Современные информационные технологии / 1. Компьютерная инженерия

Оразбаева Г.Д., д.п.н Криворучко В.А., магистр Улихина Ю.В.

Павлодарский государственный университет им. С. Торайгырова, Казахстан

Разработка автоматизированной системы учета работы кофейни «Lavazza»

На современном этапе развития общества, когда время не идет как раньше, а стремительно летит, автоматизация различных процессов глубоко проникла во все сферы нашего социума, не является исключением и сфера общественного питания.

Предприятия общественного питания работают с людьми, а значит, качество обслуживания стоит на одном из первых мест. Сюда входит не только вежливый персонал и качественная пища, но и скорость обслуживания в том числе. Быстрое оперативное обслуживание – это всегда большой плюс, а обеспечить его поможет автоматизация предприятий общественного питания.

Автоматизация предприятия общественного питания дает следующие преимущества:

- оперативное управление и анализ деятельности предприятия общественного питания;

- ускорение процесса обслуживания клиентов;

- возможность индивидуальной работы с посетителями (гостевые и дисконтные карты);

- уменьшение ошибок планирования и управленческой деятельности;

- уменьшение злоупотреблений со стороны персонала и т.д.

Цель работы спроектировать и разработать автоматизированную систему учета работы кофейни «Lavazza».

Цель может быть достигнута решением следующих задач:

1. Изучить существующие автоматизированные системы учета работы предприятий общественного питания.

2. Провести исследование деятельности кофейни «Lavazza», описать её основные бизнес-процессы, обосновать необходимость разработки автоматизированной системы.

3. Спроектировать информационную базу кофейни «Lavazza».

4. Выстроить модель потоков данных кофейни «Lavazza».

5. Разработать автоматизированную систему для учета работы кофейни «Lavazza».

Сущность автоматизированной системы управления заключается в удовлетворении информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Данная система может быть полезна на всех уровнях управления предприятием [1].

Безусловно, автоматизация призвана не заменить существующую традиционную систему коммуникации персонала (с её совещаниями, телефонными звонками, приказами и т.п.), а лишь дополнить ее. Функционируя совместно, обе эти системы обеспечат рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев актуальной, своевременной и достоверной информацией [2].

Проведённый анализ предметной области кофейни «Lavazza» показал, что кофейня представляет собой предприятие общественного питания, основой меню которого является кофе и чай в сочетании с кондитерскими изделиями, закусками, коктейлями, прохладительными и алкогольными напитками. При этом бизнес кофейни заключается не только (и не столько) в оказании услуг общественного питания, но и в удовлетворении потребности посетителей в проведении досуга, короткого отдыха, предоставлении места для общения и деловых встреч и т.п.

Таким образом, кофейня это место не только общественного питания, но и досуга, где каждый, исходя из своих потребностей, ставит перед собой определенные цели пребывания.

По формату кофейня «Lavazza» является традиционной (небольшое заведение, основой меню которого являются кофе, чай и десерты) с элементами формата «фаст-фуда», которая отличается самообслуживанием, одноразовыми стаканчиками, кофе на вынос.

«Демократичная» концепция: рассчитана на широкий круг посетителей, ориентированных непосредственно на услуги кофейни как таковые и отдых.

Основными факторами успеха бизнеса кофейни являются:

- место расположения;

- состав меню и качество блюд и напитков (прежде всего – кофе);

- внутреннее и наружное оформление, удобство интерьера;

- уровень сервиса (особенно – по времени исполнения заказов и расчета);

- качество управления бизнесом (особенно – регулярность, постоянство).

Организационно производственная структура управления кофейни выбрана линейная: плюсы – единоначалие, четкая субординация с конкретным разграничением прав и обязанностей, минусы – необходима большая компетентность руководителя. На рисунке 1 изображена организационная структура кофейни «Lavazza».

Рисунок 1 – Организационная структура кофейни «Lavazza»

Организационная структура кофейни, построена на принципе иерархичности уровней управления, при котором каждый нижестоящий уровень контролируется вышестоящим уровнем и подчиняется ему, а также на принципе разделения труда на отдельные функции и специализации работников по выполняемым функциям.

Численность персонала кофейни будет определяться исходя из функциональной целесообразности. Система оплаты труда будет построена на основе должностных окладов, и будет зависеть от величины фактически отработанного времени.

Подбор персонала рекомендуется осуществлять перед пуском производства с учетом следующих требований:

- наличие профессиональной подготовки и квалификации по данной специальности;

- наличие опыта работы на аналогичных предприятиях общественного питания;

- коммуникабельность, умение работать с клиентами.

Проведенные исследования деятельности кофейни позволили распределить функциональные обязанности её работников:

Директор берет на себя функции общей организации работы и контроля над всем процессом. Он является материально-ответственным лицом, и действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех инстанциях различных форм собственности. По хозяйственной деятельности заключает договоры, открывает расчетный счет в банке, выдает доверенности, организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива, распоряжается имуществом предприятия, занимается поиском поставщиков.

Бухгалтер осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств. Он является материально-ответственным лицом, следит за работой и правильным ведением документации. Бухгалтер должен организовывать и осуществлять бухгалтерский учет, проверять достоверность получаемой информации, контролировать соблюдение законности при расходовании денежных и материальных ресурсов. Осуществлять учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств и своевременно отражать на соответствующих бухгалтерских счетах операции, связанные с их движением, а также вести учет издержек производства и обращения, выполнять сметы расходов. Иметь высшее образование с опытом работы от 2-х лет, знать бухгалтерский учет в торговле.

Администратор является материально-ответственным лицом, осуществляет прием сырья, оформляя при этом необходимые документы, организует розничную торговлю.

Основные требования, предъявляемые к официантам и барменам: коммуникабельность, корректность, приятная внешность.

Исходя, из функциональных обязанностей работников, строится модель потоков данных. Она являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе. С её помощью эти требования представляются в виде иерархии функциональных компонентов (процессов), связанных потоками данных.

Источники информации (поставщики, клиенты) порождают информационные потоки (накладные, заказы), переносящие информацию к подсистемам или процессам. Те, в свою очередь, преобразуют информацию и порождают новые потоки, которые переносят информацию к другим процессам или подсистемам, накопителям данных или внешним сущностям - потребителям информации.

Главная цель построения модели потоков данных – сделать требования к системе ясными и понятными на каждом уровне детализации, а также разбить эти требования на части с точно определенными отношениями между ними.

На модели (Рисунок 2) отражена функциональная зависимость между участниками автоматизированной системы управления кофейни «Lavazza».

Система управления предприятием строится по многоуровневой структуре. От подсистем, расположенных на более высоком уровне, идет поток управляющей информации к подсистемам, расположенным на более низком уровне, в то же время подсистемы более низкого уровня посылают информацию о текущем состоянии объекта управления подсистемам более высокого уровня.

0251665408251659264251660288251661312251662336251663360251664384

Рисунок 2 – Модель потоков данных

Нижний уровень управления является источником информации для принятия управленческих решений на более высоком уровне. Если рассматривать поток информации от уровня к уровню, то количество информации, выраженное в числе символов, уменьшается с повышением уровня, но при этом увеличивается ее смысловое (семантическое) содержание.

Автоматизированная система будет содержать базу отчетов, сформированных сотрудниками предприятия:

- барист составляет отчеты по продажам;

- администратор представляет отчет по накладным поставщиков и общим расходам предприятия;

- бухгалтер оформляет общие ежемесячные финансовые отчеты.

Система будет подсчитывать прибыль и затраты предприятия, также содержать график работы сотрудников.

По представленной модели будет разработана автоматизированная система управления кофейни «Lavazza», которая заменит рутинные операции автоматизированными и облегчит труд персоналу данной организации.

В результате применения автоматизированной системы кофейни «Lavazza» модернизируется ее функционирование: повысится уровень обслуживания клиентов, увеличится товарооборот, ускорится взаимодействие со сторонними организациями (поставщиками), максимально упростится ведение отчетности предприятия.

Литература:

1. Андреева О.Д. Технология бизнеса: маркетинг: учебное пособие – М.: Издательская группа ИНФРА. М. – НОРМА, 2007.

2. Попугаев Ю.И. Механизм правового регулирования в информационной сфере. Информационное право. – М.: Информационное общество, 2008, выпуск 6. - С. 54 - 56..