Облік і аудит /Банки

к.с.н., доцент кафедри «Облік і аудит» Зоря О.П.

Запорізький національний технічний університет, Україна

Загальні процедури здійснення операційно-облікової діяльності в банках України

Організація та порядок здійснення операційної діяльності Банку регламентована Положенням про організацію операційної діяльності в банках України: затверджена Постановою № 254 Правління НБУ від 18.06.2003 р. Під операційною діяльності банку слід розуміти сукупність технологічних процесів, пов'язаних з документуванням інформації за операціями банку, їх реєстрацією у відповідних регістрах, перевірянням та вивірянням. Кожна операція банку, тобто дія або подія, внаслідок якої відбуваються зміни у фінансовому стані банку, відображається за балансовими або позабалансовими рахунками чинного плану рахунків. Саме тому за кожною операцією визначаються правила їх обліку, тобто операційні процедури, які охоплюють такі елементи: опис операції; розподіл повноважень між виконавцями операцій; визначення кола відповідальності осіб, що здійснюють операції; документування інформації за операцією; механізми внутрішнього контролю за проведенням операцій.

Система бухгалтерського обліку повинна забезпечувати:

– централізоване встановлення єдиної методологічної основи шляхом затвердження Облікової політики та внутрішніх нормативних документів стосовно відображення у бухгалтерському обліку операцій за напрямками діяльності та видами;

– суворе дотримання принципів бухгалтерського обліку та вимог внутрішніх нормативних документів щодо ведення бухгалтерського обліку;

– хронологічне та систематичне відображення на підставі первинних документів всіх операцій Банку у програмних комплексах та системах з відображенням за рахунками бухгалтерського обліку;

– відповідність синтетичних та аналітичних рахунків;

– своєчасну підготовку, перевірку та подання фінансової/статистичної звітності.

Процедури бухгалтерського обліку виключають можливість здійснення взаємозаліку (крім випадків, передбачених чинним законодавством) активів та зобов’язань, або доходів та витрат як у бухгалтерських записах так і у фінансовій звітності.

Операції Банку можуть проводитися лише за наявності затверджених керівництвом Банку правил (внутрішньобанківських нормативних документів) здійснення операцій певного типу, які повинні бути розташовані на внутрішньому сайті Банку. Керівництво Банку може надавати окремі дозволи (розпорядження, накази тощо) для здійснення операцій, які не визначені внутрішньобанківськими нормативними документами або суттєво відрізняються від існуючих.

Здійснення операцій складається з наступних етапів:

– надання дозволу на проведення операції (шляхом видання наказів та інших внутрішніх нормативних, розпорядчих чи інших документів на проведення певних операцій);

– проведення операції ( оформлення первинних документів, що є підставою для відображення, відкриття рахунків, складання первинних розрахункових документів, введення інформації в облікову систему Банку та її обробка та т.і.);

– здійснення внутрішнього контролю протягом усього процесу - від моменту ініціювання до відображення інформації за кожною операцією в облікових регістрах.

Система оперативного обліку – будь-яке програмне забезпечення Банку, його філій, відділень та підрозділів, призначене для оперативного обліку (виконання) операцій та дій, що прямо або опосередковано відображаються у фінансовій, податковій та статистичній звітності.

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку та забезпечення фіксування фактів здійснення всіх операцій Банку у первинних документах, збереження протягом установленого строку оброблених документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності покладається на керівництво Банку відповідно до організаційної структури та згідно чинного законодавства і статуту Банку.

Керівник Банку зобов'язаний створити необхідні умови для правильного ведення бухгалтерського обліку, забезпечити неухильне виконання всіма підрозділами та службами правомірних вимог служби бухгалтерського обліку щодо дотримання порядку оформлення та обліку первинних документів. Організаційна структура бухгалтерської служби Банку визначається та затверджується Правлінням Банку.

Головний бухгалтер Банку забезпечує дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку вимогам Облікової політики, складання та надання у встановлений термін і встановленій формі фінансової та статистичної звітності, організацію контролю за дотриманням єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, достовірності облікових даних, відображенням всіх операцій, які здійснюються Банком у бухгалтерському обліку.

Головний бухгалтер Банку має право вимагати від всіх структурних підрозділів Банку: дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку; забезпечення правильної організації бухгалтерського обліку і контролю відповідно до вимог НБУ та Облікової політики; подання оформлених належним чином необхідних первинних документів для відображення операцій у бухгалтерському обліку; дотримання встановленого порядку приймання, оприбуткування, зберігання і витрат коштів, товарно-матеріальних і інших цінностей; надання будь-яким підрозділом Банку пояснень щодо здійснення та відображення у бухгалтерському обліку операцій Банку, а при необхідності із безпосереднім втручанням в його робочі процедури, якщо отримані дані викликають сумнів.

За порушення вимог Облікової політики, внутрішніх нормативних документів Банку з питань бухгалтерського обліку головний бухгалтер має право ставити перед керівником Банку питання про притягнення винних осіб до дисциплінарної відповідальності у встановленому в Банку порядку.

Усі банківські операції та інші події діяльності Банку відображаються у системі бухгалтерського обліку працівниками, які виконують функції служби бухгалтерського обліку з відображення операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Співробітники структурних підрозділів Банку, що виконують функції та операції, які входять до системи бухгалтерського обліку, незалежно від організаційного підпорядкування, в частині виконання бухгалтерських функцій підпорядковуються Головному бухгалтеру Банку.

Перелік функцій з ведення бухгалтерського обліку, закріплений за кожним підрозділом та за кожним співробітником окремо, визначається положеннями про підрозділ та посадовими інструкціями його співробітників відповідно до організаційної структури Банку. Зазначені документи затверджуються керівництвом Банку/філії за погодженням з Головним бухгалтером Банку. На головного бухгалтера, який виконує організаційні та контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника банку за тимчасової його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій.