Современные информационные технологии/3.Программное обеспечение

Преподаватель кафедры ИС Гуляева А. Л., ст.гр.ИС-10 Сейтзадина Г.Ж.

Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева

(г. Петропавловск, Республика Казахстан)

Роль автоматизации учета посетителей организации и услуг в деятельности предприятия ИП «Aparts.kz»

В современных условиях сравнительно быстро развивается рынок новых технологий организации автоматизированного учета, который используются на предприятиях разного профиля, в том числе и в организации учета ведения аренды квартир.

Применение автоматизированных комплексов по организации учета клиентов, позволяет отельному сервису позиционировать себя как одно из звеньев финансовой ответственности организации и, тем самым, судить про эффективность работы всей организации.

Автоматизация бизнес процессов современного предприятия является необходимым и обязательным условием его успешного функционирования. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельности практически всех уровней предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно [1].

Основная деятельность ИП «Aparts.kz» предоставление съемного жилья посуточно в Петропавловске.

На предприятии «Aparts.kz» отсутствует готовое решение, поэтому автоматизация документооборота на данном предприятии существенно увеличит эффективность работы фирмы и уменьшит издержки.

Среди задач автоматизации процесса аренды квартир можно выделить такие как:

· учет квартир,сдающихся в аренду;

· учет клиентов, желающих снять квартиру;

· хранение, обработка документации организации.

Среди всего комплекса задач автоматизации деятельности квартирного бюро особо выделяется задача учета, структуризации, хранения и использования предложений рынка аренды, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Успешное решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов возможно, но неэффективно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций при ведении клиента или объектов квартир. Для крупного квартирного бюро количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о квартире и ее свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о квартире в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов.

Система учета посетителей организации и услуг в ИП «Aparts.kz» разрабатывалась с помощью 1С:Предприятие 8.2. Система программ «1С:Предприятие 8.2» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений, разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу [2].

Гибкость платформы позволяет применять «1С:Предприятие 8» в самых разнообразных областях:

· автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.;

· поддержка оперативного управления предприятием;

· автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

· ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

· широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

· решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

· расчет зарплаты и управление персоналом;

· другие области применения[3].

Основными пользователями системы является класс пользователей «Менеджер». Основными направлениями деятельности менеджеров предприятия являются работа с клиентами, работа с выдачей в аренду квартир, оформление документации, выполнением административных функций. У менеджера есть полный доступ ко всем функциям системы. И только менеджер может пользоваться конфигуратором и изменять саму систему.

Для класса «Менеджеры» определены следующие задачи:

·просмотр и редактирование информации о квартирах;

·добавление и удаление информации о квартирах;

·просмотр заявок на бронирование и оформление заявки;

· ввод данных о клиентах, сотрудниках и их должностей, а также их редактирование, удаление;

· создание полного пакета документации.

Функциональные возможности класса «Менеджер» представлены на диаграмме вариантов использования (UseCase) в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1. Диаграмма вариантов использования «Менеджер»

Исходя из решаемых задач для класса «Менеджеры» определяются следующие требования:

· возможность удалять, редактировать данные о клиентах и сотрудниках организации, а также квартир;

· возможность доступа к данным о клиентах, сотрудниках (сохранение, поиск, редактирование, удаление);

· возможность просмотра заявок на бронирование;

· возможность автоматического заполнения оформления заявки;

· возможность быстрого заполнения и распечатки документации;

Классу «Менеджер» доступны следующие функции: доступ к базе, содержащей информацию об объектах, доступ и оформление документации, доступ к данным клиента, редактирование и удаление информации об объектах.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества разрабатываемой системы учета клиентов:

· повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;

· повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций с квартирами и клиентами;

· обеспечение многопользовательской работы.

· формирование и подбор информационной базы запросов;

· оценку достоверности информации;

· обработку информации;

· ввод данных о клиентах, услугах;

· формирование отчета, документов.

Система учета клиентов позволит хранить данные, на основе которых менеджер может каждый день формировать документы, отчеты. Поэтому своевременность и точность отчетов и документов является важнейшим критерием работы менеджера.

Система учета посетителей и услуг позволит сотруднику данной фирмы за короткое время и без особой подготовки для работы с конфигурацией, выполнять свою работу.

Литература:

1. Бизнес-процесс, http://www.deloitte.com(Актуальна на 07.12.2013г.);

2. http://www. v8.1c.ru (Актуальна на 30.11.2013);

3. 1С: Предприятие 8.1. Практическое пособие разработчика. Примеры и типовые приемы. – Радченко М.Г. – СПб: Питер, 2009.