К.т.н., доцент Гадецька 3. М., спеціаліст Шепель О. В.

Черкаський Національний Університет ім. Б. Хмельницького

Необхідність застосування автоматизованих систем електронного документообігу

Європейський досвід свідчить, що технічна робота з документами іноді є основною діяльністю сучасної державної установи чи організації. За результатами дослідження, що проводилося компанією Siemens Business Services у низці європейських установ (компаній), 30% робочого часу витрачається працівниками на пошук, відпрацювання та погодження документів, 6% документів губляться, кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів. Фахівцями Siemens Business Services встановлено, що в разі використання електронного документообігу продуктивність праці персоналу зростає на 20 – 25%, у процесі діяльності економиться великий відсоток часу, істотно збільшується оперативність документообміну, а вартість архівного зберігання електронних документів на 80 % нижча за вартість їх паперових копій.

У зв’язку з вищеокресленим впровадження систем електронного документообігу на підприємстві, в управлінській діяльності якого оперативність прийняття рішень та їх здійснення є головним фактором результативності, є вкрай необхідним. [1]

На жаль, застосування комп'ютерних програм у сфері роботи з управлінською (організаційно-розпорядчої) документацією у ряді випадків не супроводжується структурною перебудовою роботи з документацією, що істотно знижує ефект від застосування навіть самих багатофункціональних спеціалізованих (і відповідно дорогих) програмних комплексів. Нерідкі ситуації, коли впровадження комп'ютерних систем носить формальний характер і не супроводжується скільки-небудь істотної оптимізацією та уніфікацією документований процесів.

Спираючись на тенденції розвитку інформаційних технологій та еволюцію вимог до інформаційних систем, можна визначити радикальні відмінності систем сучасного покоління від попередніх. Останнім часом чітко вималювалася тенденція остаточного переходу від облікової системи до системи документообігу.

Першу вимогу до сучасних систем автоматизації організації можна сформулювати так: система повинна автоматизувати не тільки бухгалтерський облік, а й документообіг організацій [3]. Це стає можливим за рахунок впровадження в організаціях систем електронного документообігу.

Система електронного документообігу повинна мати такі властивості: обробляти різноманітні типи документів, перелік яких можна змінити і розширити; мати вбудовані засоби визначення не тільки набору типів документів, що обробляються системою, а й реквізитного складу кожного з них. При цьому екранні форми представлення будь-якого типу документів мають настроюватися під конкретного користувача чи групу користувачів; забезпечувати формалізацію опису технології обробки документів: стадій обробки, правил переходу від однієї стадії до другої, виконавця чи групи виконавців кожної стадії тощо; забезпечувати настроювання облікових операцій, виконуваних на тій чи іншій стадії; автоматично виконувати облікові дії, залучаючи породжувані бухгалтерські і фінансові документи в загальний документообіг; вирішувати завдання однозначної ідентифікації користувачів, що виконують у системі ті чи інші дії; гарантувати незмінність уведеної користувачем інформації. Від паперового документообігу, однією з цілей якого є юридичне обґрунтування як можливості, так і факту виконання тієї чи іншої операції, можна відмовитися, лише маючи в системі вбудовані можливості з використання електронно-цифрового підпису; мати прозорий для кінцевого користувача інтерфейс з офісними програмами. Тільки за наявності таких властивостей системи можна забезпечити перехід від автоматизації облікових операцій до автоматизації бізнес-задач.

Якщо система передбачає обробку різних видів документів, має гнучке настроювання і прозорий інтерфейс з іншими системами, то в автоматизований документообіг можна включити навіть документи, які створені за межами корпоративної мережі [4].

Існує ряд систем електронного документообігу на ринку України за допомогою яких можна вирішити дані питання: Documentum, LanDocs, система «Дело», система «БОСС-Референт», Docs Fusion і Docs Open, Optima Workflow.

Сьогодні електронний документообіг запроваджено в органах державної влади і місцевого самоврядування, таких як: Державна податкова адміністрація, Пенсійний фонд, МВС, Держкомстат, Ліцензійна палата, Торговельно-промислова палата, Держкомпідприємництва, Держстандарт, Міністерство освіти і науки, Державна митна служба [5].

Отже, у зв'язку з тим, що основну частину інформаційного ресурсу складає документація, можна вважати, що на сучасному етапі дозріли необхідні передумови для переходу до концептуально нового способу роботи з документами в організаціях з застосуванням сучасних систем електронного документообігу.

ЛІТЕРАТУРА:

1. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор – № 7-8, 2004.

2. Впровадження електронного документообігу та електронного цифрового підпису - кроки до прозорої та оперативної взаємодії податківців та платників податків // Вісті, №33, 2005.

3. Глинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота // Jet Info – № 8 (111), 2002.

4. Глинских А. Современные системы электронного документооборота // Компьютер-Информ – № 9, 2001.

5. Дутов М. Сравнительный анализ европейского законодательства в области электронного документооборота // Підприємництво, господарство і право – № 8, 2002.