Экономические науки. Маркетинг и менеджмент

 

Магистрант Курмангожина Ж.Р.

Тюменский государственный нефтегазовый университет, Россия

Информационное обеспечение менеджмента

 

Информация – является одной из сложнейших, пока не полностью раскрытых областей современной науки. Это видно даже из нечеткости определений понятия информации: совокупность знаний, сведений, данных. В философии – нарушение монотонности, а в кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, т. е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованности системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". Если посмотреть с точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т. е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых изолированных от окружающей среды систем, из этого следует вывод, что информация есть отрицание энтропии. Из теории управления информация определяется, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен данными.

В общем случае информационная связь между передающей и приемной стороной осуществляется по схеме, приведенной на рис. 1.

http://www.cfin.ru/bandurin/article/sbrn04/sbr4_007.gif

Рис. 1. Схема передачи информации

Лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти способна Выполнить эти требования к управленческой информации. Создание баз и банков данных, т. е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач - самый оптимальный способ хранения производственной информации. При данном способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных гаходятся в состоянии постоянного обновления в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

В настоящее время взгляд на организацию сформировался как на сложную открытую социальную систему, берущая элементы входа из внешнего окружения по отношению к организации  и подвергающий их различным преобразованиям, в результате чего получаются элементы выхода.

Один из подходов, названный моделью конгруэнтности организационного поведения, основан на общей системной модели, которую предложил Дэвид Надлер. Считается, что организации, представленные в виде систем, состоят из взаимозависимых составных частей. Изменение в одной составной части системы обычно приводит к изменениям в других ее частях. Система генерирует энергию, чтобы двигаться к состоянию равновесия. Наконец, чтобы продолжать существовать, организация как открытая система должна поддерживать благоприятные взаимоотношения по входам и выходам с внешним окружением.

К основным входным элементам, поступающим в систему организационного поведения, связывающим ее с внешним окружением относятся: требования и возможности, ресурсы, история данной организации и стратегия, которая является самым важным входным элементом. К выходным элементам относятся: характеристики работы организации, характеристики работы групп, индивидуальные характеристики, которые совместно определяют общую эффективность деятельности.

В организации существуют четыре компонента, которые зависятдруг от друга: задачи, структуры и системы, культура и люди.

Стратегия представляет собой набор ключевых решений относительно соответствия имеющихся ресурсов предоставленным возможностям, ограничениям и требованиям внешнего окружения в контексте истории организации и в соответствии с ее видением и миссией.

Видение  представляет собой описание "желаемой реальности", выражающее основные ценности, обозначающее необходимые и достаточные изменения, которое состоит из двух компонент: сформулированное описание предназначения организации, эмоциональный призыв.

Задачи наиболее важная часть организации. Они состоят из работ, которые нужновыполнять, и характеристик их выполнения, а также количества и качества товаров или услуг, которые производит организация.

Организационные системы и структуры включают в себя формальные системы и организационные механизмы к ним относятся системы бизнес-процессов, информационные системы, линии подотчетности, должностные инструкции, механизмы мониторинга и контроля, формальные системы оплаты и вознаграждения и т. д.

Организационная культура состоит из: ценности, ритуалы, нормы, источники власти, приверженности, неформальные взаимоотношения.

Люди привносят свои разнообразные знания, навыки и опыт, различные личностные качества, отношения, ценности и поведение. Когда происходят быстрые изменения основной причиной, вызывающей стресс, является стремление привести индивидуальные потребности в соответствие с формальными и неформальными структурами и системами организации и с ее культурой.

Только на первый взгляд внедрение информационных технологий в деятельность компании представляет изменение одного из четырех элементов – организационные структуры и системы. На самом деде, этот элемент взаимосвязан с остальными компонентами и нарушение равновесия неизбежно влечет за собой: изменение задач, видов и характеристик работ и качества их выполнения; пересмотр культуры организации; сопротивление персонала.

Неверно рассматривать как самодостаточный процесс изменения одного из элементов модели внедрение информационных технологий. В действительности, он является частью более общего процесса изменений, затрагивающего все компоненты рассматриваемой системы.

Задатки данной проблемы появляются на этапе постановки задачи о необходимости внедрения различных технологий – менеджер выявляет неэффективную работу одной из подсистем и формулирует задачу о необходимости внедрения соответствующего решения, рассматривая ее как самодостаточный элемент. При этом, если задача сформулирована некорректно, это приводит к неудовлетворительному результату.

В большинстве случаев, по опыту российских аналитиков при внедрении систем управления, выявляются следующие основные проблемы:

Вместе с выше перечисленными затруднениями, методология выявляет симптомы других проблем различных уровней, которые, не учитываются при традиционном подходе.

Итак мы рассмотрели некоторые методы и проблемы внедрения информационных технологий, которые затрагивают общие вопросы менеджмента проведения изменений.

Литература:

1.     Абдеев Р. Ф. "Философия информационной цивилизации". М., 1994 г.

2.     Грабауров В. А. "Информационные технологии для менеджеров". М.: "Финансы и статистика", 2001 г.

3.     Ларичев О. И. "Теория и методы принятия решений". М.: "Логос", 2000 г.

4.     www.cfin.ru

5.     www.manage.ru