Современные информационные технологии / 4. Информационная защищенность

Нурбаева С.А.

Восточно-Казахстанский государственный технический университет,

Зыряновский центр, Казахстан

ЗАЩИЩЕННОСТЬ В ПРОЦЕССЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Защищенность электронного документооборота – это самый волнующий вопрос для организации в целом.

Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

· специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;

· универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;

· мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;

· рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока.

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровне документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.

Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам фирмы, к тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).

В организации офис-менеджер ведет общее документационное обслуживание предприятия, то есть выполняет функцию канцелярии: осуществляет регистрацию всех документов, что в итоге дает централизованную регистрацию всей входящей и исходящей корреспонденции и организационно-распорядительных документов. А также офис-менеджер контролирует сроки исполнения документов и снятие с контроля, организует работу по формированию и хранению дел, ведение номенклатуры дел, как в бумажном виде, так и в электронном. В своей работе, он пользуется только автоматизированной системой, что значительно упрощает его работу, помогая рационально использовать свой труд.

В настоящий момент считается практически невозможным глобальное внедрение электронного документооборота, поэтому, как уже отмечалось, часть документов сохраняет бумажную форму существования. Неизбежно сосуществование бумажного и электронного документооборота с учетом поэтапного внедрения новых информационных технологий. Поэтому важно продумать оптимальные процессы документооборота для новых категорий документов с учетом использования элементов электронного документооборота.

Для работы с полученной или исходящей документацией в системе электронного документооборота необходимо иметь электронные файлы этих документов. Существуют несколько способов решения данной задачи в зависимости от носителя документа. При поступлении документов в печатном виде (телеграммы, письма, извещения и так далее) одним из таких способов можно выделить набор данных с помощью клавиатуры. Однако при больших объемах информации основной технологией преобразования бумажного документа в электронную форму является сканирование. Сканирование обеспечивает получение графического образа документа, то есть в результате сканирования создается графический файл, в котором хранится растровое изображение документа. Для преобразования графического образа в текстовый документ используется технология распознавания текста. Функции современных технологий распознавания текста универсальны, то есть они не ориентируются ни на конкретный шрифт, ни на конкретный алфавит.

После ввода электронного образа документа в корпоративную систему бумажный подлинник остается на оперативном хранении (в текущем архиве) в подразделении, к которому прикреплен данный документ, и помещается в дело согласно номенклатуре дел. В соответствии с установленными категориями документов, электронные образы которых вводятся в корпоративную систему документооборота, дальнейшая работа ведется с электронными файлами этих документов. В базу данных вносится информация о прохождении и исполнении документов. Электронная копия документов является средством оперативного оповещения и используется так же для справочно-информационной и аналитической работы.

При поступлении корреспонденции в виде факсимильных сообщений и электронных почтовых сообщений ввод в базы данных документов производиться непосредственно с помощью электронных средств ввода информации – факс-сервера или соответствующего электронного (программного или аппаратного) маршрутизатора (шлюза). Таким образом, в нашей модели документооборота вся работа с полученной документацией ведется с электронными образами документов.

После получения документа офис-менеджером он производит экспедиционную обработку, рассматривает документ на предмет адресата, регистрирует в системе. Регистрация нового документа производится на основе существующего с заполнением электронной регистрационной учетной карточки. При создании такой карточки документу автоматически присваивается номер, проверяется его дублирование.

После регистрации документ направляется руководителю конкретного подразделения. Это производится системой посредством встроенной почтовой службы. С каждым документом может быть ассоциирован набор заданий по его исполнению, поэтому после рассмотрения документа руководитель выносит задание и назначает исполнителя. Задания включают сроки исполнения задания, список исполнителей, тип исполнения - последовательный, параллельный, альтернативный (подразумевает исполнение одним из исполнителей), текстовые комментарии и прочую информацию. Задания связаны между собой таким образом, что имеется возможность определить последовательность обработки заданий. В том случае, если при регистрации задания был указан признак необходимости маршрутизации и указан формат маршрутизации задания, система автоматически рассылает сообщения по электронной почте или размещает ярлык на задание в персональной папке пользователя.

Если у задания не указана дата начала исполнения, то сообщения рассылаются немедленно, если срок указан, то задание рассылается в момент наступления срока исполнения задания. В том случае, если задание имеет несколько исполнителей, система определяет способ маршрутизации:

· параллельный способ маршрутизации подразумевает одновременную рассылку задания всем исполнителям;

· последовательный – последовательную;

· альтернативный - рассылку всем исполнителям с автоматическим отзывом задания при принятии его первым исполнителем.

При обработке задания пользователь может изменять его статус (взять в работу, отложить, завершить), указать процент исполнения, внести комментарии. Информация о текущем состоянии задания будет автоматически фиксироваться на сервере системы, что позволяет в реальном времени отслеживать процесс исполнения.

После выполнения задания документ помещается в дело и отправляется автоматически системой на оперативное хранение на центральный компьютер-сервер.

Важным этапом работы с электронными сообщениями является установление для них сроков хранения. По действующему в нашей организации положению, срок хранения полученного сообщения устанавливается такой же, который установлен для аналогичного бумажного документа. Сообщения, не подлежащие хранению, или срок хранения которых истек, своевременно и регулярно уничтожаются офис-менеджером, при этом в системе делается определенная пометка об их уничтожении. По истечении двух недель вся полученная электронная почта архивируется и помещается в специальный архив, находящийся в центральном аппарате. Доступ к информации архива ограничен: разрешен только определенному кругу пользователей. Благодаря такой системе ограничения доступа, вся входящая документация получается наиболее защищенной от несанкционированного доступа, а также от ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или случайных) действий персонала при работе с документами.

Немного иначе состоит процесс работы с исходящей документацией. Первым этапом можно считать инициирование проекта исходящего документа, который осуществляется путем выдачи задания руководителем подразделения или вызвано необходимостью в ответе на полученный документ самим адресатом. Система поддерживает функцию параллельной работы группы сотрудников над проектом документа. Сама разработка состоит из выбора вида документа и составления стандартного или определенного текста. На панели инструментов пользователь выбирает подкоманду Виды документов, где приводятся различные виды документов и методы их обработки. Можно добавить новый вид документа, удалить один из выбранных видов или распечатать его. Другая команда, которой можно воспользоваться при создании документа, – Шаблоны. При ее открытии появляется форма со списком шаблонов документов, используемых в организации, причем имеется возможность создавать, сохранять, удалять и печатать шаблоны.

Далее производится согласование данного проекта документа с заинтересованными подразделениями как внутри организации (визирование), так и в головной компании (согласование). Внутреннее согласование (визирование) осуществляется посредством пересылки через встроенную почтовую службу проекта документа на рабочие места заинтересованных в нем лиц. Все необходимые замечания по данной разработке прикрепляются специалистом к отдельному файлу, отправляются вместе с копией электронного файла проекта документа и подписывается с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Внешнее согласование чаще всего производится с подразделениями, находящимися в головной компании. Благодаря «сквозному» делопроизводству, согласование происходит посредством пересылки проекта документа по внутренней электронной почте, без распечатки бумажной копии. В случае если инстанций много, то к электронному файлу документа прикрепляется файл, аналогичный бумажному «Листу согласования».

После согласования (визирования) документ направляется руководителю на подпись. Подпись производится посредством ЭЦП. Далее документ регистрируется аналогично, регистрации входящего документа.

Работа с внутренней документацией производится только в электронном виде и с электронными файлами документов и начинается с момента получения указания на разработку документа или в случае возникновения необходимости в ответе на полученную корреспонденцию. Получение задания производится аналогичным образом, описанным выше. Следует добавить, что в автоматизированной системе, установленной в нашей организации, существует управление рабочим временем пользователя. Система обеспечивает интеграцию Off-line рабочего места исполнителя задания с планировщиком Microsoft Outlook. В случае принятия задания в работу в персональном планировщике исполнителя фиксируется задание Microsoft Outlook (тема - тема задания, тело, комментарии к заданию и ссылка на сообщение - задание), сообщение перемещается в специальную папку «В работе». Данному заданию назначается напоминатель на дату за день до окончания задания.

Пользователь также имеет возможность отложить задание до определенной даты (времени), в этом случае в планировщике формируется напоминатель на время, которое пользователь может указать при откладывании задания, сообщение перемещается в папку «Отложенные». При завершении задания соответствующие Task (задание) и reminder (напоминание) удаляются. При изменении статуса с «отложено» на «в работе» удаляется соответствующий reminder.

· В процессе работы над заданием исполнителя руководитель может произвести консолидированный контроль, который сводится к формированию отчетности по состоянию заданий. Отчет ассоциируется с виртуальной папкой и представляет собой композицию фильтра и связанного с ним представления. Фильтр может включать список типов объектов, подмножество папок, для которых строится отчет, и атрибутивные фильтры.

Таким образом, существует возможность произвести мониторинг выполняемых процессов и анализ загрузки персонала.

В процессе согласования проекта документа, исполнитель пользуется общекорпоративным справочником или справочником сотрудников компании для рассылки. Рассылка происходит аналогично, описанному выше, образом. Справочники используются в других приложениях для хранения информации о сотрудниках организации и контрагентах компании. Справочники содержат информацию о структуре компании, информацию об адресах компании, ее подразделений и отдельных сотрудников. Система также позволяет редактировать данные справочники, добавлять в них новые атрибуты, что значительно расширяет возможности использования корпоративной системы.