Сивий Олександр, Лариса Черчик

Східноєвропейський національний університет імені Лесі Українки

Способи раціонального управління робочим часом менеджера

Сучасний стан економіки України є достатньо невизначеним, та постійно змінюється. Підприємства, які існують на ринку, повинні швидко та мобільно змінювати свою політику та підлаштовуватися під вимоги ринку. Відомо, що помилки, які можуть бути допущенні керівництвом, носять більш катастрофічний хаарктер, ніж помилки, здійсненні їх підлеглими. Менеджери повинні приймати своєчасні та оптимальніші рішення стосовно ситуації, яка склалася. Для прийняття правильних рішень потрібний час, який сьогодні є надзвичайно цінним. Тому, для економії часу та підвищення ефективності своєї діяльності, керівнику потрібно користуватися методиками тайм-менеджменту. Тайм-менеджмент – технологія організації часу і підвищення ефективності його використання.

Підвищити ефективність роботи керівника, а в результаті діяльність підлеглих, дозволяють методи тайм-менеджменту. Розглянемо основні з них.

Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера, передбачає розподіл завдань на 4 групи за двома векторами: а) термінові/важливі справи – їх необхідно виконувати самому керівнику; б) термінові/менш важливі справи – їх слід делегувати підлеглим; в) менш термінові/важливі задачі – їх не обов'язково виконувати відразу, але виконувати їх потрібно безпосередньо менеджеру; г) менш термінові/менш важливі справи – від їх виконання слід стриматися.

Другий метод покращення ефективності роботи керівника базується на використанні принципу Парето або «золотої пропорції планування часу». Згідно з цим методом 80% позитивного ефекту досягається завдяки 20% витрат на досягнення мети, тобто більша частка успіху буде результатом всього лише декількох кроків. Тобто менеджер повинен надавати перевагу діяльності, яка приносить результат. Отже, потрібно ранжувати справи від найважливіших, до менш важливих, або від найприбутковіших до менш прибуткових.

Ефективний тайм-менеджмент обов’язково враховує коливання працездатності керівника. Вважається, що працездатність і активність менеджера протягом дня має два спади і два підйоми (у жайворонків підйом припадає на першу половину дня, а у сов – на другу половину дня). Після фази вищої активності наступає двогодинний період, коли організм працює в ощадному режимі. Один із спадів і у жайворонків, і у сов припадає як раз на післяобідній час. Закон Стівена тейлора використовується при плануванні робочого дня. Згідно з цим Законом, якщо управлінець відчуває приплив сил і бадьорість, пропонується не займатися рутинною роботою, в цей час потрібно займатися важливими справами. А якщо енергія спадає, потрібно займатися менш важливими справами.

Л. Зайверт (один із авторів напрямку «тайм-менеджмент») пропонує метод «п’яти пальців» для підвищення ефективності діяльності керівника. Метод є елементарною технікою, в якій за кожним пальцем руки закріплюється один із параметрів якості. Достатньо подивитися на долоню руки і за першими назвами пальців згадати параметри, на основі яких здійснюється контроль. «П’ятипальцевий» метод підсумкового контролю зручний перш за все своєю компактністю і при всій своїй простоті може бути серйозним аналітичним інструментом.

Керівник повинен пам’ятати, що ефективна організація часу – це не його особиста справа, це міра поваги до колег, ознака, за якою можна судити про його ділові якості  й елементарна ознака культурної людини.

Література: 1. Берд П. М. Тайм-менеджмент: Планирование и контроль времени / П. М. Берд. – М. : Фаир-Пресс, 2003. – 281 с. 2. Кук М. Эффективный тайм-менеджмент: Как рационально спланировать свое рабочее и свободное время / М. Кук. – М. : Фаир-Пресс, 2003. – 330 с.