Научный руководитель – Мезенцева С.А.

Выполнила – студентка Полозюк Е.А

Донецкий Национальный университет экономики и торговли имени Михаила Туган-Барановского

Автоматизация управленческого учета

В условиях развивающихся рыночных отношений в нашей стране предприятие становится юридически и экономически самостоятельным. Эффективное управление производственной деятельностью предприятия все более зависит от уровня информационного обеспечения его отдельных подразделений и служб.

В настоящее время немногие организации имеют, таким образом, поставленный бухгалтерский учет, чтобы содержащаяся в нем информация была пригодна для оперативного управления и анализа. Предприятия, имеющие сложную производственную структуру, остро нуждаются в оперативной экономической и финансовой информации, помогающей оптимизировать затраты и финансовые результаты, принимать обоснованные управленческие решения. Принимаемые руководством решения по развитию и организации производства не обосновываются соответствующими расчетами и, как правило, носят интуитивный характер. Информация, необходимая для оперативного управления предприятием, содержится в системе управленческого учета, который сегодня является одним из новых и перспективных направлений бухгалтерской практики.

Управленческий учет можно определить как самостоятельное направление бухгалтерского учета организации, которое обеспечивает ее управленческий аппарат информацией, используемой для планирования, управления, контроля и оценки организации в целом, а также ее структурных подразделений. Автоматизация как бухгалтерского, так и управленческого учета позволит ускорить процесс предоставления информации необходимой для целей управления.

На крупных и средних предприятиях в системе управленческого учета используется информация из бухгалтерского учета или база данных для всех видов учета, что приводит к ряду проблем при автоматизации управленческого учета.

Бухгалтерский учет не предоставляет всей информации, необходимой для принятия управленческих решений, либо предоставляет ее в иных разрезах. Соответственно автоматизация управленческого учета будет затруднена по следующим причинам - сложность учета по проектам; различия в оценке активов; различия в определении амортизационных отчислений; трудность учета внутреннего перемещения средств.

Порядок ведения управленческого учета зависит только от специфики работы предприятия. Автоматизация управленческого учета, основанная на преобразовании данных бухгалтерских систем, не гарантирует получения достоверной информации о работе компании, так как эти данные могут быть неверными.

Для получения достоверной информации о работе компании, необходимо организовать единую базу первичных данных, которая могла бы использоваться для составления как бухгалтерской, так и управленческой отчетности. Первичные данные должны вводиться по единым для всей компании правилам, любое нарушение которых контролируется учетной системой.

Рассмотрим способы автоматизации управленческого учета, применяемые на предприятии.

Построение учетно-аналитической системы на основе ERP-системы типа SAPR/3, Oracle Applications, BAAN IV является наиболее радикальным способом решения названных проблем. Для этого нужно не только унифицировать методику учета во всех дочерних структурах, но и перенести данные из всех используемых систем в новую систему. Расходы на внедрение полномасштабной ERP-системы довольно значительны (от миллиона долларов), поэтому, чтобы их оправдать, компании стараются использовать все ее учетные возможности.

Преимуществами этой системы выступают развернутость управленческого учета, которая способствует значительному повышению эффективности работы компании, ее прозрачности, а также росту финансовой и производственной дисциплины работников.

Недостатками выступают описание бизнес-процессов и внедрение единой учетной системы, которые занимают несколько лет.

Внедрять ERP-систему для автоматизации управленческого учета имеет смысл, только если предприятие планирует оптимизировать все бизнес-процессы. Если же стоит задача автоматизировать только учетные функции, то достаточно внедрить учетные модули ERP-систем или же использовать более гибкие и в то же время более дешевые аналитические системы, речь о которых пойдет ниже.

Получать и анализировать управленческую отчетность можно при помощи системы на базе OLAP-технологии (OLAP - особая компьютерная технология, позволяющая анализировать данные в любых разрезах). В этом случае информация из бухгалтерских программ и других учетных систем выгружается в аналитическую систему и на основе полученных данных по установленным правилам в ней формируются управленческие отчеты.

Преимуществами данной системы являются создание единых классификаторов и аналитических счетов для обеспечения выгрузки сопоставимых данных в бухгалтерских программах. Внедрение таких систем обходится значительно дешевле (несколько десятков или сотен тысяч долларов США) и осуществляется быстрее (3-6 месяцев), чем внедрение ERP-систем.

Недостатками OLAP-системы может выступать большое число проводок, при которых система будет перегружена. Если же вводить в систему не первичные данные, а сформированные бухгалтерские отчеты, то неизбежно возникнут проблемы с консолидацией отчетности различных подразделений.

Чтобы избежать проблем с перегрузкой аналитических систем из-за большого объема первичной информации, в цепочку анализа и обработки данных можно добавить еще одно звено - корпоративное хранилище данных (КХД). КХД представляет собой специально разработанное специалистами предприятия программное обеспечение, которое одновременно выполняет функции фильтра первичных данных и архива. Схема работы КХД такова: первичные данные попадают в бухгалтерские и иные учетные системы, оттуда - в хранилище, а затем в обработанном и упорядоченном виде переносятся в OLAP-систему.

Преимуществами этой системы является то, что в хранилище дублирующая информация устраняется автоматически по заранее установленным правилам. На этом этапе контролируется большая часть несоответствий: незаполненные аналитические справочники, неправильная корреспонденция счетов. В результате достоверность итоговой информации значительно возрастает.

Основным недостатком является необходимость создания дополнительного хранилища данных, а также невозможность получения управленческой отчетности в реальном времени.

В данной статье мы рассмотрели особенности автоматизации управленческого учета на предприятии, преимущества внедрения автоматизации и проблемы возникающие при этом.

Необходимо отметить, что способы автоматизации управленческого учета во многом зависят от особенностей бизнеса, сложившихся традиций управления, стратегических задач компании. Однако нужно понимать, что управленческий учет - это не цель, а средство поддержки принятия решений. Поэтому в результате ведения такого учета должны получаться ясные и правдивые финансово-экономические показатели, основываясь на которых руководство предприятия может им эффективно управлять. И, наконец, стоимость внедрения новых методов управленческого учета не должна превышать выгод от их использования.

Использованная литература:

1. Валебникова Н.В., Василевич И.П. Современные тенденции управленческого учета. Бухгалтерский учет. 2000. №18.

2. Вахрушина М.А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: ЗАО «Финстатинформ», 2000;

3. Ивашкевич В.Б. Управленческий учет в информационной системе предприятия / Бух. учет. – 1999. - №4.

4. Карпова Т.П. Управленческий учет: Учебник для вузов. – М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998.

5. Управленческий учет: Учебное пособие/Под ред. А.Д.Шеремета. – 2-е изд., испр. – М.: ИДФБК-ПРЕСС, 2002.