Економічні науки/Облік і аудит

Озорович А.С. 2 курс спец. «Облік і аудит»

Наук. кер. – к.е.н Скрипник Н.В.

ЧТЕІ КНТЕУ, Україна

Програмне забезпечення формування управлінської звітності

В сучасних кризових умовах ефективний розвиток економіки потребує впровадження на підприємствах адекватного управління, яке б відповідало ринковим умовам. Управлінська звітність є головним джерелом інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства. Побудова якісної системи управлінського обліку за умов використання інформаційних технологій є важливим фактором підвищення якості управлінських рішень. Крім, стандартизованої системи узагальнення інформації на підприємстві виникає потреба створення системи формування управлінської звітності як додаткового, а іноді єдиного джерела інформації для вирішення різних господарських питань. Дана тема є актуальною практично для кожного підприємства, адже ефективне управління, ефективна організація управлінського обліку та швидке реагування на зміни зовнішнього середовища не мислиме в даний час без автоматизації процесів вирішення великої кількості задач і впровадження технічних засобів, програмного забезпечення й інформаційних технологій [1] .

Помітний внесок у вирішення проблем забезпечення інформаційного супроводження формування управлінської звітності зробили науковці М.Т. Білуха, М.І. Бондар, В.П. Завгородній, Л.В. Нападовська, О.В. Оcмятченко, М.С. Пушкар, В.В. Сопко та інші.

Мета дослідження полягає у дослідженні особливостей формування управлінської звітності з використанням інформаційних технологій.

Одна з важливіших проблем виникає вже на етапі визначення задач автоматизації управлінського обліку. Не потрібно прагнути автоматизувати і формалізувати кожний крок в новій системі, адже тоді її структура, налагодження та експлуатація можуть бути занадто складними для конкретного підприємства. Для того, щоб запобігти завищення потреб до системи, треба чітко визначити основи функціонування підприємства та ключові бізнес – процеси. Це дозволить не вийти за рамки реальних потреб підприємства. За умови автоматизації управлінського обліку інформація, що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу.

Слід розрізняти два основних підходи до автоматизації управлінського обліку: перший підхід – автоматизація вже існуючих процесів управлінського обліку та бюджетування; другий підхід – вибір програмного забезпечення та розробка відповідно до можливостей програмного забезпечення відповідних правил і процедур управлінського обліку. Обидва підходи мають право на існування, але як при першому, так і при другому важливе значення має налагодження системи управлінського обліку як опису певних процедур, правил тощо всередині компанії. Тобто процес автоматизації повинен починатися з аналізу бізнес-процесів усередині компанії та розробки регламентних процедур управлінського обліку. Автоматизація за другим підходом може бути застосована лише для тих компаній, які мають визначену методологію управління фінансами, чітку і ефективну облікову систему [1].

Зараз для автоматизації управлінського обліку та підготовки управлінської звітності існують спеціальні комп’ютерні програми. Відокремлюють п’ять видів таких програм:

1) електронні таблиці (Excel, Lotus і т. д.);

2) програми бухгалтерського обліку, які надають також можливість ведення і управлінського обліку;

3) самостійно написані програми, наприклад, макроси в Excel, SQL Server;

4) профільні програми, спеціально призначені для управлінського обліку;

5) ERP-системи, які мають блок по веденню управлінського обліку [2].

Автоматизація управлінського обліку та звітності відбувається в контексті автоматизації всієї інформаційної системи. Існують різні варіанти ув'язки інформаційних потоків між окремими частинами цієї системи. Перед керівниками підприємств постає важливе питання, яку саме програму вони будуть використовувати для управлінського обліку.

Один з можливих підходів автоматизації управлінської звітності полягає у використанні єдиної інформаційної бази даних, в яку заносяться всі документи, як бухгалтерські, так і інших служб. Ця інтегрована система генерує податкову, управлінську та оперативну звітність для відповідних підрозділів компанії. Такі рішення характерні для зарубіжних програмних продуктів, у яких є потужні генератори звітів. Ці системи вимагають дуже кваліфікованого впровадження і обслуговування, а крім того, є досить дорогими. Особливу увагу слід звернути на повноту і правильність адаптації офіційних друкованих документів до відповідних законодавчих умов. Незважаючи на названі мінуси, дана схема є найбільш логічною і зручною. Так що, якщо у підприємства є бажання і гроші, то, можливо, варто її спробувати [3].

Крім вищезазначеного методу є ще один підхід автоматизації управлінської звітності, суть якого полягає в роздільному використанні різних функціональних програм. Це один з найдешевших способів автоматизації управлінського обліку, який дозволяє доповнити інформаційну систему підприємства новими модулями, не ламаючи вже існуючих облікових програм. При цьому програми первинного, бухгалтерського та управлінського обліку використовуються окремо, періодично роблячи між собою передачу і синхронізацію спільних даних з метою формування управлінських та інших звітів. Даний метод може мати ще два різновиди, при яких бухгалтерський або управлінський контур "нагвинчується" безпосередньо на первинний. Фактично це означає використання двох програм: оперативно-бухгалтерської та управлінської, або оперативно-управлінської і бухгалтерської. Перший варіант може використовується будь – яка юридична особа, головний бухгалтер якої не боїться працювати в одній програмі з менеджерами. Другий варіант більш універсальний в плані масштабування і дозволяє вести окремо кілька бухгалтерських баз даних, які не засмічують їх непотрібною інформацією. В цілому, якщо інформаційна система компанії ще не почала розвиватися за першим варіантом, то перевагу слід віддати другому варіанту.

Отже, можна зробити висновок, що впровадження та організація системи управлінського обліку в автоматизованому середовищі – це складний і багатоетапний процес, який потребує значних капіталовкладень. Таким чином, автоматизація управлінського обліку, безперечно, являється необхідністю для підприємств, незалежно від масштабів їх діяльності. Впровадження автоматизованої системи управлінського обліку допоможе забезпечити ефективність обліку та подальший розвиток підприємства.

Література

1. Зима Ю. П. Розробка моделі управлінського обліку з використанням інформаційних технологій [Текст] / Юлія Петрівна Зима // Економічний аналіз : зб. наук. праць / Тернопільський національний економічний університет; редкол.: В. А. Дерій (голов. ред.) та ін. – Тернопіль : Видавничо-поліграфічний центр Тернопільського національного економічного університету «Економічна думка», 2014. – Том 15. – № 2. – С. 148-153

2. Городополов В. Ю. Застосування комп’ютерних систем бюджетування в управлінні підприємством / В. Ю. Городополов // Матер. міжнар. наук.-практ. конф. "Актуальні проблеми розвитку обліку, контролю та аналізу в умовах глобальних економічних змін". – Полтава : Полтавський університет економіки і торгівлі, 2010. – С. 81-84

3. Верников Г. Руководителю предприятия. Внедрение системы автоматизации, основные проблемы и задачи //Внедрение информационных систем N 1, 2004.