МЕТОДИКА ОПРЕДЕЛЕНИЯ СОСТАВА И НАПРАВЛЕНИЯ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

Деятельность любой организации, начиная с момента образования и на протяжении всего периода существования, неразрывно связана с документами: управленческими, по основной деятельности, по личному составу и т.д. Поэтому эффективность функционирования организации во многом определяется тем, насколько рационально сформирован документооборот и определен порядок работы с документами. Однако в большинстве случаев руководство не придает должного внимания этой стороне деятельности предприятия и, как следствие, снижаются показатели эффективности его работы, причем не только количественные, но и качественные, включая имидж организации.

Основные же усилия при создании нового предприятия направляются на проектирование основных процессов деятельности (далее - бизнес-процессов). Для этого в настоящее время широко применяются разнообразные автоматизированные информационные системы. Существующие средства автоматизации, применяемые в области менеджмента, являются специализированными и, как правило, реализуют одну из следующих функций: обеспечивают электронный документооборот организации (системы, относящиеся к категории СЭД), осуществляют процессы планирования и управления ресурсами (системы группы ERP), либо формируют и/или моделируют функционирование бизнес-процессов (системы моделирования класса BPMS, соответствующие CASE-средства). При этом ни одна из систем не обеспечивает возможность учета состава и направления движения документов, сопровождающих формируемые бизнес-процессы. В проектировании бизнес-процессов участвуют только менеджеры. Документоведам отведена роль наблюдателей, фиксирующих отдельные показатели документооборота и контролирующих качество оформления документов

Построение эффективной системы документооборота с нуля или анализ и оптимизация существующей - очень сложная, трудоемкая задача. Как отмечалось ранее, необходимо учитывать множество факторов формирования документооборота, таких как нормативная база, в том числе организационно-правовые акты самого предприятия, бизнес-процессы основной и вспомогательной деятельности, штатный состав и организационная структура, существующий и предполагаемый состав документов. Для снижения временных и финансовых затрат целесообразна автоматизация процесса определения состава и направления движения документов. Предлагаемая методика работы включает следующие этапы:

1 Выделение ключевых слов в основной деятельности предприятия.

2 Выделение ключевых слов в управленческой деятельности предприятия.

3 Проектирование бизнес-процессов.

4 Определение состава документов для документирования бизнес-процессов.

5 Определение состава должностных лиц, участвующих в бизнес-процессе и в подготовке документов.

6 Определение состава подразделений-участников бизнес-процессов .

7 Определение организационной структуры предприятия.

8 Расчет штатной численности предприятия.

9 Определение маршрутов прохождения документов.

10 Ориентировочная оценка объема документооборота.

11 Определение степени рациональности документооборота.

На первых двух этапах определяются ключевые слова деятельности организации согласно методу, разработанному на кафедре ИнОУП ПГУ [1]. Для этого анализируется нормативная законодательная база, регламентирующая деятельность предприятия, а также практика работы в выбранной предметной области. В качестве ключевых слов выступают термины и понятия, определяющие основную деятельность предприятия и закрепленные в соответствующих нормативных актах различного уровня – от федеральных законов и кодексов до внутренних нормативных актов предприятия – положений и инструкций.

Проектирование бизнес-процессов целесообразно осуществлять в методологии IDEF0, например, с помощью программы CA ERwin Process Modeler (BPwin). Преимущество данной методологии состоит в том, что она позволяет отследить соподчиненность работ, но не учитывает исполнителей и временной составляющей, пока не известных в рамках излагаемой методики.

На основе нормативной базы и декомпозиций построенной бизнес-модели определяется набор документов для выполнения каждого бизнес-процесса, а также выполняется подбор исполнителей процессов – должностных лиц предприятия. Исходя из нормативных актов, определяющих должностные обязанности сотрудников, функций, выполняемых ими в предложенных бизнес-процессах, опыта работы и знаний в данной предметной области определяются ключевые слова для каждой должности. Кроме того, каждому должностному лицу назначаются документы, в создании, исполнении или подписании которых они должны участвовать. Это нужно для того, чтобы отследить загрузку должностного лица работой с документами, учесть возможность дублирования функций и сформировать состав и структуру подразделений. Кроме того, на данном этапе работы необходимо проверить, для всех ли составляющих бизнес-процесса назначены конкретные исполнители. Для этого сравниваются ключевые слова бизнес-процесса с ключевыми словами должностей исполнителей. Показателем эффективности реализации рассматриваемого этапа работы является присутствие всех его ключевых слов бизнес-процесса в составе ключевых слов должностных лиц.

Далее на основе сформированных множеств ключевых слов должностей предприятия производится определение состава подразделений. На этот раз сравниваются между собой ключевые слова должностей. Должности с большим количеством пересечений и сходством выполняемых функций объединяются в одно подразделение.

На основании полученной информации и с учетом практического опыта подобных организаций и собственных представлений менеджеров формируется организационная структура предприятия. Связи между подразделениями определяются вручную.

Отметим, что на данном этапе для каждого подразделения определен лишь состав должностей, а вопрос о штатной численности сотрудников остается открытым. Для решения данной задачи могут быть использованы фотография рабочего дня, нормы времени для выполнения различных работ, практический опыт. В качестве исходных данных используются ориентировочные сведения о предполагаемом объеме работ, а также интенсивности образовавшихся документопотоков. По результатам расчета могут быть внесены изменения в организационную структуру предприятия: в случае выявления чрезмерной загруженности должностного лица некоторые его полномочия могут быть делегированы другим сотрудникам.

Далее определяются уточненные маршруты движения документов и распределяются отдельные виды работ с документами. Для этого производится построение диаграммы потоков данных в методологии DFD и оценивается объем документооборота.

Проверка рациональности спроектированных документопотоков производится при помощи метода графов, где вершинам графов соответствуют должности сотрудников предприятия, а рёбрам – виды обрабатываемых ими документов. Каждому ребру приписывается вес в соответствии с предполагаемым объемом документопотока. В случае выявления проблем с загруженностью сотрудников производится коррекция штатного расписания или направления движения документов.

Применять рассмотренную методику следует последовательно для каждого уровня декомпозиции бизнес-процессов. Результатом ее использования является формирование рациональных документопотоков, учитывающих нормативную законодательную базу деятельности организации, ее организационную структуру и существующие бизнес-процессы.

Список использованной литературы:

1. Баканова Н.Б., Усманова И.В. Исследование ключевых слов как инструмент оптимизации управления электронными документами // Современные проблемы науки и образования. – 2014. –№ 2; URL: www.science-education.ru/116-12387 (дата обращения: 17.03.2014).