Секція:
Внешнеэкономическая деятельность
К.е.н., доцент Амеліна І.В., магістрант Іванова Н.В.
Донбаськийдержавнийтехнічнийуніверситет,
Україна
РОЛЬ
ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕСПЕЧЕННЯ У РОЗВИТКУ ЗАВНІШНЬОЕКОНОМІЧНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
ПІДПРИЄМСТВА
У статті розглянуто значну роль інформації в
зовнішньоекономічній діяльності підприємств, особливості сучасного інформаційного
забезпечення, а також напрямків удосконалення інформаційного забезпечення.
Постановка проблеми. У сучасних умовах розвиток зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД)
підприємства, досягнення поставлених цілей та завданьнапряму залежить від вдалого
використання інформаційних ресурсів цього підприємства.Володіння достовірною і
актуальною інформацією у сфері ЗЕД, поряд з умінням ефективно використовувати
адекватні методи її збирання, аналізу і надання, є основою успішної діяльності
підприємств. Пильний інтерес до інформації зараз багато в чому пов'язаний
з формуванням інформаційного суспільства, коли інформація стала проступати у
всіх сферах економічного життя й ігнорувати її стає просто неможливо.Для ефективної роботи підприємства
необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розповсюдження
інформації, старіння актуальності
інформації, оцінювання характеристик інформації – якісних (достовірність,
об’єктивність, однозначність, своєчасність, актуальність), кількісних (повнота,
достатність), ціннісних. Оскільки все більше підприємств самостійно виходять на
зовнішні ринки, то їх насамперед
повинно цікавити інформація про зарубіжні фірми та підприємства, ціни та стандарти якості, а також научно-технічні
досягнення. Керівник може
мати повну інформацію про зарубіжні фірми та інвестиційний клімат конкурентної
фірми, але важно навчитись працювати з цією інформацією. Тобто, постає проблема
розробки інформаційного забезпечення, тому що воно підвищує якість управління
підприємством. Якщо
фірма не володіє технологією витягання та актуалізації інформації, то корисні
дані можна вважати загубленими.
Аналіз останніх досліджень
і публікацій.Багато уваги визначенню ролі інформації у сфері ЗЕД,
місця і специфіки інформаційних ресурсів, інформаційних інновацій для посилення
розвитку ЗЕД підприємства приділяють як вітчизняні так і зарубіжні науковці,
так як Р.Ф.Абдєєв, В.Д.Андєєв, М.Аокі, Босак І.П., Т.Пітерс, Д.Хан, Татаренко
І.В, Воробієнко П.П., В.М та інші.
Мета дослідження.Визначення ролі інформації, інформаційного забезпечення та інформаційних
систем , як основного інструменту розвитку ЗЕД на підприємстві.Сформулювати сутність та значення інформаційної
системи у покращенні управління діяльності підприємства, та запропонувати
напрями удосконалення її, для прийняття вірних управлінських рішень.
Виклад основного матеріалу.В умовах динамічного розвитку однією з особливостей управлінської праці є постійна
необхідність прийняття ефективних управлінських рішень при дефіциті часу. Процес
вироблення і прийняття рішень в системі управління за суттю є інформаційним
процесом. Рішення – це “згусток” інформації, спеціально зібраної,
проаналізованої і опрацьованої суб’єктом управління. [1]
Інформаційне забезпечення управління - це зв'язок інформації з системами управління підприємством і
управлінським процесом в цілому. Воно може розглядатися не тільки в цілому, охоплюючи всі функції управління, а
й за окремими функціональними управлінським роботам, наприклад прогнозування та планування, обліку і аналізу. [1]
Передача інформації
про стан і діяльність підприємства на вищий рівень управління і взаємний обмін інформацією між усіма взаємопов'язаними підрозділами підприємства здійснюються на базі
сучасної електронно-обчислювальної техніки та інших технічних засобів зв'язку.
[2]
Інформаційне забезпечення повинно відповідати наступним
вимогам:
1.
цілісність;
2.
вірогідність;
3.
контроль;
4.
захист від несанкціонованого доступу;
5.
гнучкість;
6.
стандартизація та уніфікація;
7.
адаптивність;
8.
мінімізація введення та виведення інформації. [3]
До інформації належать усі види відомостей, повідомлень
(усні, письмові, графічні тощо) і знань, потрібних для реалізації функцій
менеджменту.
Будь-яка за змістом інформація існує у формі різних її
матеріальних носіїв (у вигляді електричних імпульсів, усної мови, магнітного
запису, показів лічильників, письмових документів, перфокарт і т. ін.) Для
управління найбільше значення має інформація, зафіксована на постійних носіях,
перш за все у вигляді різних паперових документів, магнітних стрічок,
барабанів, перфокарт і перфострічок. [5]
Інформацію передають організовано (формально) і стихійно
(неформально). Так, періодичні звіти за визначеною формою становлять організований
зворотний зв'язок, а стихійне поширення чуток – неформальні канали зв'язку між
людьми. [4]
Інформацію, що використовується в управлінні,
класифікують за різними ознаками:
1) за формою відображення - візуальна (графіки, таблиці,
табло і т. д.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису),
аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);
2) за формою подання - цифрова, буквена і кодована;
3) за порядком виникнення - первинна і похідна;
4) за характером носіїв інформації - документована і не документована;
5) за призначенням - директивна (розпорядча), звітна і
довідково-нормативна;
6) за напрямом руху - вхідна і вихідна;
7) за стабільністю - умовно-перемінна та умовно-постійна;
8) за способом відображення - текстова (алфавітна,
алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);
9) за способом обробітку – що піддається і що не
піддається механізованій обробці. [4]
Залежно від функції, яку виконує інформація в
управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв'язку,
запам'ятовуючою та ін.
У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну,
адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації.
Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну,
ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають
економічні дані. [4]
Отже говорячи про класифікацію та вимоги інформаційного
забезпечення, дуже важливо виділити те, що буде саме цю інформацію зберігати,
обробляти та «видавати». Визначення цьому «інформаційні системи».
Інформаційна система, як система управління, тісно
пов’язується, як з системами збереження та видачі інформації, так і з іншої - з
системами, що забезпечують обмін інформацією в процесі управління. Вона охоплює
сукупність засобів та методів, що дозволяють користувачу збирати, зберігати,
передавати і обробляти відібрану інформацію. [5]
Місією інформаційної системи є виробництво потрібної для
організації інформації, потрібної для ефективного управління всіма її
ресурсами, створення інформаційного та технічного середовища для управління її діяльністю.
Основними методологічними принципами впровадження інформаційної
системи в управління є:
- впровадження найефективніших методів управління, які б
забезпечували оптимальність принципових рішень, всебічне нагромадження і
використання досвіду;
- автоматизація і механізація інформаційних процесів і
технологій;
- організація чіткого, безперебійного і високо надійного зв’язку
з об’єктами управління і об’єктів між собою;
- методична єдність проектування усіх ланок інформаційної
системи і забезпечення інформаційної, технічної і програмної сумісності усіх засобів;
- однократність формування вихідної інформації і ввід її
в систему, багатократне її використання і зберігання на протязі необхідного
часу, доступ до інформації усіх зацікавлених користувачів, агрегування інформації
по мірі її переміщення знизу вверх. [4]
Для ефективного функціонування системи управління важливе
значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана
своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією
формою, яка одержана із запізненням. Досвід показує, що багато простоїв техніки
і людей трапляються через недостатнє оперативне забезпечення управлінського
апарату потрібною вірогідною інформацією. [3]
Тобто якісна розробка цілої інформаційної системи це
невід’ємна частина успіху підприємства. Впровадження
розбивається на дві великі частини: підготовка адміністраторів з персоналу
підприємства та безпосередньо запуск підсистем у відділах і підрозділах.
При виборі програмно-апаратних платформ і окремих
бізнес-додатків повинні застосовуватися несуперечливі, узгоджуються технології.
І, нарешті, дотримання єдиної технології експлуатації і обслуговування системи.
Крім цих ключових вимог, є ще цілий ряд загальних технічних вимог для будь-якої
інформаційної системи:
- Швидкодія, тобто досить малий час реакції системи
(одиниці секунд) при введенні, пошуку та обробці інформації;
- Надійний захист від несанкціонованого доступу до даних і реєстрація дій
персоналу;
- Зручний користувальницький інтерфейс робочих місць;
- Можливість масштабування і розвитку системи;
- Інтеграція з модулями, що використовуються в системі
передачі даних;
- Можливість проведення конвертації даних, які використовувалися
в минулому, додатків в нову систему;
- Висока надійність роботи. [5]
Розробка індивідуальної інформаційної системи для кожного
підприємства економічно невигідна. Особливо для малих підприємств. Тому
класифікація інформації, інформаційна система повинні бути уніфіковані. У
деяких випадках грамотне впровадження спеціальних інформаційних систем може
сприятливо вплинути на досягнення конкурентної переваги, наприклад, за рахунок
поліпшення узгодженості в роботі з віддаленими агентами або за рахунок
збільшення швидкості виконання замовлень. В інших ситуаціях комп'ютерна техніка може полегшити виконання рутинних
операцій і сприятиме систематизації інформації. У невеликих організаціях ефективної
виявляється лише автоматизація бухгалтерії.
Від внутрішньо фірмових інформаційно-технологічних
підрозділів потрібно активно залучати користувачів в обговорення питань
інформаційних технологій, кооперуватися у вирішенні господарських проблем,
встановлювати обґрунтовані межі децентралізації, спрощувати робочі процедури та
інших
Повний перехід до електронної форми інформації поки ще неможливий через низку
об'єктивних причин, обумовлених не обмеженнями сучасних інформаційних технологій
(вони якраз вже цілком дозріли для цього і мають у своєму арсеналі всі
необхідні інструменти), а зовнішніми по відношенню до них чинниками
(законодавство, інерція мислення, недостатній рівень
комп'ютеризації в середньому по країні). Тому, говорячи про концепцію побудови комплексних
інформаційних систем, не можна не згадати таку актуальну на сьогоднішній день
проблему, як суміщення в документообігу підприємства електронних та паперових документів.
[6]
Висновки. Інформаційне забезпечення в значній мірі визначає інтелект системи,
оскільки містить всю використовувану інформацію, оперує нею і здійснює
інформаційний обмін всередині і зовні інформаційної системи. Люди організовують
свою діяльність в силу різних причин – щоб закінчити роботу або завдання, щоб скоротити
або видалити дублювання дій, щоб створити центри відповідальності, щоб забезпечити
стабільність. Інформаційні системи
повинні підтримувати цілі. Інформаційні системи забезпечують
певні переваги перед конкурентами автоматизуючи операції
усередині системи і покращуючи якість або постачання кінцевого продукту
організації.
Використовуючи глобальну комп'ютерну мережу Інтернет, керівники здатні отримувати й
обмінюватися оперативною інформацією, а також проводити різного роду
дослідження. Таким чином, використання технологій, які входять у поняття інформаційна
система – запорука успішної діяльності підприємства на зовнішніх ринках. [6]
Література:
1.
Твердохліб М.Г. Системна обробка облікової інформації на
персональних ЕОМ. Навчальний посібник. - К.: -1993. - 140 с.
2.
Дойль Питер. Менеджмент: стратегия и практика. - СПб.: Питер, 1999. - 560 с.
3. Тенденции развития
современных корпоративных информационных систем. Дозорцев В.М., Шестаков Н.В //
Планета КИС 2000
4. БУМ и РАНГ
компьютерных систем управления предприятием. Игорь Карпачев // Журнал
"Офис", № 7-8, 2000.
5.Герасименко
В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных. - В 2-х
кн. - М.: Энергоатомиздат, 1994