Бойко О.А., Оліфіров О.В.

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

ОБЛІК ДОХОДІВ В УМОВАХ ЗАСТОСУВАННЯ КОМП’ЮТЕРНИХ ІНФОРМАЦІЙНИХ СИСТЕМ

В сучасних умовах господарювання, коли стратегічною метою більшості підприємств є утримання позиції на ринку, вирішальним фактором стає оперативна, повна та достовірна інформація про результати діяльності, як підприємства в цілому, так і окремих його структурних підрозділів. Для прийняття управлінських рішень та оперативного реагування на зміни зовнішнього середовища, керівництву потрібна своєчасна облікова інформація про наявність ресурсів, ефективність їх використання, розмір доходів і прибутку.

Ефективне ведення бухгалтерського обліку важко уявити без застосування сучасних автоматизованих систем та новітніх комп’ютерних технологій. Саме в умовах комп’ютеризації спрощуються облікові роботи, знижується їх трудомісткість, що підвищує як оперативність отримання необхідної інформації, так і її ефективність.

Облік доходів діяльності підприємства є однією з найважливіших ділянок обліку, тому від правильної його організації залежить достатність інформації, що надається різним користувачам для прийняття управлінських рішень. Грамотна організація обліку доходів в умовах застосування інформаційних систем дає можливість підприємству зменшити витрати і тим самим збільшити прибуток, тобто підвищити ефективність діяльності підприємства.

Для цілей автоматизації обліково-аналітичних робіт в управлінні доходами використовується як внутрішня, так і зовнішня інформація. Внутрішня інформація про доходи – це дані, які виникли переважно у системі обліку та відображають різні тимчасові інтервали і стан об'єкта управління. Ці дані вимірюються і з точністю фіксуються у документах. Внутрішня інформація є більш доступною, оскільки створюється на самому підприємстві.

Зовнішня інформація включає дані про стан ринку і конкурентів, прогнози цін, податкової політики, політичної ситуації в країні тощо. Зовнішня інформація є важкодоступною і дорого коштує, а канали отримання такої інформації можуть бути різними: експертні опитування, статистичні дослідження кон'юнктури ринку, вивчення тенденцій у збуті тих чи інших товарів, засоби масової інформації тощо.

Слід зазначити, що основні проблеми, пов’язані з комп’ютеризацією обліку доходів з основної діяльності підприємств стосуються, насамперед, організації їх аналітичного обліку, можливості застосування різних методик визначення доходів в розрізі різних видів товарів, формування необхідної звітності для потреб управління, конфіденційності інформації тощо. Якщо не приділити достатньої уваги вирішенню цих питань, то ефективність комп’ютеризації обліку може бути мінімальною.

Як шляхи вирішення даних проблем можуть бути запропоновані такі заходи, як організація аналітичного обліку доходів; формування різних форм звітності; інтеграція різних видів обліку; забезпечення надійності та конфіденційності інформації.

Аналітичний облік доходів з основної діяльності в бухгалтерських системах ведеться шляхом встановлення зв’язків між конкретною проводкою, сумою, кількісним показником і об’єктом обліку. І це правильно, якщо користувач має можливість в процесі роботи самостійно вводити нові категорії обліку і об’єкти даних категорій. Оскільки об’єкти знову визначеної категорії так чи інакше пов’язані з вже існуючими об’єктами, система повинна передбачати і побудову зв’язків.

Бухгалтерські комплекси, які є на ринку програмних продуктів, орієнтовані на великі і середні підприємства, і як правило, таких можливостей в повному обсязі не надають. Об’єкти аналітичного обліку або розташовані всередині аналітичних рахунків, або зв’язок між об’єктами не допускається, або пропонується кінцеве число рівнів аналітичного обліку, які можна відобразити в проводках. Ніякі обмеження в цьому плані недопустимі для реальної бухгалтерії великого підприємства, оскільки втрачається можливість побудови звітних документів, в яких має бути відображений наскрізний аналітичний облік. В умовах використання інформаційних технологій критичний рівень аналітичних рахунків може задаватись підприємством самостійно. За комп’ютерної бухгалтерії у зв’язку із розширенням можливостей аналітичного обліку доцільна побудова багаторівневих розрізів статей доходів, необхідних для потреб управління.

Використання засобів автоматизації аналітичного обліку доходів дозволяє практично повністю розв’язати проблему точності та оперативності інформації. Протягом декількох хвилин можуть бути підготовлені різноманітні та деталізовані дані, необхідні для прийняття ефективних рішень. До того ж, правильний вибір програмного забезпечення дозволяє легко й миттєво пристосовувати роботу бухгалтера до правил і норм, які часто змінюються.

Практично в кожній програмі бухгалтерського обліку є вмонтований генератор звітів. Однак, жоден із них не працює з користувачем в простому діалоговому режимі. Для побудови нового звіту необхідно користуватися мовою запитів, що не завжди влаштовує бухгалтера. Автоматизована бухгалтерська система повинна надати такий засіб, застосовуючи який користувач зміг би сам створити всі необхідні бухгалтерські і планово-фінансові звітні документи, не витрачаючи при цьому додатковий час на вивчення мови програмування.

На ринку немає програмного продукту, у який закладено абсолютно всі функції. Тому вибираючи програму, яка б задовольнила потреби користувачів щодо обліку доходів основної діяльності, не треба шукати систему, яка б виконувала всі необхідні функції, а необхідно відштовхуватися від реальних потреб і можливостей підприємства. Крім цього, розробники здебільшого погоджуються на адаптацію своїх систем − відповідно до специфіки потреб замовників.

В умовах комп’ютерної системи обліку доходів від основної діяльності необхідно формувати форми звітності, які б забезпечували надання оперативної та релевантної інформації, а також можливість внутрішньо фірмового планування та контролю за доходами.

Таким чином, основні переваги від використання комп’ютерної техніки з відповідним програмним забезпеченням полягають в наступному: 1) практично цілковито розв’язати проблеми точності й оперативності інформації; 2)  виконанні складних математичних розрахунків, скороченні трудомісткості розрахунків; 3) забезпеченні необхідних умов для аналізу доходів; 4) можливості обробки і зберігання великої кількості однакових в структурному плані одиниць інформації; 5) можливості здійснення вибірки інформації з великої кількості даних; 6) зведенні до мінімуму помилок.

Отже, використання найновіших інформаційних технологій та впровадження комплексної автоматизованої системи управління підприємством дозволяє вирішити такі завдання, як створення системи оперативного обліку і контролю за всіма напрямками діяльності підприємства, а також формування інформаційної бази для прийняття рішень на всіх рівнях управління, тому майбутнє за сучасними інформаційними технологіями.

Література:

1. Кондрашова С.С. «Інформаційні технології в економиці»: Навч.посібник.– К.: МАУП, 2008. – 136 с

2. Ковтев С. Бухгалтерский учет с помощью Excel: Полное практическое пособие для современного бухгалтера. – Издательский дом «Фактор», 2007. – 208 с.

3. Цалко Ю.С. Фінансова звітність підприємства та її аналіз: Навчальний посібник. 2-е вид., перероб., доп. – Житомир: ЖІТІ, 2001. – 436 с.