Буднік М. М., Кононенко Є. Ю.

Харківський торговельно-економічний інститут

Київского національного торговельно-економічного університету, Україна

ОСОБЛИВОСТІ УПРАВЛІННЯ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТОМ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Сучасний стан економіки в країні є достатньо невизначеним, та постійно змінюється, підприємства які існують на ринку повинні швидко та мобільно змінювати свою політику та підстроюватися під сучасний стан. Для цього постійно необхідний час, а саме для вирішення цих проблем та задач, яких ставить перед собою організація використовують тайм-менеджмент, як основний принцип регулювання.

Управління часом, організація часу, тайм-менеджмент – технологія організації часу і підвищення ефективності його використання [1, c. 3].

Тайм-менеджмент включає в себе всю сукупність технологій планування роботи співробітника організації, які застосовуються співробітником самостійно для підвищення ефективності використання робочого часу та підвищення підконтрольності зростаючого обсягу завдань. В ситуації, коли персонал не встигає зробити той обсяг роботи, який необхідно, в цьому випадку використовують «тайм-менеджмент», адже лише за допомогою його методів, можна досягти тих, чи інших результатів.

Метою дослідження є аналіз принципів керування тайм-менеджменту, технологій та методів управління робочим часом та надання рекомедацій по управлінню тайм-менеджментом на підприємстві.

Предмет дослідження є процес управління тайм-менеджментом на підприємстві.

Тайм-менеджмент як система управління часом включає в себе ряд елементів, які, будучи використаними, в сукупності дають значне скорочення часу, необхідного для здійснення різних виробничих процесів. До цих елементів відносяться:

- постановка цілей – необхідний етап у тайм-менеджменті, в ході якого необхідно відповісти на питання, навіщо тайм-менеджмент взагалі потрібен для конкретної людини або на конкретному підприємстві. Постановка цілей допомагає в подальшому орієнтуватися в тому, які методи управління часом слід застосовувати, а які застосовувати не слід.

- аналіз – це такий процес, який дозволяє виявити нераціональне використання робочого часу, його причини, а також виокремити з усіх причин основні, які надають найбільш несприятливий вплив на використання часу;

- моделювання стратегій з урахуванням проведеного аналізу;

- планування – це такий процес, в ході якого здійснюється складання переліку завдань, які необхідно виконати за певний проміжок часу. Планування робочого часу має деякі свої специфічні особливості;

- реалізація – конкретні кроки і дії відповідно до наміченого плану і порядком досягнення мети;

- контроль виконання планів, підбиття підсумків за результатами.

Однак, незважаючи на таку досить струнку систему тайм-менеджменту не слід сприймати його як аксіому, тому, що кожне підприємство є єдиним, хто може вирішити для нього проблему раціонального використання часу найкращим чином, і тому найбільш ефективним є особистий тайм-менеджмент підприємства, який у кожному окремому випадку індивідуальний. Необхідно постійно прибігати до нововведень, які впливатимуть на ефективність діяльності підприємства в цілому.

Для того, щоб досягати певних стратегічних цілей необхідно конкретизувати та розділяти завдання між підрозділами організації та створювати міжгрупові та внутрішньогрупові відносини. Постає необхідність управління часом. Адже іноді час на підприємстві порівнюється з якістю та кількістю продукції, яке виробляє підприємство, тому час – це важливе поняття для організації.

Правильне використання часу має важливе значення для своєчасного:

- реагування на зовнішні зміни;

- виконання замовлення;

- змінення продукції, або скорочення видів продукції;

- прийняття нових рішень.

Час є найобмеженішим скарбом, адже за даними дослідження міжнародної консультаційної компанії «Chipin&Partner», 78 днів на рік людина витрачає даремно. А при опитуванні менеджерів, тільки один зі ста вважає, що йому достатньо часу. Тому постає питання вдосконалення та систематизації тайм-менеджменту в організації, адже все починається саме з керівника та головного менеджера [2, с. 38].

Тайм-менеджмент бере свій початок з корпоративної культури підприємства, наскільки злагоджено воно працює, та розподіляє обов’язки між працівниками. Тому необхідно зазначити, що одним із головних моментів у тайм-менеджменті постають командні відносини та внутрішній дух організації. Якщо працівники однієї організації мають одну ціль на підприємстві, то їх робота буде направлена в одне коло, а саме всі співробітники будуть ділити між собою обов’язки та досягати ціль більш оперативно та якісно.

Поряд з метою організації, яка направлена на вдосконалення продукції, або отримання прибутку, повинні стояти цілі пов’язані з раціональним використанням часу, адже необхідно встановлювати якісь часові рамки для досягнення інших цілей, які існують в організації. Та організація, яка має свій стратегічний план на майбутнє, не повинна нехтувати навіть секундами, адже в тайм-менеджменті вони є досить дорогими. Тобто можна сказати, що тайм-менеджмент не повинен відокремлюватись від головної стратегічної цілі підприємства. Необхідно не лише встановлювати часові рамки для глобальних завдань, а й час для всіх організаційних моментів на підприємстві, лише тоді все буде працювати злагоджено.

Існує багато методів по управлінню часом на підприємстві, та найголовніший – раціонального використання робочого часу. Кожен із них має свої переваги та недоліки, тому використання одного з цих методів буде неправильним, з точки зору управління часом, необхідно все робити в комплексі.

Наприклад, принцип Парето говорить про те, що лише невелика частина наших дій, а саме 20 зі 100 робить результат. Все це він доказував тим, що:

1. 20% найменувань товарів дають 80% прибутку.

2. 20% людей, володіють 80% всіх грошей в світі.

3. 20% покупців приносять 80% прибутку.

4. 20% співробітників компанії приносять 80% користі.

Можна сказати, що принцип Парето в цілому є спостереженням (не законом), він показує що більшість речей у житті не розподілені рівномірно. Деякі речі, вчинки, справи вносять вклад більше, ніж інші. Співвідношення 80/20 є частіше округленим, зразковим підрахунком типових розподілів, так як більш точне, кінцеве співвідношення в кожному випадку може бути різним, наприклад, 68/32, 90/10, 95/5, навіть 99/1. Тому використання єдиного методу буде неправильним [3].

Також треба зазначити, що для більш раціонального управління часом необхідно постійно:

- робити електронні графіки, де розписана послідовність дій, час на форс-мажорні обставини, часові рамки на ті чи інше завдання;

- використовувати електронні органайзери, або блокноти, де кожний працівник записує кожну хвилину свого робочого часу, щоб у подальшому робити висновки;

- керівникам використовувати системні програми для управління часом, де можливо завантажити всю інформацію щодо завдань на підприємстві, та навіть завантаженість кожного із працівників організації;

- робити постійні звіти щодо використання робочого часу у порівнянні з минулим та фактичним роками;

- створювати мотивацію у співробітників до тайм-менеджменту, психологічну та матеріальну.

Майже не в одному методі управлінні часом не враховується частина робочого дня працівника, але це дуже важливо. Треба відмітити, що людина, яка працює в організації не може витрачати свої сили рівномірно с початку до кінця робочого дня, тому керівник повинен це враховувати. Спочатку необхідно розподіляти завдання за складністю, адже с початку робочого дня більш продуктивна праця ніж під кінець.

Виходячи з усього вищенаведенного, можна сформулювати особливу систему тайм-менеджменту, яка буде працювати на підприємстві. Адже, як зазначалось раніше, неможливо використовувати один метод, це буде не продуктивно, для кожного працівника потрібні особливі підходи до організації його часу.

Можна запропонувати таку систему управління часом, у вигляді алгоритму:

1. При отриманні певного завдання, керівнику необхідно обрати команду працівників, виходячи із мети самого завдання. Тобто необхідно включати в роботу тих, хто має певну спеціалізацію з цієї теми.

2. Оповістити працівників про завдання та вказати певні терміни виконання.

3. Розділити обов’язки, але це необхідно робити продумано. Наприклад, не ділити на велику кількість людей те завдання, яке може зробити один працівник, і навпаки.

4. Робітники повинні робити звіт про просування своєї роботи, час необхідно встановити конкретний, наприклад, через кожні 2-3 дні.

5. Мотивувати працівників до виконання роботи у визначені строки, матеріально та морально. Задля цього потрібно створити такі умови, щоб не було сильної конкуренції між робітниками команди, вони повинні працювати злагоджено, адже від співпраці залежить результат.

6. Кожний працівник самостійно повинен контролювати свій час, використовуючи електронний органайзер, або фіксувати іншим засобом. Наприклад, вибравши собі два методи тайм-менеджменту, тоді картина буде більш ясною.

7. Необхідно робити найголовніші завдання в першій половині дня, тому що це більш продуктивно.

Отже, можна сформулювати нове поняття. Тайм-менеджмент – це значний соціально-економічний потенціал підприємства, що забезпечує досягнення стратегічних цілей його розвитку.

Систематизація та організація часу на підприємстві – одне з важливіших завдань керівництва, адже від цього залежить його конкурентоспроможність, мобільність, адаптація до різноманітних зовнішніх факторів.

Тому слід звернути увагу на те, що час, як будь-яка інша форма багатства, вимагає обліку, вивчення та контролю за його розподілом і використанням. Першим кроком на цьому шляху є тайм-менеджмент, здійснюваний декількома методами: застосуванням принципів використання часу і нормування та обліку діяльності персоналу. Вибір методу і принципу повинен проводитися в залежності від поставлених завдань, необхідної точності і можливостей.

Література:

1. Трейси Б. Результативный тайм-менеджмент / Б. Трейси. –
М. : ЗВЕЗДА, 2009. – 475 с.

2. Мерзлякова Е. А. Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника / Мерзлякова Е. А. – СПб. : Питер, 2007. – 264 с.

3. Принцип Парето в системі управління організації [Електронний ресурс] /Електронна бібліотека – Офіц. Веб-сайт. – Режим доступу http://backoffice.kz/poleznoe/9-pareto_princip_80_20.html