Технические науки

К.э.н. Коноплева В.С., к.т.н. Коноплева И.А.

Северный (Арктический) федеральный университет, Россия

Автоматизация управления финансовыми ресурсами предприятия в современных условиях

В современных экономических условиях развития страны, характеризующихся кризисной и нестабильной ситуацией, необходимо принимать неординарные решения, которые связаны, прежде всего, с финансовым состоянием предприятия. В этих условиях ведущей направленностью деятельности руководства предприятия должен стать всесторонний финансовый анализ, который позволит оперативно и действенно выправить нестабильную ситуацию, связанную с недофинансированием, осуществить финансовое планирование и прогнозирование и заблаговременно осуществить упредительные мероприятия.

Для повышения проведения действенного финансового анализа и дальнейшего планирования финансовой деятельности фирмы необходимо использовать инновационные методы, автоматизированные информационные технологии (АИТ), которые позволяют повысить эффективность данного процесса, увеличить точность расчетов и ускорить в разы получение необходимых решений. АИТ в этих условиях становятся прогрессивным инструментом, который обеспечит руководителей фирмы необходимыми данными для принятия оптимальных управленческих решений в сложившейся ситуации [1].

Таким образом, автоматизация финансового анализа и планирования являются одним из важнейших направлений управленческой деятельности, которая охватывает всю автоматизацию бизнеса и позволяет руководству контролировать все процессы, происходящие на предприятии, сократить время обработки всей информации, что естественно скажется на времени принятия управленческих решений, повысит надежность функционирования фирмы, создаст единую информационную среду компании.

В основу построения автоматизированной информационной технологии должна быть положена сетевая модель с концентрацией всех информационных ресурсов в специализированном подразделении – информационном центре, оснащенным достаточным серверным оборудованием с соответствующей защитой и разграничением доступа к определенной финансовой информации.

В этих условиях основной упор на предприятии следует делать на автоматизированное решение финансовых задач, оптимизируя управленческий учет, бюджетирование и финансовый анализ за счет приобретения необходимого прикладного программного обеспечения.

Многоаспектное исследование существующих программных продуктов для внедрения наиболее рационального на предприятии было вызвано нестабильностью строительной компании, расположенной на Северо-Западе России. Кризисная ситуация в экономике поставила перед руководством фирмы задачу оптимизировать управленческие решения, сделав особенный упор на финансовую составляющую деятельности компании.

Перед специалистами строительной компании очень остро встала задача идентификации реального состояния анализируемого объекта строительства в требуемый временной отрезок по финансовому, ресурсному и материальному направлениям в целях обеспечения непрерывности бизнес-процессов и финансового планирования. Специалисты компании, опираясь на опыт уже возведенных сооружений, отслеживали обоснованность сроков, финансовых затрат и прочих ресурсов, выявляли изменения в состоянии объекта в пространственно-временном разрезе. Все это связано, прежде всего с тем, что возведение сооружений на севере вызывает определенные трудности, например, резкое изменение температурного режима может повлечь за собой увеличение финансовых затрат на строительство. В связи с этим специалистам фирмы приходится отслеживать множество факторов и прогнозировать риски, на которые планируются финансовые резервы. Именно прогнозирование является одним из важнейших направлений деятельности специалистов строительной компании, особенно в условиях существующего экономического кризиса. Финансовые работники компании мониторируют изменения в законодательстве Российской Федерации, изменения в области согласований и учетной политики. Все это крайне важно в условиях острой конкуренции на строительном рынке Северо-Западного региона.

Руководством фирмы была поставлена задача оптимизировать указанные процессы для повышения эффективности решения финансовых задач компании за счет эффективного современного инструментария поддержки финансовых процессов, к которому, в первую очередь относится необходимое программное обеспечение для автоматизации финансового анализа и планирования деятельности предприятия.

Первичный анализ информатизации компании показал, что на предприятии имеется необходимое количество и достаточное оснащение автоматизированных рабочих мест (АРМ) специалистов для решения задач управления, включая финансовую составляющую управленческих процессов. Все АРМ объединены в локальную вычислительную сеть (ЛВС) предприятия, которая организована из сегментов основных структурных подразделений по топологии связанных «звезд», объединенных коммутационным оборудованием для обмена информацией между специалистами предприятия и выхода во внешнюю среду через узел доступа, расположенный в отделе информационного обеспечения. Узел доступа представляет собой специализированный сервер, который ориентирован на организацию маршрутизации данных, барьерную защиту информационных объектов, сегментов ЛВС, автоматизированных рабочих мест специалистов и серверов, установленных в операционной отделе и отделе бухгалтерской отчетности. Сервер доступа, который генерирует и сертифицирует ключи криптографической защиты данных, аутентификацию информационного обмена и т.д. Таким образом, анализ аппаратной платформы и, имеющегося в наличии программного обеспечения, предполагает для автоматизации правленческих процессов в рассматриваемом строительном предприятии использовать программный продукт, позволяющий решать не только финансовые задачи, но и оптимизировать структуру компании, а также в комплексе решать все управленческие задачи, включая стоимостной анализ, анализ рисков, расчет трендов вероятностей успеха, выполнять генерацию отчетов и т.д.

Проведенный анализ программного обеспечения показал, что на сегодняшний день на рынке представлено достаточно большое количество программных продуктов для решения финансовых задач крупной компании [2]. Программные решения различаются функциональными возможностями, стоимостью внедрения и масштабами предприятий, на которых они могут функционировать, необходимой квалификацией персонала для эффективного использования программных средств для реализации управленческих задач.

В ходе исследования основного программного обеспечения для решения финансовых задач крупной строительной фирмы особое внимание было уделено программному обеспечению, позволяющему проводить комплексный финансовый анализ. Было выявлено, что в рассматриваемых программных комплексах, реализация финансового анализа и планирования построена на разном уровне. Рассматриваемые программные продукты в большей степени позиционируют себя как ERP-системы для планирования ресурсов компании в целом. Программы данного класса имеют ряд преимуществ. Прежде всего, надо указать на то, что они в своем большинстве достаточно органично встраиваются в корпоративные информационные системы предприятия и позволяют автоматизировать учет, решать определенные управленческие задачи.

ERP-системы, как правило, имеют модульный принцип построения и позволяют автоматизировать все основные управленческие процессы фирмы. ERP-системы предполагают организацию создания единого репозитория для всей корпоративной бизнес-информации предприятия, включая также определенные ретроспективные данные. В программных продуктах класса ERP обеспечивается одновременный доступ к любому объему данных любого количества работников, имеющих определенные на это полномочия.

Функционал программных продуктов класса ERP достаточно широк: начиная с ведения конструкторских и технологических спецификаций, и заканчивая составлением финансового плана с контролем его исполнения, выполнением управленческого учета и т.д. Экономическая эффективность программных комплексов автоматизации управленческих процессов предприятия класса ERP заключается в том, что их внедрение представляет собой инвестиционные проект – финансовые средства, вложенные в приобретение лицензии, внедрения, ведения и оплату услуг консультантов, с истечением определенного отрезка времени приносят предприятию вполне реальные ощутимые выгоды. Иными словами, вложенные средства не только окупаются, но и приносят прибыль. Однако инвестиции бывают эффективными только в том случае, когда они производятся в зависимости от стратегической линии развития предприятия и в соответствии с конкретной схемой инвестирования [3].

При выборе программного продукта класса ERP необходимо тщательно сбалансировать компромисс между двумя требованиями, которые зачастую противоречат друг другу – комплексностью и гибкостью, причем, как с функциональной точки зрения, так с технологической. В некоторых случаях, чтобы дополнить отсутствующую функцию в приобретенном программном продукте, предприятиям приходится модернизировать/интегрировать стандартно поставляемые или уже имеющиеся в наличии приложения. Как пример можно привести использование в бухгалтерии фирмы программных продуктов фирмы 1С, которые, как правило, достаточно эффективно сосуществуют, информационно конвертируются с прикладными программными продуктами класса ERP.

Кроме того, важнейшим аспектом, который необходимо учитывать при приобретении необходимого программного продукта класса ERP является идентичность построения управленческого учета в фирме соответствующему алгоритму в программном обеспечении. Также данные программные продукты должны концентрировать и консолидировать плановую и отчетную информацию, иметь возможность формирования требуемой отчетности по бюджетам в форме удобной для пользователей – руководства предприятия.

В ходе исследования была проведена сравнительная характеристика ряда программных продуктов, позиционирующих себя на рынке, как программное обеспечения класса ERP для крупных предприятий различных направлений деятельности.

В целом, рассмотренные программные комплексы имеют ряд сходных свойств, характерных для программных продуктов данного класса, ориентированных на решение комплексных задач предприятий. К ним можно отнести:

- удобный настраиваемый пользовательский интерфейс (гибкость в настройке);

- как правило, модульность построения с интеграцией финансового планирования, анализа, решения задач учета и контроля с основными бизнес-процессами фирмы;

- высокое качество и скорость обработки информации;

- в некоторых случаях возможность выбора наилучшего варианта бизнес-процессов, что приводит к рентабельности проектов компании, при этом снижая основные статьи затрат;

- уменьшение затрат на хранение информации;

- сокращение сроков реализации заказов;

- возможность экспорта данных в базовые приложения, имеющиеся в наличии у компании;

- наличие стандартных форм отчетности РФ или формирование требуемых форм отчетности за счет наличия в некоторых программных продуктах, так называемого «конструктора форм»;

- возможность формирования аналитических отчетов с визуализацией результатов путем построения таблиц, а также графически оформленных графиков и диаграмм.

Однако, наряду с положительными качествами следует указать и на ряд недостатков, встречающихся в ряде программного обеспечения класса ERP. Прежде всего, это достаточно высокая стоимость приобретения и внедрения данного программного обеспечения. Некоторые программные продукты не русифицированы и имеют англоязычный интерфейс. Отдельные программы, хоть и позиционируют себя как программное обеспечение класса ERP однако имеют узкую специализацию на решение отдельных финансовых задач без охвата всех бизнес-процессов фирмы, либо только на бизнес-процессы определенной направленности и сферы деятельности (торговля, промышленность и т.д.). Некоторые программные решения из рассмотренных, имеют излишний функционал, что приводит к сложности их использования и обслуживания, высокую себестоимость дополнительных модулей, которые приходится приобретать по мере развития компании и т.д.

Учитывая указанные факторы, область Функционирования предприятия, которая требует внедрения не локальных программных средств финансового анализа и планирования, а комплексного подхода к управления, а также стоимостные и функциональные показатели программных продуктов был сделан обоснованный вывод о возможности приобретения и внедрения программного комплекса Spider Project класса ERP, который позволит автоматизировать управленческие процессы в целом, включая компоненту финансовой деятельности предприятия.

В результате внедрения программного комплекса Spider-Project компания получила возможность использовать диаграммы Ганта, различный графический и табличный материал, которые позволили проводить всесторонний анализ проекта, получать необходимые данные во временных, материальных и финансовых направлениях.

Также был внедрен инструмент моделирования доходов и производства, т.к. наряду с расходом ресурсов и материалов организации, входящие в группу компаний, занимаются и поставками. Наряду с анализом расходов финансовых средств Spider-Project позволил моделировать и доходы. Эта возможность оказалась очень важна в реальных условиях управления производством предприятия.

Программный комплекс позволил регулярно пересматривать различные сценарии проекта и получать результаты о возможности достижения поставленных целей, а также учитывать реальное положение дел в условиях реализации разработанного проекта.

Специалисты компании получили современный инструмент планирования объема денежной массы, необходимой для проведения всех этапов строительных работ. Инструменты, входящие в программный комплекс Spider-Project, позволили создавать огромное количество отчетов для задач финансового анализа основной деятельности предприятия. Программный комплекс повысил точность оценки финансовых рисков, а также способов избежать или минимизировать их последствия. Функции контроля изменений проекта, используемые в комплексе Spider-Project, позволили специалистам предприятия в короткие сроки изменять запланированные финансовые потоки, при возникновении форс-мажорных или иных ситуаций, которые могли негативно сказаться на реализации проекта. Например, в случае изменения сроков поставки кирпича, по независящим от компании причинам, работы каменщиков могут быть отложены, а запланированные финансовые ресурсы могут быть перенаправлены на задачи возведения монолитных каркасов следующих этажей здания.

Среди особенностей использования программного средства Spider-Project необходимо выделить комплексность подхода к решению управленческих задач на предприятии, существенное увеличение качества менеджмента в подразделениях компании. Используя встроенные возможности программы, руководители предприятия получили возможность качественно планировать рабочую деятельность своего подразделения, определяя задачи и ответственных за их выполнения сотрудников, а также получая отчеты о выполнении поставленных задач в режиме реального времени. За счет возможности автоматизации рутинных операций выросла скорость и качество выполнения задач специалистами организации. За счет возросшей эффективности деятельности компания вышла на новый уровень в конкурентной борьбе на рынке строительных предприятий Северо-Запада страны.

Итогом использования особенностей программного комплекса Spider-Project в рамках предприятия стала интенсификация трудовой и финансовой деятельности, увеличение финансовой устойчивости и гибкости, снижение рисков, увеличение эффективности действия подразделений предприятия.

Литература:

1 Коноплева И. А., Хохлова О. А., Денисов А. В. Информационные технологии: Учеб. пособие / под ред. И. А. Коноплевой. – 2-е изд., перераб. и доп. – Москва: Проспект, 2014. – 328 с.

2 Коноплев С.П., Коноплева B.C. Менеджмент продаж: Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 304 с.

3 Информационные системы и технологии управления: Учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Менеджмент» и «Экономика», специальностям «Финансы и кредит», «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» / под ред. ГЛ. Титоренко. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. – 591 с.