асист. Бровко О.Т., Далєвська Т.А., Навроцький А.О.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ, Україна

Документування як основа здійснення бухгалтерського обліку

Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Актуальність даної теми полягає в тому, що без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів, взагалі, на документуванні господарських процесів базується вся фінансова діяльність організації. Зміст документування, його місце і функції в системі бухгалтерського обліку в українській обліково-економічній літературі до цього часу майже не розглядались, дослідження з цієї проблеми не велись, що негативно відбивається на розвитку теорії обліку, стримується наукова організація бухгалтерської праці.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, С.С. Кромін та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Метою даної роботи є теоретичне осмислення і дослідження процесу документування як основи бухгалтерського обліку для подальшого удосконалення системи обліку на сучасному етапі. У сучасній глобальній, постіндустріальній економіці виразно постає головне завдання обліку – багатоаспектне вимірювання та інтерпретація результатів діяльності суб’єктів господарювання. Необхідно вводити в методологічний арсенал увесь наявний економічний потенціал [2, с.229-245].

Основними завданнями даної роботи є визначити місце та роль документування в системі обліку, вивчити особливості використання електронного документообігу в сучасних умовах, а також проаналізувати низку тематичних дискусійних питань.

Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо). Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення. Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу. Дослідження показали, що в процесі документування ряд функцій обліку реалізуються недостатньо, в більшості бухгалтерій потік документів рухається самоплинно.

Облікову систему в сучасній економіці можна розглядати як стан «біфуркації» (родвоєння): вона являє собою процес якісного переходу системи до вищого ступеня організації і розвитку через послідовні достатньо малі зміни. У точці «біфуркації» система, наче «коливається», роздвоюється щодо вибору можливого напрямку розвитку. Такий стан вимагає посиленої уваги до теоретичних і практичних аспектів обліку, зокрема, документування [3, с.11-15].

Бухгалтерія щоденно поглинає велику кількість документів і, перероблюючи їх, не має точного уявлення про обсяги документів, що підлягають обробці, їх характер, види, властивості, походження, а також про якість зафіксованої в них економічної інформації, темпи їх надходження, ступінь захисту та реалізації за допомогою документування; не відомі і не досліджені причини, які впливають на цей темп; немає достатніх даних про взаємний зв’язок документів між собою та питому вагу кожного окремого їх виду в кількісному співвідношенні.

Науковці по-різному ставлять і вирішують питання про місце документування в системі обліку. Одні ототожнюють первинний облік з документацією, інші трактують його набагато ширше, розглядаючи як етап, що належить кожному виду обліку. В нормативних актах, що регламентують організацію обліку, також немає єдиного підходу щодо розуміння суті первинних документів, їх контролю та обробки. Форми документів побудовано без врахування нових класифікаційних ознак об’єктів обліку. Але на сьогодні при централізованому (аудиторському) обслуговуванні підприємств по-новому ставиться питання про організацію документообігу. Однак в теорії це не знайшло відповідного відображення [4, с.18-21].

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 p. № 996 [1].

Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю організації, а саме:

• дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;

• забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;

• є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

• є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності [3, с.11-15].

В сучасній системі обліку нині виникає багато протиріч та дискусійних питань. Зокрема, тих, що стосуються процесів документування. Цікавим є факт щодо не визнання юридичної сили акту приймання-передачі робіт, нескріплених печаткою. Згідно з ч.2 ст.207 ЦК: «Правочин повинен бути підписаний особами, затверджений уповноваженими документами, довіреністю та скріплений печаткою». Правочином, як не дивно, є і договори, і акти. Отже, документ, не скріплений печаткою, є дефектним, але в той же час немає підстав для автоматичного поширення вимог Цивільного Кодексу до форми правочинів на документи бухгалтерського обліку. Тому контролюючі органи не мають підстав сумніватися в їх юридичній силі [5, с.47-49].

Ще одним ньюансом є те, що в законодавстві не визначено, що саме слід вважати натуральним вимірником конкретного виду господарської операції. Тому у первинних документах, хоч і не вимагається, але необхідно відображати не тільки вартісний, а й натуральний вимірник госпоперації.

Цікавою є ситуація щодо оформлення первинних документів з використанням факсиміле. У п.2.5 Положення №88 первинні документи дозволяється оформляти з використанням факсиміле. Насправді, факсимільний підпис – це недостатній реквізит, бо право оформляти документи з факсиміле не дає розпоряднику повноважень приймати рішення про господарські операції. Надаючи статус розпорядника факсиміле, ми не робимо працівника службовою особою [5, с.47-49].

Сучасні інформаційні технології здатні швидко одержувати інформацію і обмінюватися нею. Електронний документ може бути доказом, якщо його складено з дотриманням усіх вимог і можна довести його цілісність і справжність. На сьогодні електронний документообіг і цифровий підпис набули широкого розповсюдження у сфері проведення банківських операцій і комерційних операцій електронної торгівлі.

Використання електронного документообігу і цифрового підпису тепер узаконено і регулюється законами України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. №851-IV, "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. №852-IV. Однак успішне функціонування системи електронного документообігу залежатиме від уряду та Національного банку України, які повинні розв’язати цілу низку невирішених питань.

З визнанням юридичного статусу електронних носіїв облікової інформації і вихідних машинограм виникла проблема їх визнання та розуміння як оригіналів, оформлення копій документів в умовах комп’ютеризації обліку, забезпечення придатності облікової інформації для зберігання в архіві та її використання в майбутньому. Це означає, що в теорії обліку виникла нова проблема: питання документування фактів господарського життя в нових умовах розвитку економіки.

В умовах ринкової економіки перед теорією обліку постали нові проблеми: змінився зміст і характер документування; виникли нові об’єкти документування, серед яких: нематеріальні активи, лізингові операції, представницькі витрати, витрати на рекламу, розподіл фінансових результатів; відображення договірних відносин, капіталу, резервів підприємства тощо; відсутній позабалансовий рахунок для відображення майна, отриманого за договором позики, договір в бухгалтерському обліку офіційно не є визнаним первинним документом, допускається багато помилок і неточностей з приводу документального оформлення послуг, кредитних та позикових операцій, операцій ЗЕД, при передачі майна на збереження тощо [4, с.18-21].

Тому дуже важливо на сучасному етапі правильно зрозуміти та організувати процес документування. Під оригіналом електронного документу потрібно розуміти перший за часом надрукований засобами обчислювальної техніки примірник документу на паперовому носії. На машинограмі, що є копією документу на електронному носії, додатково повинні бути проставлені печатки або штампи підприємств, що здійснюють перетворення документа в форму, доступну для сприйняття людиною, ідентифікаційний код і відповідні підписи. Захист інформації, що надходить в комп’ютер, рекомендується здійснювати шляхом надання кожній матеріально відповідальній особі і відповідальному за проведення операцій свого ключа, який відкриває і завершує автоматичне відображення масових операцій, підконтрольних даній особі.

Отже, документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку (оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями) і обов’язковою умовою для відображення їх в обліку. Сучасний стан економічної системи вимагає посиленої уваги до процесу документування, до всіх протиріч, дискусійних питань та нововведень, які здійснюються в обліку. При вивченні даної теми та всієї проблематики питань, було опрацьвано поставлені перед нами завдання щодо визначення місця та ролі документування в системі обліку, особливостей використання електронного документообігу в сучасних умовах, було проаналізовано низку тематичних дискусійних питань щодо документування в обліку.

Список використаних джерел:

1. Закон України "Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 p. № 966-XIV.

2. Бутинець Т.А. Документування господарських фактів: теорія, методологія, комп’ютеризація. Наукове видання – Житомир: ЖІТІ, 2009. – C.229-245.

3. Пархоменко В. Документальне забезпечення основ бухгалтерського обліку // Бухоблік і аудит . – 2005. – №3. – С. 11-15.

4. Красовська І. Первинні документи // Головбух. – 2007. – №22. – С. 18-21.

5. Гарний Д. Три ньюанси оформлення «первинки» // Дебет-Кредит. – 2007. – №48. – С. 47-49.