студентка Шляхтун Ганна Геннадіївна

старший викладач Яремчук Ірина Олександрівна

Державний ВНЗ «Національний гірничий університет», Україна

Відрядження по Україні: порядок відображення в обліку

Наразі на підприємствах для виконання господарських завдань працівників часто направляють у відрядження. Для зменшення ймовірності зловживань по виданим авансам необхідно стежити за порядком їх видачі, доцільністю здійснених витрат та своєчасністю повернення невикористаних коштів. Тому дане питання є актуальним.

Порядок обліку відрядження регламентуються такими нормативно-правовими актами: Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Міністерством фінансів України 13 березня 1998 року № 59; наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт та Порядку його складання» від 28 вересня 2015 р. № 841; постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 2 лютого 2011 р. № 98; «Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні», затвердженим постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 р. № 637, Податковим Кодексом України.

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон № 98 відображає порядок обліку відрядження для державних службовців, а також для посадових осіб підприємств, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Але положення цієї інструкції можуть застосовувати і інші підприємства. Тобто підприємство повинно само визначитись в тому, чи буде воно застосовувати норми Інструкції № 59 та постанови № 98. Рішення керівника повинно бути затверджене наказом. Також підприємство може розробити власне Положення про відрядження, де будуть розкриті питання з обліку розрахунків по відрядженню.

Перш ніж направити працівника у відрядження, необхідно видати наказ керівника підприємства про направлення працівника у відрядження. Для здійснення витрат у відрядженні, підзвітна особа забезпечується авансом, який може видаватись у готівковій та безготівковій формі. Працівник повинен бути ознайомлений з довідкою-розрахунком на виданий аванс, а також з вимогами щодо звітування про використання коштів, які видані на відрядження.

При обліку розрахунків з підзвітною особою необхідно враховувати такі особливості:

– день вибуття у відрядження – це день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а день прибуття з відрядження – день прибуття транспортного засобу до постійного місця роботи (при цьому день вибуття і прибуття зараховуються як два дні);

– дати вибуття та прибуття з відрядження повинні збігатися з наказом керівника підприємства про відрядження;

– при перебуванні працівника у відрядженні, на нього поширюється режим роботи підприємства, куди він відряджений, оплата праці проводиться за графіком роботи, що установлений на підприємстві, де підзвітна особа постійно працює;

– витрати на проїзд, проживання та інше відшкодовуються лише за наявності оригіналів підтверджуючих документів (добові витрати не потребують спеціального документування);

– за наявності наказу керівника за кожен день відрядження працівникові виплачуються добові в межах норм, що встановлені постановою Кабінету Міністрів України № 98;

– витрати на наймання житлового приміщення відшкодовуються в межах граничних сум, що встановлені постановою Кабінету Міністрів України № 98;

– витрати, що перевищують граничні норми, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства.

Якщо працівник у відрядженні захворів, йому відшкодовуються під час тимчасової непрацездатності витрати на наймання житла і виплачуються добові за весь час хвороби, але не більше двох місяців. Також йому на загальних засадах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності.

Відрядженому працівнику з дозволу керівника підприємства може бути продовжений термін відрядження. Дозвіл оформлюється наказом керівника після повернення працівника на підставі доповідної записки, де вказуються причини затримки.

Після того, як працівник повернувся з відрядження, він повинен скласти Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (надалі Звіт). До Звіту додаються оригінали підтверджувальних документів. Також підзвітна особа повинна у встановлені строки повернути залишок невикористаної суми готівковим або безготівковим способом. Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт подається до закінчення 5-го банківського дня після завершення відрядження. Якщо готівка була отримана підзвітною особою за допомогою платіжної картки, то підзвітна особа подає Звіт і повертає невикористаний залишок до закінчення 3-го банківського дня після закінчення відрядження. Якщо підзвітна особа здійснила безготівкові розрахунки за допомогою платіжної картки, «а строк подання платником податку Звіту не перевищив десяти банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може продовжити такий строк до двадцяти банківських днів (до з’ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами)» [ 3 ]. За неповернення залишку невикористаної суми протягом звітного місяця, на який припадає граничний строк повернення («до закінчення третього або п’ятого, а в окремих випадках десятого чи двадцятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує відрядження за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт» [ 3 ]), до працівника застосовується податок з доходів фізичних осіб. База оподаткування доходом з фізичних осіб розраховується як залишок невикористаної суми помножений на коефіцієнт. Коефіцієнт розраховується за формулою:

К = 100 : (100 - Сп),

де Сп – ставка податку, встановлена для таких доходів на момент їх нарахування.

Після цього потрібно помножити базу оподаткування на ставку податку відповідно до пункту 167.1 статті 167 IV розділу Податкового Кодексу України.

На думку автора, хоч законодавством і встановлений податок з доходів фізичних осіб за несвоєчасне повернення залишку невикористаної суми, все одно існує проблема несвоєчасного повернення залишку. Тому вважаємо за доцільне для зменшення таких випадків розробити підприємством документ з наступними реквізитами: П.І.Б. особи, якій видано аванс; дата видачі авансу; сума авансу; гранична дата повернення залишку невикористаної суми. Цей документ дасть змогу відслідковувати граничну дату повернення невикористаних коштів та заздалегідь повідомляти підзвітну особу.

Література:

1. Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон: Наказ Міністерства фінансів України від 13.08.98 р. № 59 [Електронний ресурс] – режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98

2. Податковий кодекс України від 02.12.2010 р. № 2755-VI [Електронний ресурс] – режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/2755-17

3. Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт: Наказ Міністерства фінансів України від 28.09.2015 р. № 841 [Електронний ресурс] – режим доступу: http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/ru/z1248-15