Казахстан, город
Алматы
Университет
НАРХОЗ
К.э.н., доцент
кафедры «Менеджмент»
Уашов Г.К.
Основные
проблемы технологий тайм-менеджмента в современных условиях Казахстана
В экономике Казахстана, в связи с
возрастанием темпов изменений и степени неопределенности экономической среды у
современной организации увеличивается необходимость оперативно реагировать на
динамично изменяющуюся среду. В процессе управления постоянно возникают угрозы,
связанные с неэффективностью осуществления трудовых процессов, на любом уровне
управления организации.
В настоящее
время каждый казахстанский менеджер должен стремиться организовать свое время и
время работников организации таким образом, чтобы в кратчайшие сроки и с
наименьшими затратами достичь поставленных целей.
Каждая
компания, организация обладает своей уникальной внутренней культурой и своим
особым отношением к такому нематериальному ресурсу как время. Основной
проблемой современных деловых людей является нехватка времени, которая чаще
всего возникает не столько из-за обилия работы, сколько из-за наличия
хронофагов или так называемых поглотителей времени. Поглотители времени
представляют собой неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям.
Человек может принимать в них как пассивное, так и активное участие.
Наиболее
распространенные хронофаги это поиски записей, телефонов, адресов, затяжные
совещания, собрания, незапланированные посетители, заваленный рабочий стол,
неполная или запоздалая информация, нечеткая обратная связь или ее отсутствие,
неумение отказывать, редкое делегирование, отсутствие самодисциплины, неверная
оценка сроков и объемов работы, отказ от установления предельных сроков,
желание всегда быть полезным, природная медлительность, природная рассеянность.
Тайм-менеджмент
позволяет управлять рабочим временем, планировать, организовывать и оценивать
трудовые затраты на всех стадиях бизнес-процессов и минимизировать издержки
организации. Согласно принципу Парето,
лишь 20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата. Следовательно, использование
времени сотрудников необходимо рационализировать таким образом, чтобы направить
все основные усилия именно на те 20 % мероприятий, которые дадут 80 % прироста
эффективности организации. Потребность в тайм-менеджменте в настоящее время
обусловлена такими факторами, как: быстрые темпы изменений внешней среды;
нестабильность мировой экономики и конъюнктуры рынка; постоянная потребность в
изменениях и инновациях, которые уже становятся нормой, а не редким
исключением; рост удельного веса нематериальных активов в стоимости организации
и другие составляющие, непосредственно связанные со сферой функционирования
организации. Все они приводят к конкретным действиям в отношении сотрудников
организации, а именно требуют делегирования работникам больших полномочий,
постоянного увеличения количества решаемых задач, предоставления возможности
принятия самостоятельных решений и планирования своей работы. При этом важно
организовать деятельность персонала так, чтобы они четко осознавали цель и
задачи, стоящие перед ними, грамотно расставляли приоритеты и могли
осуществлять гибкое планирование своего времени.
Тайм-менеджмент необходим и руководителю, и исполнителю, так как он
позволяет использовать передовые технологии, повышение личной эффективности для
достижения общих целей организации.
Проблема целесообразного использования
времени работников умственного и управленческого труда была поставлена
достаточно давно.
Таким
образом, тайм-менеджмент это система, характеризующаяся следующими признаками:
• направлена на повышение
производительности труда;
• основана на применении существующих и
выработке новых уникальных методов и инструментов гармонизации временных
процессов с достижением их логичной организации, соответствующей всем заданным
условиям и ограничениям;
• предполагает выстраивание иерархии целей
и задач отдельных сотрудников и организации, реализация которых связана с
временным развёртыванием производственных операций;
• осуществляется в виде планирования, а
также непосредственного выполнения и корректировки составленных планов.
При этом, анализируя
современное состояние тайм-менеджмента, можно отметить следующее:
1.
Наиболее
распространенные технологии классического тайм-менеджмента основаны на жестком
планировании, что делает их неадекватными динамично изменяющейся бизнес-среде и
требует разработки альтернативных технологий, позволяющих гибко реагировать на
непредсказуемые изменения обстоятельств.
2.
В современном
менеджменте и тайм-менеджменте практически не рассматриваются вопросы
корпоративного внедрения технологий тайм-менеджмента, их использования в
качестве инструмента управления организацией.
3.
В современном
менеджменте тайм-менеджмент рассматривается исключительно как технология,
позволяющая более рационально использовать рабочее время. Между тем, сделанные
в рамках отечественной школы тайм-менеджмента наблюдения позволяют ставить
вопрос о применении тайм-менеджмента для развития
организации, формирования корпоративной культуры, нацеленной на непрерывное
повышение эффективности деятельности.
Все
вышеперечисленное сводится к решению главной экономической задачи – росту
производительности труда, в том числе через повышение эффективности
использования рабочего времени. В связи с чем все больше возрастает роль
используемых методов изучения рабочего времени, которые позволяют выявить
невосполнимые резервы, определить необоснованные потери и в результате
сформулировать предложения по оптимизации деятельности сотрудников.
Таким
образом, около 30 % своего основного времени руководитель тратит на работу с
документацией. Существенно сократить временные затраты помогут следующие
мероприятия:
1.
Необходимо
классифицировать всю документацию. К примеру, инструкции должны находиться в
непосредственной близости только в том случае, если рабочее место является
новым, еще нет достаточной уверенности в собственной компетенции или же по
долгу службы часто приходится пользоваться данным документом. В остальных
случаях папка с инструкциями должна находиться в зоне свободного доступа, но не
занимает место непосредственно на рабочем столе или в верхнем ящике.
2.
Существует
определенный поток документации, требующий постоянного внимания и принятия
безотлагательных решений. Если этот поток активен в течение всего рабочего дня,
распределять его необходимо по мере поступления. Если документы требуют
передачи в следующую инстанцию, по возможности следует передать его, а не
загромождать свой стол.
3.
Распределять
входящие документы следует по классифицированным папкам (неважно, как
представлен документ - на бумажном носителе или в электронном виде). Назвать
папки можно в соответствии с деятельностью: «В работе», «Передать»,
«Выполнено», «К рассмотрению». Ежедневно перед завершением рабочего дня
необходимо проверять содержимое, особенно сроки исполнения. Как только документ
прошел процесс выполнения необходимо убирать всю документацию по данному
вопросу в личный архив.
Если
за переданные документы руководитель несет ответственность (к исполнению), то
важно отследить последующее прохождение документации, напомнить исполнителю о
сроках и своевременно получить ответ. Для облегчения процесса контроля следует
завести специальный график.
Таким
образом, одной из основных задач тайм-менеджмента является выявление потерь
рабочего времени. Грамотный и
регулярный тайм-менеджмент также дает сотрудникам осознание того, что
неэффективное использование своего рабочего времени – это потери не только
главы организации, но и их собственные, которые могут привести к существенному
сокращению эффективности деятельности организации и, как следствие этого, к
уменьшению личной прибыли каждого отдельного работника, причем не только ее
материальной стороны. Технологии тайм-менеджмента опираются как на
классические методы оценки затрат рабочего времени, так и на новые,
разработанные с учетом требований современности.
Список использованной
литературы
1. Анисинкова Е. Б. Тайм-менеджмент / Е. Б. Анисинкова,
Н. А. Сидорова – M.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2008. – 200
с.
2. Егоршин А. П. Основы организации труда: учебник для
вузов. 2-е изд., перераб. и доп. / А. П. Егоршин – Н.Новгород: НИМБ, НШЭУ,
2014. – 384 с.