Сучасні інформаційні технології. Програмне забезпечення

О. Б. Дера, к.п.н. Н. А. Хміль

КЗ «Харківська гуманітарно-педагогічна академія» ХОР, Україна

Можливості хмарних технологій для автоматизації документообігу кафедри закладу вищої освіти

На сьогодні одним із найбільш перспективних напрямів розвитку інформаційних технологій є хмарні технології. Їх використання дозволяє більш раціонально організувати процес електронного документообігу кафедри вищого навчального закладу, забезпечити його гнучкість.

Можливості хмарних технологій та їх напрями використання досліджували Г. Алексанян, В. Биков, М. Кадемія, В. Кобися, О. Кузьмінська, В. Кухаренко, С. Литвинова, Н. Морзе, В. Мкртчян, З. Сейдаметова, С. Семеріков, О. Спірін, Ю. Триус, М. Шишкіна, R. Griffith, Y. Khmelevsky, M. Miller, K. Subramanian, N. Sultan, W. Chang, P. Thomas, A. Fox та інші. Зокрема С. Литвиновою розкрито теоретичні та методичні засади проектування й використання хмаро орієнтованого навчального середовища загальноосвітнього навчального закладу; М. Шишкіною теоретично обґрунтовано та визначено методичні засади створення і розвитку освітньо-наукового середовища вищого навчального закладу на базі хмарних технологій; С. Касьяном запропоновано та експериментально перевірено ефективність моделі документообігу на основі хмарних технологій в навчальних закладах післядипломної педагогічної освіти.

Метою нашої публікації є аналіз можливостей хмарних технологій для автоматизації документообігу кафедри закладу вищої освіти.

Під хмарними технологіями у науковій літературі [1-3] розуміють технологію обробки даних, в якій комп’ютерні ресурси надаються користувачеві як інтернет-сервіс. Користувач має доступ до своїх даних, але не може і не повинен управляти і опікуватись інфраструктурою, операційною системою, програмним забезпеченням, з якими він працює [3]. Сутність «хмари» це зберігання, обробка і спільна діяльність.

Використання хмарних технологій для організації та автоматизації документообігу кафедри має такі переваги: 1) не потрібні потужні комп’ютери; 2) хмарні сервіси є безкоштовними, що не вимагає затрат на закупівлю спеціального програмного забезпечення та його систематичного оновлення; 3) документи доступні з різних пристроїв; 4) відсутня прив’язка до робочого місця в процесі створення та редагування документа; 5) забезпечується можливість спільної взаємодії між членами кафедри в процесі створення та редагування тих чи інших документів, що значно скорочує час на його підготовку.

Ми повністю погоджуємося з С. Касьяном, що хмарні технології
у системах обміну інформацією використовують для того, щоб користувач через свій комп’ютер отримував у розпорядження всі необхідні ресурси, відповідно до його потреб. Хмарні технології передбачають максимально комфортні умови для виконання завдань будь-якої складності. Вони повністю відповідають сучасним вимогам безпеки, універсальності і гнучкості, пристосовності до потреб освітнього закладу [1].

Як відомо використання хмарних технологій дозволяє реалізувати можливості віддаленої обробки інформації та її прискорення, забезпечує досягнення високих показників доступності інформаційної інфраструктури [1].

Використання хмарних сервісів порівняно з традиційним підходом в опрацюванні документів, дозволяють обслуговувати різноманітні групи користувачів у межах однієї «хмарини», дають змогу кожному мати cвій доступ у хмарі мережевих сервісів [2].

Спираючись на дисертаційне дослідження С. Касьяна, під автоматизацією документообігу на основі хмарних технологій кафедри закладу вищої освіти будемо розуміти процес створення, управління доступом, поширення, вилучення для знищення документів в електронному вигляді
з використанням каналів зв’язку з віддаленим джерелом мережі [1].

Як на наш погляд, для автоматизації документообігу кафедри закладу вищої освіти підходять сервіси компанії Google: електронна пошта (Gmail), cховище для збереження файлів (Google Диск), сервіс для створення сайтів (Google Сайт). Розкриємо можливості та способи їх використання.

Gmail.com – поштовий сервер. Поштова скринька на безкоштовному поштовому сервері дає можливість створювати, надсилати та oтримувати повідомлення, що безперечно прискорює поширення безлічі різної iнформації серед членів кафедри.

Google Диск одне з найпопулярніших хмарних сховищ даних, що дозволяє користувачам зберігати свої дані на серверах у хмарі та ділитися ними з іншими користувачами, а також обмінюватись файлами. Використання сервісу надає можливість створити структуру папок із документами та за потребою надати до них спільний доступ (див. рис. 1).

Рис. 1. Приклад структурування папок документів кафедри на Google Диску

За допомогою можливостей сервісу Google Документи можна створювати такі документи кафедри, як: плани роботи на навчальний рік, навчально-методичних та наукових заходів, видавничої та профорієнтаційної роботи; графіки роботи гуртків, навчальні та робочі програми та інші документи (див. рис. 2).

Рис. 2. Документи кафедри створені засобами сервісу Google Документи

Сервіс Google Таблиці можна застосовувати для створення таких документів, як: розподіл навантаження викладачів, обсяг навчальної роботи, розклад занять викладачів, графік завантаженості викладачів, індивідуальні плани викладачів, різні звіти та інші. Послуговуючись сервісом Google Календар матимемо можливість відслідковувати строки виконання документів

Проведений нами теоретичний аналіз свідчить, що використання хмарних технологій для автоматизації документообігу кафедри закладу вищої освіти сприяють організації спільної роботи над документами, довгостроковому їх збереженню та забезпеченню їх цілісності.

Cписок викориcтаних джерел

1. Касьян С. П. Управління документообігом у закладах післядипломної педагогічної освіти на основі хмарних технологій: автореф. дис. на здобуття наук. ступеня канд. пед. наук : спец. 13.00.06 «теорія і методика управління освітою» / С. П. Касьян, Київ – 2016. – 23 с.

2. Литвинова С. Г. Проектування хмаро орієнтованого навчального середовища загальноосвітнього навчального закладу: монографія / С. Г. Литвинова – Київ : ЦП «Компринт», 2016. – 354 c.

3. Литвинова С. Г. Проектування хмаро орієнтованих навчальних середовищ загальноосвітніх навчальних закладів. Зарубіжний досвід [Е-ресурс] / С. Г. Литвинова // Інформаційні технології і засоби навчання: електронне наукове фахове видання – 2014. – №3 (41). – С. 10-27 – Режим доступу: http://journal.iitta.gov.ua/index.php/itlt/article/view/1052/810#.U7LD9ZR_toE.