Мартинюк А

Мартинюк А.О.

Запорізький національний університет

Науковий керівник: к.ю.н., доцент Шарая А.А.

Особливості нотаріального діловодства

Нотаріат в Україні - це система органів і посадових осіб, на яких покладено обов'язок посвідчувати права, а також факти, що мають юридичне значення, та вчиняти інші нотаріальні дії, передбачені законом, з метою надання їм юридичної вірогідності

Багато науковців-юристів приділило у своїх дисертаційних дослідженнях увагу окремим аспектам діяльності нотаріату в Україні. Наприклад, це роботи «Адміністративно-правове регулювання приватної нотаріальної діяльності в Україні» К.І. Федорової, «Державний контроль за нотаріальною діяльністю в Україні» Н.В. Карнарук, «Організаційно-правові аспекти державного регулювання нотаріальної діяльності в Україні» Г.Ю. Гулєвської, «Процедура вчинення нотаріальних проваджень» Я.П. Панталієнко, «Становлення та розвиток інституту нотаріату в Україні (історико-правовий аспект)» Л.Е. Ясінської, «Теоретичні основи нотаріального процесу в Україні» С.Я. Фурси, «Цивільно-правові засади розвитку нотаріату в Україні» В.М. Черниш та ін. Проте, питання особливості здійснення нотаріального діловодства розглядалося фрагментарно в контексті загальних досліджень (так проблемні питання щодо організації та ведення нотаріального діловодства в Україні досліджували такі науковці, як А.М. Єрух, Ю.М. Козьяков, В.М. Марченко, Г.І. Ожегова, К.І. Чижмарь та ін.).

Відповідно до ст. 5 Закону України «Про нотаріат», нотаріус зобов’язаний вести нотаріальне діловодство та архів нотаріуса відповідно до встановлених правил; дбайливо ставитися до документів нотаріального діловодства та архіву нотаріуса, не допускати їх пошкодження чи знищення [1].

Також ст. 2-1 Закону України «Про нотаріат» закріплює перелік органів, які здійснюють контроль за організацією нотаріату, займаються перевіркою організації нотаріальної діяльності нотаріусів, слідкують за дотриманням ними порядку вчинення нотаріальних дій та виконання правил нотаріального діловодства [1]. Це Міністерство юстиції України, Головне управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головні управління юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

Особливості здійснення нотаріального діловодства регулюються Правилами ведення нотаріального діловодства, затвердженими Наказом Міністерства юстиції України від 22 грудня 2010 р. Ці Правила встановлюють порядок документування нотаріальної діяльності та зберігання архіву і визначають порядок організації роботи з документами в державних нотаріальних конторах, державних нотаріальних архівах, приватними нотаріусами. Також під час ведення діловодства нотаріус керується і вимогами ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» [2].

Нотаріальне діловодство ведеться українською мовою. Варто почати з визначення поняття «діловодства». Так, І.В. Бондар зазначає, що «діловодство визначається у ДСТУ 2732:2004 як сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організування роботи зі службовими документами». Отже, необхідно погодитися із думкою вченої, що «невід’ємними складовими діловодства є документування та організація роботи з документами. Документування є процесом створення та оформлення документа. А свою чергу, документування управлінської інформації полягає у створюванні службових документів, змістом яких є управлінська інформація» [3].

Законодавством України (яке згадувалося вище) встановлені однакові вимоги щодо ведення діловодства як в державних нотаріальних конторах та державних нотаріальних архівах, так і приватними нотаріусами і за невиконання цього обов’язку до нотаріуса застосовуються санкції, передбачені законодавством. Відповідальність за організацію діловодства у державній нотаріальній конторі чи архіві несуть завідувачі. У свою чергу, завідувач контори, архіву призначає особу, відповідальну за ведення нотаріального діловодства, про що видається відповідний наказ. В односкладовій конторі відповідальним за організацію діловодства та архіву є завідувач державної нотаріальної контори. У багатоскладової контори, архіву відповідальними за додержання порядку ведення, користування та зберігання реєстрів, книг обліку, журналів, у яких реєструються нотаріальні документи та документи, на підставі яких вчинені нотаріальні дії, а також за нотаріальні документи, що знаходяться у їх провадженні, є державні нотаріуси. Відповідальним за організацію діловодства та архіву при здійсненні приватним нотаріусом нотаріальної діяльності є сам нотаріус, і хоча приватний нотаріус може покласти організацію діловодства та архіву на особу, яка перебуває з ним у трудових відносинах, це не знімає з нього такої відповідальності.

Правила ведення нотаріального діловодства (а саме п.2.3) встановлюють, що невід’ємною складовою нотаріального діловодства та документаційного забезпечення нотаріального процесу є спеціальні бланки нотаріальних документів, що використовуються нотаріусами виключно під час вчинення нотаріальних дій. У Законі України «Про нотаріат» міститься перелік нотаріальних дій, оформлення яких неможливе без використання спеціальних бланків. Наказом Міністерством юстиції України від 14 липня 2004 р. затверджено Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України, яке містить загальні норми про те, що замовниками бланків є Міністерство юстиції України, приватні нотаріуси, державні нотаріальні контори [4]. Також існують декілька спеціалізованих підзаконних нормативно-правових актів, як регулюють питання стосовно нотаріальних бланків: затверджено Порядок витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання, яке затверджене Постановою Кабінету Міністрів України 5 серпня 2009 р. та Порядок ведення Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів, яке затверджено Наказом Міністерства юстиції України 4 листопада 2009 р. [5; 6]. Видача цих бланків здійснюється на підставі заявки суб'єкта та супроводжується внесенням відповідного запису до Єдиного реєстру спеціальних бланків нотаріальних документів й складанням відповідного документа.

У зазначених вище Правилах ведення нотаріального діловодства законодавець наголосив на тому, що є організаційно-розпорядчі документи, а є нотаріальні документи, прописавши порядок їх складання та оформлення в окремих розділах. Відповідно складання та оформлення організаційно-розпорядчих документів прописано в розділі V Правил; складання та оформлення нотаріальних документів – в розділі VІ Правил. Отже, Правила відокремили організаційно-розпорядчі документи та нотаріальні документи, підкресливши таким чином обидва види документів [7, с. 132].

І хоча нотаріальне діловодство є відносно самостійної частиною нотаріального процесу та невід’ємною складовою діяльності нотаріуса, проте, разом із тим нотаріальне діловодство слід відносити до загальнодержавної системи документації, оскільки вона охоплює всі види систем документації, що виникають та взаємодіють у державі. Тому нотаріус повинен дотримуватися не лише законодавства, яке безпосередньо регулює організацію та ведення нотаріального діловодства, а й дотримуватися вимог стандартів щодо загального діловодства України.

Література:

1. Закон України «Про нотаріат» від 02.09.1993 p. // Відомості Верховної Ради України. – 1993. – №39. – Ст.383.

2. Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил ведення нотаріального діловодства» вiд 22.12.2010 року № 3253/5 // Офіційний вісник України. – 2010. – № 98. – Ст. 164.

3. Бондар І.В. До питання про поняття нотаріального діловодства / І.В. Бондар // Наше право. – 2004. - № 1. – С. 137 - 142.

4. Про затвердження Положення про порядок постачання, зберігання, обліку та звітності витрачання спеціальних бланків документів інформаційної системи Міністерства юстиції України : Наказ Міністерства юстиції України від 14.07.2004 року № 67/5 [Електронний ресурс]. - Режим доступу : http://zakon3.rada.gov.ua/laws/show/z0878-04.

5. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку витрачання, зберігання, обігу спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання та опису і зразка такого бланка» від 05.08.2009 року № 812 // Офіційний вісник України. – 2009. – № 59. – Ст. 165.

6. Наказ Міністерства юстиції України «Про організаційні заходи з постачання, зберігання, обігу, обліку спеціальних бланків нотаріальних документів і звітності про їх використання» від 04.11.2009 року № 2053/5 // Офіційний вісник України. – 2009. – № 89. – Ст. 129.

7. Організація нотаріальної діяльності. Нотаріальне діловодство. Архівна справа: практичний посібник / Марченко В.М., Ожегова Г.І., Чижмарь К.І.; за заг. ред. Г.І.Ожегової. – Х.: ФО-П Лисяк Л.С., 2013. – 416 с.