студентка Бокова В. О.

Керченского государственного морского технологического университета

Учет расходов по зарубежным командировкам

Поездка сотрудника по приказу руководства за границу России считается зарубежной командировкой. Командировки бывают:

Ø краткосрочные ‒ продолжительностью до 40 дней, не считая времени нахождения в пути;

Ø длительные ‒ продолжительностью от 40 дней и до одного года, не считая времени в пути.

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) является основанием для направления работника в командировку. В случае если в командировку направляется группа лиц, оформляется приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а); командировочное удостоверение (форма № Т-10), которое выписывается только при поездках в страны СНГ; служебное задание (форма № Т-10а), подписанное руководителем структурного подразделения. В служебном задании необходимо указывать профессию (должность) работника, место назначения, дату начала и окончания командировки, ее цель; отчет о командировке (форма № Т-10а), который составляется после возвращения из загранкомандировки; авансовый отчет (форма № АО-1) вместе с приложенными документами, подтверждающими производственные расходы.

За каждый день командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в том размере, который установлен в коллективном договоре или в ином локальном нормативном документе организации (п. п. 11, 16 Положения №749).

Наиболее распространенным вариантом финансирования зарубежных командировок является выдача командируемому аванса (подотчетной суммы) в рублях или иностранной валюте до начала поездки. Другим вариантом является совершение зарубежной поездки за счет имеющихся у командируемого наличных денег или банковских (пластиковых) карт (собственных или служебных). В этом случае возмещение расходов производится после предъявления авансового отчета и получения из банка подтверждающих сумм расходов, списанных со служебной пластиковой карты.

По окончании командировки подотчетные лица должны представлять в бухгалтерию авансовые отчеты о произведенных расходах не позднее трех рабочих дней.

Командировочное лицо должно приложить к авансовому отчету подтверждающие документы: копию загранпаспорта, в т.ч. его страницы, которые подтверждают даты пересечения границы; проездные билеты; счета за проживание; квитанции, а также другие документы, подтверждающие расходы.

Неиспользованная иностранная валюта должна быть возвращена в кассу организации. Валюта пересчитывается в рубли по курсу, установленному на дату возврата денежных средств. В ситуации, когда работник получал аванс в рублях и самостоятельно приобретал иностранную валюту, действуют следующим образом. Остаток неизрасходованной иностранной валюты обменивается на рубли и в кассу, соответственно, возвращаются рублевые суммы. По операции обмена валюты возникает расход из-за разницы между банковским курсом и курсом Центробанка. Справка обменного пункта является документом, подтверждающим этот расход.

Если командированный направляется в две или более страны суточные за день перемещения из одной страны в другую выплачивается в валюте и по нормам той страны, в которую его направили. При этом дата определяется по отметке в загранпаспорте.

Нормы суточных установлены Правительством РФ в долларах, независимо от страны назначения и принимаются к учету исходя из соблюдения следующего принципа:

Ø до пересечения командируемым лицом границы РФ действуют те же нормы суточных, что и при внутренних командировках;

Ø с даты пересечения границы РФ суточные подлежат оплате по нормам, устанавливаемым для страны, куда направляется работник;

Ø работникам, выехавшим в командировку за границу и возвратившимся из-за границы в Россию в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% от нормы.

Суммы НДС по командировочным расходам при загранкомандировках не учитываются, т.к. в соответствии с налоговым законодательством услуги по перевозке пассажиров и багажа за пределами РФ облагаются по налоговой ставке 0%.

Для учета выданных авансов и командировочных расходов к счету71 «Расчеты с подотчетными лицами» открываются субсчета: 1 ‒ «Расчеты с подотчетными лицами в рублях»; 2 ‒ «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте». Иногда могут открываться субсчета для каждого вида иностранной валюты. На субсчетах может быть отражена конвертация валюты, произведенная подотчетным лицом до или во время командировки.

При выдаче наличной иностранной валюты из кассы делается запись:

Д71-2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»,

К50-2 «Касса в иностранной валюте».

Выдача аванса на командировочные расходы из кассы организации оформляется расходным ордером. Сумма выданного аванса отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Так как организация осуществляет операции с наличной валютой, к счету 50 «Касса» следует открыть субсчет «Касса в иностранной валюте».

В бухгалтерском учете расходы на загранкомандировки включаются в состав расходов по обычным видам деятельности и отражаются на счетах учета затрат (20, 26, 44).

Расходы в иностранной валюте пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, который действовал на дату утверждения авансового отчета (ПБУ 3/2006).

Курсовая разница, которая возникает в результате изменения курса иностранной валюты за период от выдачи командированному сотруднику аванса и до утверждения авансового отчета, относится на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

В том случае, если курс иностранной валюты вырос, образуется положительная курсовая разница, которую следует включить в состав прочих доходов и отразить по кредиту счета 91-1. Если курс иностранной валюты уменьшился, то появляется отрицательная курсовая разница, которую включают в состав прочих расходов и отражают по дебету счета 91-2.

Помимо этого, организация должна пересчитывать задолженность работника по подотчетным суммам, выданным в иностранной валюте, на каждую отчетную дату (31 марта, 30 июня, 30 сентября, 31 декабря) по официальному курсу ЦБ РФ.

Документально не подтвержденные расходы, а также суточные свыше норм включаются в совокупный облагаемый годовой доход работника. Основанием является п.2 с.226 части второй НК РФ.

Литература:

Kacпинa P. Г. Бухгалтерский учет внешнеэкономической деятельности / Р.Г.Каспина, Л.А.Плотникова. ‒ M.: ЭKCMO, 2010. ‒ 432 c.

Лупикова Е. В. Учет и аудит внешнеэкономической деятельности / Е.В.Лупикова, Н.К.Пашук. – Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2008. – 320 с.

Морозова Е. В. Учет и анализ внешнеэкономической деятельности / Е. В. Морозова, И. В. Лотоцкая – Сыктывкар: СЛИ, 2012. – 136 с.