нарахування та сплати страховиками та застрахованими
особами внесків на загальнообов’язкове державне пенсійне страхування до
Пенсійного фонду України ».
4.
Постанова Пенсійного фонду України № 16-6 від 19.10.2001р. « Про затвердження
Інструкції про порядок нарахування та сплати підприємствами, установами,
організаціями та громадянами збору на загальнообов’язкове державне пенсійне
страхування , інших платежів, а також обліку їх надходження до Пенсійного фонду
України ».
5.
Постанова Пенсійного фонду України № 7-7 від 19.04.2007р. « Про затвердження Порядку
подання звітів до ПФУ в електронній формі ».
http://www.zvitoperator.com.ua
http://pfu.gov.ua
http://www.pfond.sumy.ua/estatements/reportingsystem.html
http://www.dtkt.com.ua/show/3cid01924.html
http://pfu.cv.ua/news1040.php
http://sslova.cv.ua/?p=94663
http://mediastar.net.ua/ekonomika/3070-lvivskij-miskij-budinok-praci-nadaye-poslugi-40.html