Облік і аудит /Банки

к.с.н., доцент кафедри «Облік і аудит» Зоря О.П.

Запорізький національний технічний університет, Україна

Формування документів дня банківської установи

Формування меморіальних та касових документів дня здійснюється відповідальними працівниками, які повинні здійснити контроль проведених документів та ретельно перевіряти наявність всієї необхідних первинних меморіальних та касових документів у паперовій формі.

Керівник та Головний бухгалтер Банку визначають осіб, відповідальних за формування та зберігання бухгалтерських (первинних розрахункових) документів дня із зазначенням обов’язків в їх посадових інструкціях. За безготівковими та готівковим операціями Банк формує папки меморіальних та касових документів дня. Для зведення меморіальних документів дня Банку формується Протокол статистики. Меморіальні документи дня Банку формуються у вигляді документів на паперових носіях та обов’язково зберігаються у електронних архівах програмного комплексу Банку.

Формування документів дня за певний день має бути здійснено:

– за касовими операціями – не пізніше наступного робочого дня;

– за безготівковими операціями – не пізніше другого робочого дня за днем здійснення операцій.

З метою контролю сформованих документів дня Банку, по яких проведені бухгалтерські операції за операційний день, сума документів дня повинна дорівнювати оборотам щоденного оборотно-сальдового балансу Банку.

Порядок щоденного звіряння та формування документів дня повинен бути організовано з дотриманням наступних обов’язкових вимог:

– загальна сума документів дня повинна бути тотожною оборотам щоденного оборотно-сальдового балансу Банку;

– наявність всіх первинних документів, довідок за документами, які зберігаються в електронних архівах та інших документів у папках документів дня;

– можливість швидкого пошуку документів у папках документів дня, складених за виконавцями (окремо у національній та іноземній валюті), відповідно до протоколу статистики проведених документів в ОДБ.

У Головному банку документи дня за внутрішньобанківськими операціями (за винятком операцій підрозділу податкового обліку та контролю) складаються по операціями підрозділів Головного банку з урахуванням регіональних департаментів та відділень з реєстрів/довідок проведених за день документів, до яких додаються розрахункові документи та оригінали первинних облікових документів, які є підставою для відображення операцій у бухгалтерському обліку (рахунки, рахунки – фактури, накладні та акти, тощо).     

Внутрішньобанківські документи дня зберігаються під відповідальністю керівника підрозділу внутрішньобанківських операцій протягом календарного року і після  його закінчення  передаються на подальше зберігання до архіву.

Оригінали договорів формуються за видами послуг, товарів  в окрему папку, яка зберігається у підрозділах з обліку внутрішньобанківських операцій. Наприкінці кожного календарного року договори, за якими вже виконані всі зобов’язання, формуються в окрему папку та передаються на подальше зберігання до архіву.

До підрозділу формування та зберігання бухгалтерських (первинних розрахункових) документів передаються довідки за проведеними документами, підписані керівником відповідного підрозділу внутрішньобанківських операцій. Документи дня за операціями підрозділу податкового обліку та контролю формуються у загальному порядку з наданням повністю оформлених оригіналів  до підрозділу формування та зберігання бухгалтерських документів.

 У філіях Банку окремим розпорядженням керуючого за погодженням з головним бухгалтером встановлюється власний порядок зберігання первинних розрахункових документів за внутрішньобанківськими операціями. Філії, відділення та підрозділи Банку повинні забезпечити сувору схоронність первинних документів, первинних облікових документів та облікових регістрів.

Співробітники, на яких покладено зберігання документів, повинні забезпечити їх повну схоронність та зберігання банківської таємниці.

Терміни зберігання первинних документів, облікових регістрів та звітів на паперових та електронних носіях встановлюється не менше ніж строк зберігання, визначений Переліком документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, затверджений постановою Правління НБУ від 08.12.2004 № 601, з урахуванням вимог діючих нормативних документів банку. Банківські установи можуть лише збільшувати строки зберігання документів,

якщо це викликано специфічними особливостями їх роботи. Перелік установлює строки зберігання документів незалежно від виду носія, на якому вони складені (паперовий, електронний). Для первинної інформації та звітності, що формується на її підставі, установлюється однаковий строк зберігання незалежно від виду носія. Вилучення бухгалтерських документів здійснюється відповідно до вимог законодавства України.

Архіви, призначені для зберігання документів дня на паперових носіях, розрізняються на поточні та постійні. Поточний архів організовують для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками й інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні й призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів дня (касових та меморіальних) і звітів, а й справ інших підрозділів і служб Банку. Всі прийняті на зберігання справи реєструють в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справу в разі необхідності.