Виконавець: студентка групи ОА-53

Гавалешко С.В

Наук.кер.: Воронцова І.І.

Необхідність організації документообігу в реаліях сьогодення

В реаліях сьогодення актуальним постає питання організації документообігу на підприємстві, як основного інструменту, який б забезпечував дотримання якісної характеристики фінансової звітності, а саме: своєчасності, тобто фінансова звітність повинна містити інформацію, яка впливає на прийняття рішень користувачами, яка дає змогу вчасно оцінити минулі, теперішні і майбутні події [1].

Документообіг повинен організовуватись на кожному підприємстві, але не всі суб’єкти господарювання приділяють значну увагу його регламентації. Підприємства стикаються з систематизованою інформацією через зростання кількості співробітників і контрагентів, саме тому потрібно розробити регламент документообігу, що дозволить заощадити час та працювати ефективніше.

Раціонально організований документообіг повинен забезпечити мінімальний розрив в часі між здійсненням господарської операції та отримання звітної інформації для прийняття управлінських рішень, його неправильна організація може призвести до несвоєчасної подання документів, не прогнозованості їх руху, відсутності відповідальних осіб [5, с. 219-220]. Правильно організована система документообігу не тільки спрощує роботу фінансово-економічної служби, але й дозволяє значно підвищити ефективність фінансового управління компанією [6, с. 25].

В процесі діяльності первинні документи проходять певні етапи. А саме: створення, перевірку, обробку, зберігання інформації та контроль за своєчасністю її подання до відповідних державних органів та в архів, тому без чітко налагоджено документообігу будуть заплутані маршрути проходження і втрати документів, нечітка номенклатура справ і, як наслідок, проблеми з пошуком документів, веденням управлінського обліку, неможливість встановити взаємозв’язок між ними та одержати оперативний доступ до історії угод.

Для реалізації контролю за документообігом на підприємстві необхідно розробити графік документообігу, який розробляється головним бухгалтером. При складанні графіка документообігу необхідно врахувати терміни подання податкової, специфічної, статистичної та фінансової звітності. Оскільки функціонуванням Кодексу України про адміністративні правопорушення ст. 166-6 КУпАП та Податкового кодексу України п. 1 ст. 120, де передбачена відповідальність за несвоєчасність подання фінансової звітності, уникнути якої можна лише за умови правильної організації обліку і своєчасності подання інформації [1; 2].

Відповідно до п. 5 ст. 8 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» підприємство самостійно затверджує правила документообігу і технологію обробки облікової інформації, додаткову систему рахунків і регістрів аналітичного обліку [3]. Це означає, що для зручності відображення, управління і контролю за господарськими операціями підприємство самостійно розробляє методи такого контролю та форму обліку. Для цього керівництву підприємства необхідно вжити ряд заходів, а саме: розробити наказ про облікову політику підприємства. Але тут виникає проблема, що малі і середні підприємства за часту не складають графік документообігу, оскільки про нього лише згадується в наказі про облікову політику або взагалі не згадується.

З метою дотримання належного порядку в системі документообігу, а за потреби - встановлення слабких місць у графіку повинні бути зазначені прізвища конкретних посадових осіб, які виписують, підписують, передають окремо взятий документ до бухгалтерії для обробки і подальшого зберігання, що є також засобом підвищення дисципліни співробітників. Спираючись на нагромаджений досвід, наприклад Польщі, можна запропонувати методику побудови графіку документообігу, що б детально фіксувала термін початку і закінчення певної дії [5, с. 233].

Отже, що організація документообігу на підприємстві має важливе значення, оскільки забезпечить своєчасність отримання інформації для прийняття управлінських рішень та своєчасність подання фінансової і податкової звітності до відповідних органів, що попередить виникнення юридичної відповідальності, і цьому сприятиме саме графік документообігу, бо він забезпечить контроль над процесом створення, перевірки, обробки, зберігання інформації та своєчасністю її подання. Недоліком є те що на підприємствах за часту не закріплено обов’язковість графіку документообігу, що призводить до отримання неконструктивної інформації, заплутаних маршрутів проходження і втрати документів, несвоєчасність подання звітності, тому доцільно організовувати на підприємстві бухгалтерську службу контролю в обов’язки якої входитиме контроль за графіком документообігом.

Використані джерела:

1. Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984 зі змінами і доповненнями від 16.10.2012 / [Електронний ресурс]/ http://zakon2.rada.gov.ua.

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 зі змінами і доповненнями від 06.11.2012 / [Електронний ресурс]/ http://zakon2.rada.gov.ua.

3. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16 липня 1999 року № 996 – ХIV / [Електронний ресурс]/ http://zakon.rada.gov.ua.

4. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 1 «Загальні вимоги до фінансової звітності»: Затверджено наказом Міністерства фінансів України від 31 березня 1999 р. № 87. / [Електронний ресурс]/ http://zakon.rada.gov.ua.

5. Бутинець Ф.Ф. Організація бухгалтерського обліку: Підручник / за редакцією Ф.Ф. Бутинця. – 4-е вид. доп. і перероб. – Ж: ПП «Рута», 2006. – 528 ст.

6. Левицька Н.І. Як ефективно «оптимізувати» документообіг // Галицькі контракти. - 2006. - №3. - С. 25.