ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ КОНТРОЛЮ І РЕВІЗІЇ РОЗРАХУНКІВ З ПІДЗВІТНИМИ ОСОБАМИ

Урусова З. П. к.е.н., доцент кафедри обліку та аудиту, Сабурова А.Д.

Запорізький національний університет

м. Запоріжжя

ШЛЯХИ ВДОСКОНАЛЕННЯ КонтролЮ І РЕВІЗІЇ розрахунків з підзвітними особами

Облік розрахунків з підзвітними особами, як і весь облік в Україні, має ряд недоліків і потребує вдосконалення. В періодичній літературі та наукових статтях на сьогодні досить мало уваги приділяється організації та методиці розрахунків з підзвітними особами, що є недоліком, так як ці операції є досить трудомісткими та мають місце на кожному підприємстві.

При здійсненні перевірки розрахунків з підзвітними особами ревізор керується Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом МФУ № 59 від 13.03.98.

Послідовність і основні напрями контролю і ревізії:

1. Контроль дотримання правил видачі авансів підзвітним особам здійснюється за методом нормативної перевірки за датами видачі з каси, обсягами сум, цільовим призначенням.

2. Перевірка доцільності, правомірності та правильності оформлення відряджень окремих працівників. При цьому доцільно застосовувати методи аналізу та логічного взаємозв’язку виробничої діяльності підприємства, виконуваної роботи і компетенції підзвітної особи, цільового завдання і строків відрядження, фактичного виконання.

3. Контроль авансових звітів на повноту та достовірність документів з витрат, які підлягають відшкодуванню підзвітним особам, оформлення документів та авансових звітів. Здійснюється візуальна перевірка наявності основних реквізитів документів відповідно до чинного законодавства про документацію подібних операцій. Особлива увага звергається на те, чи немає в них виправлень, чи не належать вони до фіктивних або таких, що не можуть бути підставою для відшкодування витрат по відрядженнях.

4. Перевірка правильності визначення розмірів відшкодування витрат на відрядження по авансових звітах. Окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, понесені у зв'язку з таким відрядженням). Суми добових витрат для працівників підприємств затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02.02.2011 N 98 (Постанова N 98).

Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту. [3, розділ 1].

Особлива увага звертається на дотримання встановлених законодавством норм добових при відрядженнях у межах країни і за кордон при включенні в документи на оплату житла вартості харчування в готелях. У такому разі норми добових зменшуються відповідно при одноразовому харчуванні на 20%, дворазовому — на 40%, триразовому — на 60%. Крім цього, відшкодовуються витрати на оплату житла на основі первинних документів (квитанцій), але не більше ніж 50 грн. за добу. При цьому слід керуватися Постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» затвердженого Міністерством фінансів України від 10.06.1999 року №146.

Перевіряючи оплату проїзду, а також проживання в готелі, ревізор керується Законом України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 22.05.1997 р.№ 283/97 ВР, де вказано, що оплата проводиться в розмірі фактичних видатків тільки при поданні підтверджувальних документів.

При наявності підтверджувальних документів відшкодовуються витрати:
1) на побутові послуги, що надаються в готелях (прання, чищення), але не більше 10 % від норм добових витрат для країни, куди відряджається працівник;

2) бронювання місця в готелях в розмірах не більше 50 % вартості місця на добу;

3) за користування постільними речами в поїзді;

4) комісійні в разі обміну валюти. [2, стр.72].

5. Контроль обґрунтованості бухгалтерських записів у журналі-ордері № 7 при відображенні операцій з видачі авансів, повернення надлишкових невикористаних сум, списання за рахунок відповідних джерел коштів (на витрати виробництва, обігу чи за рахунок інших джерел, рахунок 81).

При цьому контролюється правильність визначення кореспонденції рахунків, виходячи зі змісту господарської операції, відображеної в первинному документі. Особлива увага звертається на правомірність та обґрунтованість внесення виправлень, коригування помилок за минулі періоди.

6. Закінчуючи перевірку операцій за журналом-ордером № 7 за місяць, потрібно перевірити правильність узагальнень (підсумків оборотів за місяць), визначення залишків у розрізі підзвітних осіб на кінець місяця та відповідності їх даним на початок місяця у журналі-ордері в наступному місяці, а також даним книги Головних рахунків щодо обсягів оборотів за дебетом і кредитом рахунку 71 та залишків.

7. Перевірка стану контролю бухгалтерії за своєчасністю розрахунків (контроль термінів здачі авансових звітів та невикористаних залишків авансів). Відповідно до чинного законодавства підзвітні особи повинні в триденний термін після закінчення строку відрядження здати до бухгалтерії авансовий звіт. У разі порушення цього терміну вся сума виданого підзвітній особі авансу зараховується як перевищення ліміту грошей у касі, що підлягає сплаті в дохід бюджету [1, стр.63]. У разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі і строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищив 10 банківських днів, за наявності поважних причин керівник може продовжити такий строк до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами). Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти, виплата зазначених коштів має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. [3, розділ 2].

Основними шляхами удосконалення ревізії може бути:

- використання методичних прийомів контролю

- вдосконалення нормативно- правових актів що регулюють питання розрахунків з підзвітними особами [5, розділ 4].

- Література

- :

1. Вітвицька Н. С., Кузьмінська О. Е. Контроль і ревізія: Навч.-метод. посібник для самост. вивч. дисц. — К.: КНЕУ, 2000. — 166 с.

2. Контроль і ревізія / Є.М. Романів, Р.Л. Хом'як, A.C. Мороз та ін. Навч. посіб. Нормат.-практ. матеріали. Станом на 15.03.2001 р.- Л.: НУ "ЛП", "Інтелект-Захід", 2001.-200 с.

3. Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом МФУ № 59 від 13.03.98.

4. Постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» затвердженого Міністерством фінансів України від 10.06.1999 року №146.

5. Мурашко В.М. Контроль і ревізія фінансово-господарської діяльності : навчальний посібник / За заг. ред. П.В. Мельника // Мурашко В.М., Сторожук В. М., Мурашко О. В. – К. : ЦУЛ, 2003. – 311 с.