студентка Шляхтун Ольга Геннадіївна

старший викладач Яремчук Ірина Олександрівна

Державний ВНЗ «Національний гірничий університет», Україна

Інвентаризація: організація та оформлення результатів

Кожне підприємство повинно здійснювати контроль за фінансово-господарською діяльністю підприємства. Це забезпечує раціональне використання ресурсів, достовірне відображення інформації у бухгалтерському обліку та збереження активів підприємства. Для виконання цих завдань існують різні методи контролю. До одного із них належить інвентаризація. Тому питання організації інвентаризації та оформлення її результатів є актуальним.

Основним нормативним документом, яким слід керуватися при проведенні інвентаризацій є Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань (Положення № 879). Для державних підприємств передбачено також такі нормативні документи, якими слід керуватися при інвентаризації:

1) Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання) (Положення № 158, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 березня 1993 року);

2) Методика проведення інвентаризації об’єктів державної власності, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2005 року № 1121.

В контексті цих тез будуть розглянуті загальні аспекти організації інвентаризації та оформлення її результатів.

Для забезпечення інвентаризації створюється інвентаризаційна комісія, склад якої затверджується керівником підприємства в розпорядчому документі. До її складу входять представники апарату управління, бухгалтерської служби та працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації. Очолює інвентаризаційну комісію керівник підприємства.

На підприємствах, де великий обсяг інвентаризаційних робіт, для безпосереднього проведення інвентаризації створюється робоча інвентаризаційна комісія. До складу робочої інвентаризаційної комісії входять представники апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації. Також до неї можуть входити представники інвентаризаційної комісії. Матеріально відповідальна особа не може входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки об’єктів, які знаходяться у неї на зберіганні.

Об'єкти і періодичність проведення інвентаризації визначаються власником (керівником) підприємства, крім випадків, коли її проведення є обов'язковим згідно з законодавством [ 1 ].

Інвентаризація є обов’язковою в таких випадках:

1) перед складанням річної фінансової звітності;

2) у разі передачі майна державного підприємства або бюджетної установи в оренду;

3) при приватизації майна державного підприємства;

4) у разі передачі державного підприємства або бюджетної установи до сфери управління іншого органу управління (крім передачі в межах одного органу управління);

5) при колективній (бригадній) матеріальній відповідальності інвентаризація є обов’язковою у разі зміни матеріально відповідальних осіб, у разі зміни керівника колективу (бригадира), у разі вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів або за вимогою хоча б одного члена колективу (бригади);

6) при встановлення фактів крадіжок, зловживань, псування цінностей;

7) за судовим рішенням;

8) у разі непередбачуваних подій, таких як техногенні аварії, пожежі чи стихійні лиха;

9) при переході на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами та в інших випадках, передбачених законодавством.

Можна виділити 3 етапи проведення інвентаризації: підготовчий; безпосереднє проведення інвентаризації; завершальний.

На підготовчому етапі перед інвентаризацією проводять перевірку ваговимірювальних приладів, які будуть використовуватись для інвентаризації; формуються останні прибуткові та видаткові документи; групуються та розсортовуються активи у зручному для інвентаризації порядку. Останні прибуткові та видаткові документи візуються головою інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) із зазначенням, що ці документи проведені до інвентаризації і на яку дату. Ці документи є підставою для визначення бухгалтерією залишків активів за даними бухгалтерського обліку.

Перед проведенням інвентаризації матеріально відповідальна особа в інвентаризаційному описі дає розписку про те, що усі прибуткові та видаткові документи здані у бухгалтерію, а усі цінності, що надійшли оприбутковані, а ті що вибули, списані. Під час проведення інвентаризації проводиться підрахунок, зважування, обмірювання активів, які перевіряються, у присутності всіх членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії). Обов’язковим є проведення інвентаризації у присутності матеріально відповідальної особи.

Усі результати підрахунків, обмірів, зважувань заносяться до інвентаризаційних описів та інвентаризаційних актів, в залежності від того, який об’єкт перевіряється. Інвентаризаційний опис використовується для занесення даних про активи підприємства та активи, що знаходяться на відповідальному зберіганні підприємства. В акті інвентаризації фіксуються наявність готівки, грошових документів, бланки документів суворої звітності, фінансових інвестицій, а також повнота відображення грошових коштів на рахунках у банку (реєстраційних рахунках), дебіторської та кредиторської заборгованостей, зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень (резервів) [ 2 ].

Можуть бути такі випадки, коли інвентаризація проводиться протягом кількох днів. У цьому разі, коли комісія залишає приміщення, голова комісії повинна опечатує приміщення пломбіратором. Інвентаризаційні описи повинні залишатись у приміщенні, де проводиться перевірка. У разі, коли під час інвентаризації надходять або вибувають цінності, то на прибуткових та видаткових документах матеріально відповідальною особою робиться запис «після інвентаризації» в присутності членів інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії).

Після закінчення проведення перевірки активів, матеріально відповідальна особа у інвентаризаційному описі дає розписку, що інвентаризація дійсно відбулась у її присутності, у зв’язку з цим претензій не має. Всі члени інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальна особа ставлять підписи у цьому документі.

На завершальному етапі проводиться порівняння фактичних даних з даними бухгалтерського обліку та оформлення результатів інвентаризації. Порівняння проводиться бухгалтерією у звіряльній відомості активів і зобов’язань. Результати інвентаризацій оформлюються протоколом, де зазначаються висновки щодо розбіжностей та вносяться пропозиції щодо їх врегулювання. Протокол передається на розгляд та затвердження керівнику підприємства.

На думку автора, цей порядок проведення інвентаризації повністю забезпечує об’єктивність, адже перевірка проводиться сторонами, які безпосередньо не відповідають за товарно-матеріальні цінності. Перекриття доступу до цінностей під час проведення інвентаризації запобігає внесенню активів до приміщення з метою прикриття незаконного вибуття активів.

Отже, організація інвентаризації згідно з нормативно-правовою базою забезпечить ефективне управління ресурсами підприємства.

Література:

1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні: Закон України від 16.07.1999 р. № 996-XIV [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/996-14

2. Про затвердження Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань: Наказ від 02.09.20149 р. № 879 [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14