Степова С.В., Циганчук В.А., Хворостяна І.П.

Вінницький торговельно-економічний інститут

Київський національний торговельно-економічний університет

Інформаційні технології і системи в управлінні готельно-ресторанним бізнесом та застосування інформаційної системи R-Keeper

Вплив інформаційних технологій на управління готельно-ресторанним бізнесом є величезним, оскільки прямо пов'язаний із підвищенням ефективності роботи як кожного менеджера окремо, так і готелю в цілому. Інформаційні технології впливають на конкурентоспроможність на сьогоднішньому ринку. Використання комп'ютерних мереж, Інтернету та інформаційних систем і технологій, програмних продуктів наскрізної автоматизації всіх бізнес-процесів готелю сьогодні не просто питання лідерства і створення конкурентних переваг, але і виживання на ринку в найближчому майбутньому.

Питання аналізу інформаційних технологій та автоматизованих систем розглядали в своїх працях такі вчені, як: С.І. Байлик [2], Р.А. Браймер [3], Л.І. Нечаюк [4], М.М. Скопеня [5], Х.Й. Роглева, Джона Р. Уокера, Г.А. Папирян , К.С. Федосової .

Метою статті є аналіз стану інформаційних технологій і систем в управлінні готельно-ресторанним бізнесом та використання інформаційної системи R-Keeper.

За рівнем розвитку готельно-ресторанної мережі Україна значно відстає від середніх по Європі показників, хоча трохи перевищує усереднені показники для СНД.

Незважаючи на певні зрушення, діюча мережа готельного та ресторанного господарства ще не відповідає вимогам міжнародних стандартів. Готельне та ресторанне господарство України активно формувалося в 60-80-х рр. XX ст. і було розраховане на забезпечення масового внутрішнього споживача, обслуговування якого не передбачало високих стандартів [1;2; 5;6 ].

Зараз у світі налічується понад 300 тис. готелів, загальна кількість номерів у яких перевищує 12 млн. Найбільшим номерним фондом володіє Європа (близько 5 млн), далі йдуть США (4,5 млн) і Східна Азія (1,5 млн). Показник забезпеченості готелями визначається нормативним показником – 10 готельних місць на 1000 жителів. В Україні такий показник становить у середньому 2,3; по Києву – 6 (для порівняння: у Москві – 9,3; у Санкт-Петербурзі – 6,4; у Відні – 25,6; у Парижі – 38,4).

Готельно-ресторанний бізнес забезпечує досить швидке повернення вкладених коштів, в Україні він розвивається недостатньо швидкими темпами. За даними Держкомстату України на 1 липня 2012 р. в Україні налічувалося 22156 готелів і ресторанів, у той час як станом на 1 січня 2009 р. їх було 20 264, тобто за 3 роки кількість готелів і ресторанів збільшилася на 9,3% [7].

В Україні найбільшу кількість підприємств готельного господарства розташовано в м. Києві (8,8% від загальної кількості), Дніпропетровській (8,6%), Одеській (6,4%) областях та Автономній Республіці Крим (6,3%), що пов'язано з високим рівнем їх промислового розвитку, із наявністю центрів туристичних потоків або курортної місцевості. Більше двох третин (68,4%) усієї кількості підприємств готельного господарства – це підприємства приватної форми власності, невеликі готелі, що мають чисельність працівників до 50 осіб. 16,8% підприємств готельного господарства перебувають у комунальній власності, 14,8% – у державній.

Ресторанний бізнес, як відомо, є одним із найбільш прибуткових [4]. Він надає понад 30% валової і 9-10% чистого прибутку, тому є, на перший погляд, дуже привабливою сферою інвестицій. Але у той же час це один із найбільш складних і ризикованих видів бізнесу. Аналіз показує, що середній термін життя ресторану складає 1,5-2 роки, потім його або продають, або він закривається, не витримавши конкуренції. Для успішної роботи будь-якого ресторану є необхідним потужний інструмент для оброблення інформації, яким і є автоматизована система управління.

Як і в інших сегментах ринку нерухомості, у готельному секторі відзначається перенесення строків відкриття готельних об'єктів, які перебувають на фінальних стадіях будівництва, на більш пізні терміни. У середньому по ринку нові об'єкти з'являються із запізненням на 1-2 роки. За даними пожвавлення в сегменті почалося з 2011 р., це пов'язано з необхідністю забезпечення проведення чемпіонату Євро-2012 і з відповідної підтримки з боку державної та місцевої влади.

З іншого боку, для міжнародних гравців готельного ринку зараз з'явилася можливість відносно «дешево» зайти на досить перспективний і прибутковий український ринок. Так, про свій вихід на український ринок у період 2009- 2012 рр. заявили такі міжнародні оператори, як Іntеrсоntіnеntаl, Hіltоn, Rіхоs, Accor, Fаіrмоnt, Starwood, Wyndham та ін.

За прогнозами консалтингової компанії Кnіght Frank, у перспективі попит зміщуватиметься від проектів 4-5 зіркових убік готелів категорії 3-х зіркових бутікових готелів. Навіть у цій ситуації майданчиками під готелі 3-х зіркових цікавляться як приватні інвестори, так і іноземні девелоперські та інвестиційні компанії.

Одним з основних напрямків розвитку готельного бізнесу в Україні слід вважати широке впровадження інформаційних комп'ютерних технологій управління та сучасних систем бронювання на основі вивчення та застосування досвіду розвинених країн у цій сфері [3; 6].

На ринку СНД сьогодні є більше десятка систем автоматизації управління ресторанами. Вартість одного проекту оцінюється іноді в десятки тисяч доларів. У результаті ресторан за використання систем автоматизації управління перетворюється на кероване підприємство, здатне до гнучкого реагування на зміни в ринковій ситуації, де вкладення коштів у технології цілком окупаються. На жаль, у багатьох холдингах і групах компаній в Україні є поширеною тільки «часткова» автоматизація. Однак, якщо мова йде про комплексну автоматизацію мережі ресторанів, то тут не обійтися без інтегрованої системи управління бізнесом на базі сучасної системи управління ресурсами підприємства. Тільки цілком інтегроване рішення на базі системи управління ресурсами дозволяє аналізувати діяльність підприємства в будь-яких розрізах, а не задовольнятися підсумковими показниками, отриманими з розрізнених систем. Нижче наведено короткий огляд сучасних автоматизованих систем управління ресторанами і закладами громадського харчування, які нерідко розміщені в готелях. Для управління розроблені такий інформаційний продукт.

R-Keeper – це лідер ринку автоматизації підприємств сфери громадського харчування. Розробник – компанія UCS – перебуває на ринку автоматизації з 1992 р. Основні програмні продукти: R-Keeper (АСУ для ресторанів), Store House (складська програма), Shelter (комплекс для автоматизації готелів). Комплекс працює під управлінням PC DOS. Мінімальні вимоги до обладнання: POS-термінал. Вартість установлення комплексу R-Keeper (без обладнання): standalone-мінімальна комплектація – $ 5200, мережева концепція – $ 8200.

R-Keeper використовується в більш ніж 3000 ресторанах, кафе, підприємствах швидкого обслуговування (FastFood), використовується в 135 містах в 16 країнах. У мінімальній конфігурації система працює на одній касовій машині, максимальна кількість терміналів обмежена лише параметрами комп'ютерної мережі.

Для автоматизації ресторанів компанія UCS пропонує клієнтам система на базі R-Keeper V6, яка стала стандартом для автоматизації ресторанного бізнесу в Росії і Східній Європі;на базі R-Keeper V7 – це нова версія системи, яка може бути використана для управління як одного ресторану, так і мережі з великою кількістю об'єктів і на базі R-Keeper 6100 – це програмно-технічний комплекс для малобюджетних підприємств харчування. Також розроблений алгоритм початку роботи в даному програмному комплексі: перед початком роботи необхідно перевірити наявність і правильність установки паперу у всіх принтерах системи (кухня, бар, каса). Після завантаження системи, яка повинна бути здійснена не пізніше 11 годин 30 хвилин, необхідно зареєструватися картою особистого доступу в системі. (Перед реєстрацією слід перевірити дату, що з'явилася на екрані, в разі невірної дати потрібно звернутися до менеджера.) Потім необхідно зареєструвати офіціантів і бармена, що працюють в цю зміну. Для здійснення процедури реєстрації бармену-касиру необхідно отримати магнітну картку в офіціанта (бармена) та здійснити її зчитування. Якщо операція виконана правильно, система автоматично заводить новий рядок в списку замовлень з ім'ям цього офіціанта (бармена). Алгоритм видалення зареєстрованого в системі бармена (офіціанта): в списку замовлень курсор потрібно встановити на рядок з ім'ям даного офіціанта (бармена) і натиснути клавішу [Видалити]. Видалити зі списку замовлень зареєстрованого офіціанта (бармена) можна тільки в тому випадку , якщо у нього немає відкритих столів.

При відкритті рахунку необхідно провести карту особистого доступу через зчитувач (зареєструватися) та вибрати клавішами переміщення курсору вільний стіл (сектор барної стійки), в рядку, належить даному бармену-касиру і натиснути клавішу [Введення]. Потім необхідно визначити номер сектора барної стійки (згідно встановленої нумерації столів у залі), звідки надійшло замовлення і натиснути клавішу [Введення]. Якщо для одного стола необхідно відкрити кілька рахунків (тобто відвідувачі з одного столу будуть розплачуватися кожен окремо), то в цьому випадку слід використовувати розширені номери столів: 1.1, 1.2, 1.3 і т.д. (Відкривається кілька столів).

Після цього на екрані з'явиться запит про кількість гостей за столом, необхідно завести кількість гостей за даним столом і натиснути клавішу [Введення].

Після виконання перерахованих вище операцій на екрані з'явиться порожній рахунок. При натисканні клавіші [Меню] на екрані у вигляді списку з'являється вміст першого рівня меню:

1 рівень-Кухня- Бар

2 рівень Салати Супи Гарячі страви Напої Тютюнові і ін.

3 рівень Відбувається поділ Груп 2 рівня і т.д.

Таким чином, переходячи вниз від рівня до рівня вибираються страви та напої, замовлені відвідувачами. Кількість замовлених напоїв (блюд) можна коректувати клавішами [+] і [-], для цього необхідно курсор встановити на рядок з назвою потрібного страви (напою) і відредагувати його кількість. Рахунок неодноразово може викликатися барменом-касиром для внесення необхідних змін. Так змінює замовлення, куди вводиться в уже відкритий і раніше збережений рахунок для цього столу. Для введення до замовлення необхідно в списку замовлень курсор встановити на це замовлення і відкрити його клавішею [Введення], потім завести до замовлення і ще раз повторити процедуру, яка описана в п.6. Страви (напої), замовлені під час попередніх сеансів роботи з рахунком, розташовані на темному фоні і недоступні бармену-касиру для коригування, блюда (напої) введені при замовлення розташовані на світлому фоні і можуть бути відкориговані.

Після введення в рахунок всього замовлення і перевірки правильності введення, рахунок необхідно зберегти, для цього потрібно натиснути клавішу [Відмова], після чого з'явиться запит системи: «Кінець сеансу зберегти замовлення?» Для збереження рахунку виберіть відповідь «Так» і натисніть клавішу [Введення ], після чого на сервіс-принтерах у відповідних підрозділах виробництва роздруковуються замовлення. Якщо замовлення введено невірно, то виберіть відповідь «Відмова» та натисніть клавішу [Введення]. У цьому випадку замовлення збережений не буде і відбувається повернення до роботи з таблицею рахунків.

Для отримання попереднього чека необхідно в списку замовлень знайти необхідне замовлення (зазначити курсором) і відкрити його, натиснувши клавішу [Введення]. Перед друкуванням попереднього чека (рахунки) необхідно уважно перевірити введене замовлення і натиснути клавішу [Пред.чек], після чого система запросить підтвердження: «Виз. чеків виконати друк?» У цей момент, якщо виявилися помилки або клавіша [Визнач.чек] була натиснута випадково , можна відмовитися від роздрукування рахунку клавішею [Відмова]. Для підтвердження роздруківки потрібно натиснути [Введення]. Дану операцію можна проводити як на «касовому» принтері, так і на офіціантській станції. Якщо відвідувач має дисконтна карта то перед процедурою друку попереднього чека необхідно при відкритому рахунку провести дану дисконтну карту через зчитувач, після цього на екрані з'явиться в правій верхній частині підсумок зі знижкою, після чого слід виконати друк попереднього чека. Для виконання операції оплати і закриття рахунку необхідно в списку замовлень знайти цей рахунок. Потім, перебуваючи в рахунку, потрібно натиснути клавішу [Оплата]. На екрані з'явиться протокол розрахунків та запрошення здійснити оплату. У полі для введення суми бармен-касир заводить чисельне значення суми, яка вноситься до каси і натискається клавіша [Введення], після чого роздруковується фінальний чек.

Після аналізу стану готельно-ресторанної справи стає зрозумілим, що для допомоги менеджерам в управлінні в даному секторі економіки просто необхідна така інформаційна система, як R-Keeper. Перевагами даної системи є зручний інтуїтивний інтерфейс, який дає можливість вести контроль за діями персоналу і миттєво приймати рішення.

Література

1. Агафонова Л. Туризм, готельний та ресторанний бізнес: ціноутворення, конкуренція, державне регулювання / Л. Агафонова, О. Агафонова. – К.: Знання України, 2009. – 351 с.

2. Байлик С.И. Гостиничное хозяйство: проблемы, перспективы / С.И. Байлик. - К.: ВИРА-Р, Альтерпрес, 2010. – 208 с.

3. Джон Р. Уокер. Введение в гостеприимство: учеб. [пер. с англ.] / Джон Р. Уокер. – М.: ЮНИТИ, 2008. – 711 с.

4. Папирян Г.А. Менеджмент в индустрии гостеприимства (отели и рестораны) /Г.А. Папирян. – М.: Экономика, 2011. – 207 с.

5. Федосова К.С. Сучасні інформаційні технології у готельному і ресторанному бізнесі / К.С. Федосова, Л.М. Тележенко. – О.: ТЕС, 2010. – 264 с.

6. Сайт Державного комітету статистики України [Электронний ресурс]. – Режим доступу: <http://www.ukrstat.gov.ua/>.

7. Сайт компании UCS [Электронний ресурс]. – Режим доступу: <http://www.ucs.ru, www.r-keeper.ru>.