Мазуренко Анастасія Андріївна, к.е.н. Войтюшенко Наталя Миколаївна

Донецький національний університет економіки і торгівлі

імені Михайла Туган-Барановського

Використання компонент програми «1С:Підприємство» для обліку ТМЦ

Для автоматизації обліку наявності та руху ТМЦ в програмі «1С:Підприємство» використовуються дві функціональні компоненти: «Оперативний облік» та «Бухгалтерський облік».

Досить часто на підприємствах виникають питання стосовно позиціонування та співставлення функціональних можливостей цих компонент.

Метою даної статті є пояснення принципової різниці компонент «Бухгалтерський облік» та «Оперативний облік», а також надання рекомендацій щодо їх використання.

Відображення суттєвих відмінностей двох зазначених компонент почнемо з наведення основних принципів, на яких вони базуються.

Компонента «Оперативний облік» заснована на механізмі регістрів. Регістри являють собою багатовимірні системи обліку наявності та руху ТМЦ. Кожен із них має власну структуру, що включає набір вимірів та ресурсів, що визначають склад обчислюваних значень. Структура регістрів описується відповідно до необхідної деталізації за конкретними розділами обліку.

Так для обліку товарів мінімально достатньо одного виміру – власне «номенклатури товарів». Додатково можна розділити облік по декільком складам – тоді додається вимір «склад», можна ввести розподіл за матеріально-відповідальними особами – ввести вимір «МВО» і т.д. В деяких випадках для обліку товарів може бути введено два регістри, тобто облік буде вестися в двох системах координат. Склад ресурсів регістру також повністю визначається вимогами обліку. Наприклад, товари можуть обліковуватися як у кількісному виразі, так і в облікових цінах для вартісної оцінки товарного запасу.

Важливою особливістю компоненти «Оперативний облік» є орієнтація на підтримку підсумків в актуальному стані на поточний період часу. Компонента підтримує залишки регістрів на «точку актуальності», яка при повсякденній роботі відповідає останньому проведеному документові.

Компонента «Бухгалтерський облік» забезпечує ведення планів рахунків, операцій, проводок та бухгалтерських підсумків. Весь облік ведеться в розрізі синтетичних рахунків. Всі інші розрізи обліку (субрахунки, валютний облік, аналітичний облік) є додатковими і можуть не використовуватися. Облік може здійснюватися в грошовому та натуральному виразі.

Вся інформація про рух ТМЦ відображається в проводках, які мають однакову структуру, а склад даних в них визначається настройками обліку кореспондуючих рахунків. Так для рахунку може бути визначено до п’яти розрізів аналітичного обліку.

Система зберігання бухгалтерських підсумків орієнтована на швидке отримання підсумків з деталізацією до місяця, а також за будь-які періоди, що складаються з повних місяців.

Задля наочності відмінності між засобами, що використовуються цими компонентами, та можливостями, які вони надають, занесено в таблицю 1.

Таблиця 1. Відмінності компонент програми «1С:Підприємство»

Відмінності		Компоненти
		«Бухгалтерський облік»	«Оперативний облік»
1.	Механізм відображення інформації	Основним розрізом обліку є синтетичні рахунки	Механізм регістрів не має визначених розрізів обліку
2.	Розподіл в часі здійснення операцій та відображення їх в обліку	Введення операцій за будь-які дати та швидке отримання підсумків з деталізацією по місяцях та кварталах	Відображення операцій безпосередньо в момент їх здійснення, підсумки – на «точку актуальності»
3.	Коло користувачів	Орієнтована безпосередньо на роботу бухгалтера	Користувач (менеджер, продавець) не посвячується в подробиці реалізації обліку
4.	Конфігурування компоненти	Можлива настройка фахівцем, що має економічну освіту та навички роботи з комп’ютером	Зазвичай налаштовує фахівець з автоматизації через певні особливості

Тож використання аналітики в бухгалтерському обліку порівняно з регістрами менш гнучке та менш ефективне при складному обліку та великому обсязі інформації. Це визначається одноманітним зберіганням усіх проводок. Регістри дозволяють максимально точно відобразити в них потрібну схему обліку за конкретними розділами, що забезпечує найбільш ефективне зберігання та використання інформації.

Швидке отримання деталізованих підсумків в компоненті «Бухгалтерський облік» є вельми доречним для складання звітності. Поняття «точки актуальності» в компоненті «Оперативний облік» дозволяє виконувати різні контрольні дії задля визначення правомірності операцій.

Механізм регістрів «Оперативного обліку» скритий в конфігурації. При його використанні кінцевому користувачеві не надається універсальних засобів відображення операцій в регістрах та отримання звітів. Усі передбачені варіанти руху регістрів та отримання підсумків описані у вигляді документів та звітів і призначені для конкретного використання. В компоненті «Бухгалтерський облік» працівник бухгалтерії може вводити проводки вручну, настроювати ведення обліку, самостійно інтерпретувати проводки, створювати документа та звіти.

Таким чином, в залежності від складу задач, кола користувачів, режиму відображення в обліку господарських операцій кожне конкретне підприємство може обрати з метою автоматизації обліку за допомогою 1С:Підприємство потрібну компоненту: «Бухгалтерський облік» для використання тільки в бухгалтерії чи «Оперативний облік» для автоматизації управлінського обліку.

Однак, спільне використання цих двох компонент в одній конфігурації дає змогу органічно поєднати роботу різних підрозділів підприємства. Так засобами оперативного обліку відслідковується рух ТМЦ, підтримуються взаєморозрахунки з клієнтами тощо. За отриманими даними автоматично формуються проводки для відображення певних операцій в бухгалтерському обліку. Компонента «Бухгалтерський облік» також використовується для визначення фінансових результатів, складання звітності.